لماذا ينبغي أن تتعلم إصلاح أجهزة الكمبيوتر في عملك؟

مهارة صيانة أجهزة الكمبيوتر مصدر الصورة iStock
Image caption يهدر الموظفون في المتوسط 22 دقيقة يوميًا في التعامل مع المشاكل ذات الصلة بتقنية المعلومات، وفقا لاستطلاع أجرته مؤسسة "روبرت هاف تكنولوجي"

على الرغم من أن المشاكل التقنية تُهدر الوقت، وتعيق الموظفين عن إنجاز عملهم، إلا أن العاملين بقسم الدعم الفني لديهم ما يشغلهم أيضا. ولذا، يجدر بنا أن نسعى لفهم المشكلة، ومعالجتها أولًا قبل أن نتصل بالخبير التقني.

في صبيحة يوم الاثنين، بعد انتهاء عطلة نهاية الأسبوع، جلس أندي مالون، مدير قاعدة بيانات في إدارة تقنية المعلومات، على مكتبه في الشركة وحاول أن يدخل كلمة السر التي وضعها على جهاز الكمبيوتر، ولكن بعد إخفاقه في إدخال كلمة السر الصحيحة خمس مرات، أُغلِق النظام تمامًا.

ثم استعان مالون بفريق الدعم الفني، معتقدًا أنه يعرف أكثر منه، وسأله عضو من الفريق برفق إن كان غيّر كلمة السر مؤخرًا؟ ثم تذكر مالون فجأة أنه قد غيّر كلمة السر قبل عطلة نهاية الأسبوع.

ويقول مالون: "أحاول دومًا ألا أغير كلمة السر يوم الجمعة قبل عطلة نهاية الأسبوع، لأنني أنسى في كل مرة كلمة السر الجديدة في اليوم اللاحق للعطلة. لكنني غيرتها على أي حال".

ويقر مالون أنه ارتكب خطأ سخيفًا، وفي الحقيقة لا يختلف عن الأخطاء السخيفة التي يرتكبها الآخرون باستمرار، ويطلبون منه تصويبها في إطار عمله في إدارة تقنية المعلومات. ويقول مالون: "يصادف العاملون بإدارة تقنية المعلومات مئات المشاكل التافهة يوميًا".

لقد أصبح أغلب الناس أكثر دراية بالتكنولوجيا الحديثة عمّا كانوا عليه منذ بضع سنوات مضت، كما أصبحت الوسائل التكنولوجية أكثر تطورًا بمراحل. لكن حتى الآن مازالت معظم الشركات تتعامل باستمرار مع هذه المشاكل التقنية الثانوية المزعجة، التي تضيع على الشركات ساعات ثمينة كان سيقضيها الموظفون في الإنتاج.

الوقت ثمينٌ

وخلُّص استطلاعٌ للرأي أجرته "مؤسسة روبرت هاف تكنولوجي" للتوظيف في مجال تنقية المعلومات إلى أن العاملين يهدرون في المتوسط 22 دقيقة يوميًا في التعامل مع المشاكل ذات الصلة بتقنية المعلومات، وهذا يعني نحو 91 ساعة أو ما يزيد عن أسبوعين سنويًا.

ويقول نيما ميربوريان، مدير فرع لدى مؤسسة روبرت هاف تكنولوجي بتورنتو: "إن هذا يعد هدرًا للكثير من الوقت".

ويوافق جوب براون، رئيس قسم مطوري صفحات الإنترنت والمواقع الإلكترونية بشركة "انتريور غودز دايركت" للستائر، بمدينة ويكفيلد، بالمملكة المتحدة، ويقول إنه عندما عُين منذ عامين رئيسًا لإدارة تقنية المعلومات بالشركة، لاحظ أن أجهزة الكمبيوتر البطيئة تؤثر على الإنتاجية.

مصدر الصورة Thinkstock
Image caption أصبح من الضروري أن تتعلم صيانة جهاز الكمبيوتر الخاص بك في العمل لمواكبة وتيرة العمل المتسارعة

ووفقًا لحسابات براون، ينتظر الموظفون نحو دقيقتين ونصف في الساعة حتى تستكمل أجهزة الكمبيوتر استعادة المعلومات، أو لتستجيب للأوامر، وهذا يعني 49 ساعة أسبوعيًا، وهذا يكلف الشركة، بحسب الحد الأدنى للرواتب المعمول به في المملكة المتحدة، 352 جنيهًا استرلينيًا سنويًا لكل موظف.

الوسائل التكنولوجية سريعة التغير

يقول مالون إن هناك أسبابًا عديدة لزيادة المشاكل التقنية التي تواجهها الشركات والعاملون على حد سواء، ولكن يعد السبب الرئيسي أننا نستعين بالوسائل التكنولوجية أكثر من ذي قبل، كما أنها لا تتوقف عن التغير.

فمنذ عقد مضى، كانت الوسيلة التكنولوجية الوحيدة التي تشغل كل اهتمامنا هي جهاز الكمبيوتر، ولكن الآن لدينا هواتف محمولة، وأجهزة آيباد، وغير ذلك من الأجهزة.

نحن نستخدم برامج عديدة لتنفيذ أعمالنا، وعلينا أن نكتشف كيف نستخدم كل برنامج منها، ناهيك عن الأشكال المطورة، أو الإصدارات الجديدة للبرامج. ويبدو أننا بمجرد أن نتقن استخدام وسيلة تكنولوجية حديثة، تحل محلها وسيلة تكنولوجية أحدث، تجعلنا نستغنى عن السابقة، ثم نتعلم من البداية كيف نستخدم السمات والكماليات الحديثة التي تتميز بها الوسيلة التكنولوجية الأحدث عن سابقتها.

يقول مالون: "إن الوسائل التكنولوجية سريعة التطور، وقد تغيّر من الطريقة التي يعمل بها التطبيق، أو شكل التطبيق كما عهدته، وبذلك يصبح العثور على المعلومات المختزنة أصعب".

حاول أن تصلح الخلل بنفسك

على عكس ما يظن الكثير من الناس، فإن العاملين بمجال تقنية المعلومات لديهم ما يشغلهم وليسوا معينين فقط لمعالجة المشاكل التقنية التي نواجهها، إلا أنهم يمكنهم مساعدتك عند الضرورة.

فأغلب هؤلاء لديهم مشاكل تقنية أكبر بمراحل من هذه المشاكل الثانوية، ولكنها ليست بادية للعيان، مثل التأكد من أن الشبكات الضخمة تعمل كما ينبغي، وأن كل البيانات المختزنة على الكمبيوتر تُنسخ باستمرار، وأن البيانات وأنظمة الكمبيوتر لم تتعرض للاختراق، وأن البرامج قد خضعت للفحص اللازم، وأن أجهزة الكمبيوتر الجديدة تم شراؤها، فضلًا عن الكثير من المهام الأخرى.

مصدر الصورة Getty Images
Image caption ينشغل العاملون في مجال تقنية المعلومات بمهام ربما تكون أكثر تعقيدا مما نظن

لا شك أن المشاكل التي نواجهها في أجهزة الكمبيوتر تؤثر على إنتاجيتنا، لكن الاتصال بالخبير التقني لإصلاح كل خلل فني ضئيل سيؤثر على إنتاجيته أيضًا.

يقول براون إنه منذ عقد مضى، كان أغلب الناس يعلمون كيف يتعاملون مع جهاز الكمبيوتر، وكنا نستعين بما لدينا من معلومات قبل أن نتصل بالخبير التقني. فإذا وجدنا أن جهاز الكمبيوتر بطيء، نحاول إعادة تشغيله، وكان ذلك يُسهم في الغالب في إصلاح الخلل.

وإذا نفد الحبر من طابعة المكتب، كنا نستبدل صندوق الحبر الجديد بأنفسنا. ورغم أن كل هذه الأشياء بسيطة، إلا أنها تسهّل الأمور وتجنبنا الكثير من المشاكل.

ويقول براون: "يجب أن ينفذ الناس خطوات الفحص المبدئي بأنفسهم، وإن وجدوا أن العطل لازال موجودًا، فيمكنهم حينئذ أن يتصلوا بالخبير الفني".

وفي حين يقول ميربوريان إنه يجب أن تضع كل شركة سياستها الخاصة لحث الناس على إصلاح الخلل بأنفسهم، إلا أنه يعتقد أنه من الأفضل أن يعالج الموظف المشكلة فور ظهورها ولا ينتظر حتى تتفاقم.

أما أولئك الذين لا يعرفون كيفية التعامل مع المشاكل البدائية، فهؤلاء يجب أن يتعلموا من العاملين بإدارة تقنية المعلومات كيفية إصلاح المشاكل المتكررة.

ضرورة الحصول على التدريب

يقول ميربوريان إن في الكثير من الأحيان، لا يؤخذ على الموظفين عدم قدرتهم على التعامل مع بعض البرامج أو الأجهزة، فقد تكون بعض البرامج معقدة. وإن لم يحصل الموظفون على التدريب الكافي على استخدام البرنامج، فكيف سينجزون المهمة المطلوبة منهم؟

ويتابع ميربوريان، وتتحمل في الغالب الشركة مسؤولية تدريب الموظفين على استخدام الوسيلة التكنولوجية المراد استخدامها، للمساعدة في الحد من المشاكل.

وبمجرد تعيين موظفٍ جديد، يجب أن يتلقى تدريبًا على كيفية استخدام البرامج التي ستساعده في تنفيذ أعماله، على أن تستمر التدريبات، بحسب درجة صعوبة البرنامج. كما يجب التدريب على استخدام كل الإصدارات الجديدة التي تحل محل القديمة.

مصدر الصورة Thinkstock
Image caption إذا لم يحصل الموظفون على التدريب الكافي على استخدام البرنامج، فربما يعجزون عن أداء المهام المطلوبة منهم بنجاح

وهذا ينطبق على أجهزة الكمبيوتر، ففي حالة تركيب جهاز كمبيوتر جديد، يجب تعليم الموظف كيف يستخدمه. وإذا اشتريت طابعة جديدة، فلتعلم الناس كيف يضعون خرطوشة الحبر بأنفسهم.

يقول ميربوريان: "إذا بدأت الشركة تستخدم وسائل تكنولوجية جديدة، فتقع مسئولية ضمان نجاح هذه الوسائل على عاتق الشركة. فهذا سيساعد الموظفين على تنفيذ المهام المنوطة بهم على أفضل وجه، والأهم من ذلك لن يطلبوا المساعدة من العاملين بقسم الدعم الفني بلا داع".

الحد من المشاكل

مهما بلغت الوسائل التكنولوجية من تطور، فإن الشركات لن تستغنى عن الدعم الفني، ولكن هناك بعض الأشياء التي قد تحدّ من المشاكل التي تظهر بين حين وآخر.

يقول براون، إن عليك أولًا أن تضع الأموال في محلّها. ففي المجال التكنولوجي تحديدًا، كلما زاد الثمن، زادت الجودة، في أغلب الأحيان. فحين تسلّم براون العمل في الشركة العام الماضي، استبدل بالأقراص الصلبة القديمة أقراصًا صلبةً جديدة أكثر تطورًا حتى يزيد من سرعة أجهزة الكمبيوتر، وكانت النتائج مذهلة.

فقد قلّت الشكاوى تمامًا من بطء أجهزة الكمبيوتر، كما أصبح الموظفون يعملون دقيقة إضافية على الأقل لكل ساعة من ساعات الدوام.

والهدف الرئيسي من وراء ذلك تيسير الأمور لكل الأطراف ذات الصلة، للحيلولة دون وقوع الأخطاء الجسيمة. ويدرك مالون أنه لا مفر من ارتكاب أخطاء سخيفة عند التعامل مع مختلف الأجهزة التكنولوجية، ولكن إذا بذل كل ما في وسعه من مجهود لتلافي وقوع الأخطاء، سيزيد من انتاجيته، وليبدأ مثلًا بتغيير كلمة السر قبل عطلة نهاية الأسبوع بدلًا من أن يغيرها بعدها.

ويقول مالون: "أمضيت 30 دقيقة صبيحة اليوم الذي عدت فيه إلى العمل بعد عطلة نهاية الأسبوع في محاولات يائسة لتذكر كلمة السر التي أدخلتها قبل العطلة، ولن أعيد الكرّة أبدًا"

يمكنك قراءة الموضوع الأصلي على موقع BBC Capital .

المزيد حول هذه القصة