نصائح لتوفير الوقت والجهد للتعامل مع بريدك الإلكتروني

أنجيلا ميركل تطالع هاتفها المحمول مصدر الصورة AFP

لن تستعيد السيطرة على بريدك الإلكتروني ما لم تعالج مشكلة تدفق رسائل البريد الإلكتروني من جذورها، ولن يكفي إيجاد حلول مؤقتة للمشكلات التي تطرأ بين الحين والأخر.

لا يستطيع معظم الناس الاستغناء عن البريد الإلكتروني، وتشير بعض التقديرات إلى أننا ننفق نحو خمس ساعات ونصف في مطالعة رسائل البريد الإلكتروني يوميا أثناء أيام العمل.

ولم تنخفض معدلات استخدام البريد الإلكتروني رغم الإقبال الكبير على مواقع التواصل الاجتماعي في السنوات الأخيرة. إذ أوضحت استطلاعات الرأي أن عدد رسائل البريد الإلكتروني التي يرسلها الناس يوميا سيصل إلى 246 مليار رسالة في عام 2019، في ما كان العدد 205 مليار رسالة عام 2015.

وتشير الأدلة إلى أن الشباب في الوقت الراهن لا يزال يفضل استخدام البريد الإلكتروني رغم كثرة وسائل التواصل التي ظهرت منذ اختراع البريد الإلكتروني.

قد يظن البعض أن السبب وراء هذا التعلق الزائد عن الحد بالبريد الإلكتروني هو طول ساعات العمل وكثرة المهام المسندة إلينا، وقد يكون ذلك صحيحا، ولكن ثمة أسباباً أخرى تفسر ارتفاع معدلات استخدام البريد الإلكتروني، منها إهدار الوقت في مطالعة العدد الهائل من رسائل البريد الإلكتروني التي تفوق قدرتنا على متابعتها، وكذلك ارتفاع معدلات الإدمان الرقمي.

ولم يعد استخدام البريد الإلكتروني يقتصر على أجهزة الكمبيوتر المكتبية والكمبيوتر المحمول، إذ أصبح بإمكان معظم الناس الآن الاطلاع على البريد الإلكتروني عبر الهواتف الذكية وأجهزة الكمبيوتر اللوحي، وقد نقرأها في الغالب ونحن مستلقين على الفراش.

ويفضل البعض الرد على رسائل البريد الإلكتروني فور ورودها، وهذا يتطلب متابعة البريد الإلكتروني باستمرار لإفراغه من الرسائل، رغم أننا نعلم أنه سيملتئ بها على الفور. ولكننا لن نستعيد السيطرة على البريد الإلكتروني ما لم نعالج مشكلة تدفق الرسائل من جذورها، ولن يكفي التعامل مع أعراضها التي تظهر بين الحين والآخر.

مصدر الصورة Getty Images
Image caption يتعلق البعض بشدة بالهواتف المحمولة ولا يستطيعون الاستغناء عنها

وسنعرض فيما يلي عشر طرق لوضع حد لسيل الرسائل التي تتدفق عبر البريد الإلكتروني

1- لا تستخدم البريد الإلكتروني للدردشة

لم يصمم البريد الإلكتروني للمحادثات الفورية، فقد تهدر وقتك بالبحث عبر سلسلة طويلة من المحادثات التي يمتلئ بها صندوق البريد الإلكتروني. ويفضل أن تستخدم الطرق البديلة الأنسب للدردشة. والطريقة المثلى لتسوية الخلافات والمشكلات، هي التحدث إلى الشخص وجها لوجه أو عبر الهاتف.

2 - حذار من تكرار الرسائل

تعرف مشكلة الإلحاح على المرسل إليه للرد على الرسالة باسم "الرسائل المكررة"، فقد يتلقى الشخص رسالة نصية مفادها: "أريد فقط التأكد من أنك تلقيت الرسالة التي أرسلتها عبر البريد الإلكتروني"، أو قد يتصل المرسل عبر الهاتف بالمرسل إليه ليقول له: "لقد أرسلت للتو رسالة عبر البريد الإلكتروني".

لا يثق الكثيرون حتى الآن في القرارات التي تتخذ عبر وسائل الاتصال الإلكتروني، مثل الرسائل النصية والبريد الإلكتروني، ويرون أنها قرارات لا يعتد بها، ومن ثم يدخل الطرفان في دوامة من الرسائل المكررة، إذ يتبادلان رسائل نصية لتأكيد ما ورد في الرسائل الواردة عبر وسائل التواصل الاجتماعي، أو رسائل بالبريد الإلكتروني لتأكيد ما ورد في الرسائل النصية، أو مكالمات هاتفية لتأكيد ما ورد في رسائل البريد الإلكتروني، أو اجتماعات وجها لوجه لتأكيد ما اتفقا عليه في المكالمات الهاتفية.

ولا شك أن تبادل الرسائل المكررة هدر للوقت، وقد يثير الخلط والالتباس. فالبريد الإلكتروني ليس المكان المثالي للاتفاق على القرارات الرسمية، إذ لا يزال الكثيرون يرون أن غرفة الاجتماعات التي يلتقي فيها الناس وجها لوجه للتحدث والتشاور هي المكان الأفضل لاتخاذ القرارات الحاسمة.

3- تخلص من الرسائل غير المرغوب فيها في بريدك الإلكتروني

مصدر الصورة iStock
Image caption هل فكرت يوما في الاستغناء تماما عن استخدام البريد الإلكتروني؟

البريد الإلكتروني المليء بالرسائل يشبه الحديقة المغطاة بالأعشاب البرية، فإذا أنفقت بعض الوقت بانتظام في حذف الرسائل غير المرغوب فيها، ستجني مزايا كبيرة على المدى الطويل.

وللتخلص من هذه الرسائل يمكنك اتباع طريقة بسيطة وفعالة، وهي أن تكتب في خانة البحث بالبريد الإلكتروني كلمة "إلغاء الاشتراك"، وبهذا ستحذف عددا هائلا من النشرات الدورية لمواقع قد لا تتذكر متى اشتركت فيها.

وقد لا تمنع اللائحة العامة لحماية البيانات بالاتحاد الأوروبي- التي دخلت حيز التنفيذ مؤخرا- وصول الرسائل غير المرغوبة إلى بريدك الإلكتروني. وربما يجدر بك أن تفتح كل رسالة وتلغي الإشتراك من الموقع. ربما تبدو هذه الخطوة شاقة بعض الشيء، ولكنها ستريحك على المدى الطويل.

4- استخدم مجلد الرسائل غير المرغوب فيها بحكمة

تحسنت في السنوات الأخيرة خدمة رصد الرسائل غير المرغوب فيها أو المزعجة تلقائيا، ورغم ذلك قد تتسلل بعض الرسائل المشبوهة وسط الرسائل المرسلة من مصادر موثوق فيها.

وثمة طريقة سهلة أخرى للتخلص من الرسائل المزعجة، فبإمكانك تحسين أداء هذه الخاصية في البريد الإلكتروني إذا خصصت بعض الوقت لوضع هذه الرسائل المشبوهة في مجلد الرسائل غير المرغوب فيها، والبحث في المجلد عن أي رسائل من مصادر موثوق فيها وضعت في هذا الملف دون داع ونقلها منه.

5- اطلب من أصدقائك وزملائك أن يتوقفوا عن إرسال الرسائل عبر البريد الإلكتروني

هذه الخطوة تتطلب منك أن تتحلى ببعض الجرأة، وشيء من اللباقة. فقد يفاقم تلقي الرسائل من الأشخاص المقربين منك من مشكلة إهدار الوقت والمجهود في الرد على الرسائل.

فكن مستعدا لتطلب من الآخرين بأسلوب مهذب أن يتوقفوا عن استخدام البريد الإلكتروني لإرسال رسائل يمكن نقلها شفهيا في أحد اللقاءات أو عبر الهاتف أو إرسالها كرسالة نصية.

6- حاول أن تصيغ طلباتك بأسلوب بسيط

لا ترسل رسائل معقدة وصعبة الفهم عبر البريد الإلكتروني. فإذا ذكرت في رسالتك خمسة طلبات، لن يرد المرسل إليه في الغالب ردا ملائما إلا على الطلب الأخير من قائمة الطلبات. وهذا يعني تبادل المزيد من الرسائل للاستفسار عن الطلبات الأربعة الأخرى.

7- تأكد من أن ردودك وافية

لا تترك أي استفسار أو طلب مذكور في رسالة البريد الإلكتروني دون رد، لئلا تتلقي المزيد من الرسائل للاستفسار عن البنود التي لم ترد عليها.

مصدر الصورة iStock
Image caption يمكنك أن تطلب من زملائك أن يتوقفوا عن استخدام البريد الإلكتروني لإرسال رسائل يمكن نقلها شفهيا أو عبر الهاتف أو إرسالها كرسالة نصية

8- لا تطالع رسائل البريد الإلكتروني إلا في أوقات محددة

ثبت بالأدلة أنه كلما انخفض عدد المرات التي نطالع فيها رسائل البريد الإلكتروني ونرد عليها يوميا، زادت إنتاجيتنا، وانخفض عدد الضغوط النفسية التي نتعرض لها.

فليس من المعقول أن نكون على اتصال دائم بالآخرين لحظة بلحظة. وحتى إن احتجت لذلك، فلن يكون البريد الإلكتروني هو الخيار الأمثل للتواصل مع الآخرين، بل يفضل في هذه الحالة أن تستخدم أي شكل من أشكال الرسائل الفورية.

9- أعد كتابة الطلب في خانة الموضوع وفي متن الرسالة

قد تظن أن كتابة الطلب مرتين هو مجرد إهدار للمجهود. ولكن الحال ليس كذلك في البريد الإلكتروني. إذ يفضل في رسائل البريد الإلكتروني أن تكتب في خانة الموضوع ملخص موجز للطلب الذي كتبت الرسالة من أجله، على ألا يتعدى 15 كلمة، ثم اختم رسالتك بنفس الجملة، لأن التكرار والوضوح سيزيد من احتمالات تلقي ردود مناسبة وكاملة، وكذلك إجابات وافية على طلباتك.

10- استغن عن البريد الإلكتروني كليا

يتزايد عدد الأشخاص والمؤسسات الذين قرروا التخلي تماما عن البريد الإلكتروني وآثروا استخدام وسائل أخرى للتواصل، رغم أن تبعات الاستغناء عن البريد الإلكتروني في التواصل على المدى الطويل لم تتضح بعد.

غير أن التوقف عن استخدام البريد الإلكتروني قد يزيد من انتاجيتك ويجنبك الضغوط النفسية، فضلا عن أن وسائل التواصل الأخرى أكثر سلاسة من البريد الإلكتروني، فلم لا تجرب الاستغناء عن البريد الإلكتروني ولو لأسبوع واحد.

حاول تطبيق بعض هذا النصائح أو كلها، فإن الأشياء التي اعتدنا عليها في حياتنا وقد نظن أننا لن نستطيع الاستغناء عنها هي التي تسبب لنا أحيانا مشكلات جسيمة.

هذه المقالة نُشرت من قبل على موقع "ذا كونفرسيشن"، ويعاد نشرها بموجب رخصة المشاع الإبداعي. والناشر هو بول ليفي، كبير الباحثين في مجال إدارة الإبداع بجامعة برايتون.

يمكنك قراءة الموضوع الأصلي على موقع BBC Capital

-----------------------------------------------------

يمكنكم استلام إشعارات بأهم الموضوعات بعد تحميل أحدث نسخة من تطبيق بي بي سي عربي على هاتفكم المحمول.

المزيد حول هذه القصة