E-maillərə gec cavab verirsiniz? Demək başqalarının təşvişinə səbəb olursunuz

Danny Garcia sizdən e-mailinə cavab gözləyir - dərhal. Gec cavab versəniz, o, narahat olmağa başlayacaq. Hətta, sizin nə vaxt cavab göndərəcəyinizi düşündüyünə görə onun gözünə yuxu getmir.

E-mail göndərmək Garcia üçün narahatçılıq yaradır. O, New Yorkda yerləşən və icraçı direktorların bizneslərində istifadə etdiyi tətbiqi proqramlar təqdim edən internet səhifəsi, Stacklist-in marketinq əməliyyatlar meneceridir.

Göndər düyməsini basdığı andan etibarən o, intizarla cavab gözləyir.

Fotonun müəllifi Getty Images
Image caption Mesajlaşma və Facebook-da bəyənmə mədəniyyətimiz bizdə dərhal cavab alma vərdişi yaradıb

Bu, qəribə səslənsə də, qeyri-adi hal deyil. Cavab gözləmək bəzən bizi təşviş içində saxlayır. Gün ərzində elektron poçtumuza gələn yüzlərlə e-mailin hər birinə cavab vermək isə qeyri-mümkündür.

Əksər araşdırmalar elektron poçtumuzda oxunmayan e-maillərin stress yarada biləcəyini vurğulayır. Bir tədqiqat nəticəsində isə müəyyən olunub ki, gün boyu alınan e-maillərin xəbərdarlığı və elektron poçtun səhər və axşam yoxlanması, gərginliyin artma səbəblərindəndir.

Amma, cavabsız qalan e-maillərə görə insanların keçirdiyi narahatçılıq ilə bağlı heç bir statistika və ya araşdırma yoxdur. Amerika Psixologiya Assosiasiyası bu qənaətdədir.

Nəzarət çatışmazlığı

Toronto Scarborough Universitetinin təşkilati davranış və insan qaynaqları bölümünün professoru Julie McCarthy-ə əsasən, bu cür e-mail narahatçılığına səbəb, vəziyyətə nəzarət çatışmazlığı və qeyri-əminlikdir.

"İnsanın sizə nə zaman cavab verəcəyini idarə edə bilmirsiniz və eyni zamanda cavabın necə olacağından əmin deyilsiniz," o deyib.

Bundan əlavə, mesajlaşma və Facebook-da bəyənmə mədəniyyətimiz bizdə dərhal cavab alma vərdişi yaradıb. Əgər biz, dərhal bəyənilmə görməsək, narahat olmağa başlayırıq.

Ən azı mesaj yazarkən qarşı tərəfin cavab verdiyini görə bilirik. E-maildə isə sözlərimizin oxunub-oxunmamasından xəbərimiz olmur, o söyləyib.

Nə qədər gözləməlisiniz? İsraildə iki universitet müəlliminin araşdırmasına əsasən, e-maillərin 50%-nə yazılandan sonra 2 saat ərzində cavab gəlir. E-mailinizə 29 gün ərzində cavab gəlməs şansı isə 80%-dir.

Sizlik bir şey yoxdur, günah məndədir

Rahat olun, çox güman ki, e-mailinizi alan şəxs sizə qarşı etinasızlıq göstərmir. Lakin, onların cavab verməməsinin səbəbini bilmək çətindir, MCarthy deyib.

Ola bilsin ki, işdə məşğuldurlar, bəlkə də ofisdən ayrılıb ailələri ilə vaxt keçirmək istəyirlər və yaxud - bu sizin də başınıza dəfələrlə gəlib - cavab yazmağı unudublar.

Garcia da tez-tez digər insanların mesajlarına son dərəcədə məşğul olduğu üçün cavab verməyi unudur.

Fotonun müəllifi Danny Garcia
Image caption Danny Garcia e-maillər ucbatından narahatçılıq keçirir, xüsusilə də, onlara cavab almayanda

Garcia-nın işlədiyi ofisdə hamı bir gün ərzində e-maillərə cavab verməyə çalışır. Lakin, müdir Garcia-ya göndərdiyi e-maillərə cavab ala bilmədiyinə görə hirslənib və onu məcbur edib ki, hər e-maildən sonra, "aldım" cavabını yollasın.

Ekspertlərin fikrincə, bu yolla göndərənin narahatçılığı daha azalmış olur. Təbii ki, Garcia bu istehzadan agahdır.

"Mənə narahatçılıq verən bu günahı özüm də işlədiyimdən xəbərdaram," o deyib.

Hətta, adamlar gələn e-maillərə diqqət ayırsalar belə, mütləq ki, oxumalı olduqları məktubların sayı daha çoxdur.

Qlobal telekommunikasiya tədqiqat şirkəti olan The Radicati Group-un məruzəsinə əsasən, 2014-cü ildə işlə bağlı gündəlik e-mail sayı adambaşına 121 olub. Bu rəqəmin 2018-ci ildə 140-dək artacağı gözlənilir.

Təsəvvür edin ki, bir e-maili oxumağa və cavablandırmağa 2 dəqiqə sərf edirsiniz. Belə çıxır ki, 4 saatınızı oxumağa və cavab verməyə həsr etməlisiniz.

Ottavada yaşayan The Productivity Project (Məhsuldarlıq Layihəsi) adlı kitabın müəllifi Chris Bailey, gün ərzində 500-dən çox e-mail alır. Onların əksəriyyəti ictimai əlaqələr ilə məşğul olan şirkətlərdən gəlir.

O, "xudbin" - səmərəli bir şey təklif etməyən - adlandırdığı e-mailləri düşünmədən silir. Əgər bu tip e-maillər göndərirsinizsə, onları daha şəxsi və daha əhəmiyyətli göstərməyə çalışın. Bu halda, cavab alma şansınız da yüksək olacaq, o deyib.

"E-mail alarkən ilk verdiyim qərar ona reaksiya verəcəyim olur," Bailey söyləyib. "Mən e-mailləri liberal şəkildə arxivləyirəm."

Fotonun müəllifi Yiu Yu Hoi/ Getty
Image caption E-mail narahatçılığı olan bəzi adamlar isə buna görə yuxusuz qala bilərlər

Onun həmçinin, iki e-mail ünvanı var. Biri yaxın bildiyi və cavab yazmaqdan məmnun olduğu insanlar, o biri isə qalan hər kəs üçündür.

İkinci ünvanı o, gün ərzində bir dəfə - günorta saat 3-də yoxlayır və bir saat ərzində bacardığı qədər e-mailə cavab verir. Bu üsul Bailey-in narahatçılığını əhəmiyyətli dərəcədə azaldıb. Beləliklə o, daha mühüm işlərə vaxt ayıra bildiyini bildirib.

Fikirlərinizə hakim olun

Əlbəttə ki, cəld cavab almaq üçün məsul olan təkcə respondentiniz deyil. Cavab alma şansınızı artırmaq və narahatçılığınızı azaltmaq şansı öz əlinizdədir.

Əvvəla nə zamana cavab almağınızın lazım olduğunu vurğulamaq lazımdır. Bu fikir Unsubscribe: How to Kill Email Anxiety, Avoid Distraction and Get More Work Done (Abunədən çıx: Necə E-mail Narahatçılığını Öldürmək, Diqqət Yayınmadan Qurtulmaq və Daha Çox İş Görmək Olar) kitabının müəllifi Jocelyn Glei-ə məxsusdur.

Əgər bir layihəyə başlamaq niyyətindəsinizsə, lakin ideyalarınızı kimləsə paylaşmaq kimi məcburiyyətiniz varsa, ona müəyyən vaxtadək cavab almadığınız təqdirdə belə, işə başlayacağınızı bildirin.

Siz həmçinin, günün sonuna və ya növbəti gün səhər 9-dək cavab gözlədiyinizi də yaza bilərsiniz. Mühüm olmayan məsələ haqqında belə, müfəssəl olun. Təcili cavaba ehtiyacınız olmadığını, lakin, misal üçün, həftənin sonunadək cavab gözlədiyinizi deyə bilərsiniz.

"Onları gedişatdan xəbərdar saxlayın," Giles deyib. "Vaxtınızın məhdud olduğunu bilsinlər."

Əgər siz son dərəcədə nigaransınızsa, tətbiqetmələr də köməyinizə çata bilər. Mixmax və Streak adlı proqramlar e-mailinizin oxunduğu və başqaları ilə paylaşıldığı xəbərdarlığını verir.

Garcia hər iki proqramdan istifadə edir və deyir ki, mesajın oxunduğunu görmək narahatçılığımı azaldır.

Fotonun müəllifi Peopleimages/ Getty
Image caption Gün ərzində elektron poçtumuza gələn yüzlərlə e-mailin hər birinə cavab vermək qeyri-mümkündür

Britaniyanın Bolton şəhərində yaşayan Andrew Swindlehurst internet üzərindən fəaliyyət göstərən bir marketinq şirkətinin köməkçi icraçılarından biridir.

O, vaxtının böyük hissəsini e-mailləri yenidən yazmağa, cavab ala bilmədiyi e-mailləri yoxlamağa və yenidən yoxlamağa sərf edərmiş. Bu da onun məhsuldarlığına bilavasitə təsir göstərirmiş.

E-maili gönərdikdən sonra onu tez-tez qorxu bürüyür, xüsusilə də, müdirlərinə yolladığı e-maillərdən sonra.

"Düzgün yerinə yetirməmə rəğmən, nəyin isə yanlış olduğundan narahat oluram," Swindlehurst deyib.

Bu onun üçün elə bir problemə çevrilir ki, vəziyyəti idarə etməyə başlayır. O, e-mail yazmanın yolları haqqında araşdırır və daha sürətli cavab üçün nəyi dəyişməyin vacibliyini axtarır.

E-maillərinin bəziləri uğurlu alınsa da, o, adətən beynini e-mail göndərdiyi şəxslərin məktuba necə münasibət göstərcəyini düşünməklə yorurdu.

"Öz-özümə düşünürdüm ki, bəlkə də heç vaxt onu oxumyacaqlar," Swindlehurst söyləyib.

"Özümü onların yerinə qoyur və nə ilə məşğul ola biləcəklərini, e-maili niyə oxumadıqlarını və ya oxuyublarsa, niyə cavab vermədiklərini fikirləşirdim."

Heç bir cavab almamısınızsa, yenidən yazın. Əgər respondent həmkarınızdırsa, bir və ya iki dəfədən sonra yenidən yazmaq mümkündür.

Əks halda, ən azı bir neçə həftə gözləyin, Glei deyib. Belə olduqda mesajınızın formasını dəyişin və həmin şəxsə münasib şəklə salın.

Yox əgər, heç biri alınmırsa, telefonu götürüb zəng vuraraq mesajınızı çatdırmaq hələ də yaxşı vasitədir, o söyləyib.

Yazının orijinalını BBC Capital saytından oxuya bilərsiniz.