Manfaat mengejutkan dari badai email 'balas-ke-semua'

email Hak atas foto Alamy
Image caption Rantai 'balas-ke-semua' dapat digunakan untuk kebaikan, tergantung bagiaman orang beraksi

Di awal November, 840.000 pegawai di Layanan Kesehatan Nasional NHS Inggris menerima email yang sama yang mengatakan bahwa mereka telah dimasukkan ke dalam daftar sebaran email. Dikirim karena kesalahan oleh seorang pegawai, email tersebut menyebabkan gelombang email balasan.

Ribuan penerima merespon dengan "tolong hapus saya dari daftar" dan yang lain mengeluhkan respon kolega-kolega mereka atas email pertama. Diduga ada 186 juta pesan yang dikirim merespon email tersebut.

Meski ini adalah kasus ekstrem atas kejadian 'balas-ke-semua', sebagian besar dari kita mungkin pernah mengalami sesuatu yang sama mengesalkannya paling tidak sekali.

Para pegawai di kantor berita Thomson Reuters besar kemungkinan mengingat pesan yang dikirimkan ke 33.000 staf, yang menyebabkan malapetaka penyumbatan pesan masuk sepanjang hari.

Dan pada Oktober, seorang editor di majalah ekonomi Barron's tak sengaja mengirim email ke seluruh perusahaan perihal pemecatan yang baru akan diumumkan. Meski tidak ada yang merespon dalam kasus itu, isi email tersebut tetap membuat banyak orang tertegun.

Pada umumnya, rantai email 'balas-ke-semua' adalah jenis email yang paling menjengkelkan yang kita peroleh. Mereka dapat melebihi sistem email, menciptakan perlambatan besar-besaran, dan dapat mempermalukan pengirim hingga ke kubur jika menyebabkan kesalahan fatal.

Biasanya, tidak ada nilai yang muncul dari pesan segudang yang dikirim. Namun, terkadang, sesuatu yang positif muncul dari email yang dikirim bolak-balik ini - beberapa perusahaan bahkan mendorong pegawai mereka untuk menggunakan fitur email 'balas-ke-semua' dan berpikir itu dapat digunakan untuk kebaikan.

Misalnya, ketika dua staff di Scorely, sebuah perusahaan pengawasan kredit untuk usaha kecil, cekcok akibat email beberapa bulan yang lalu, saat satu orang meminta perubahan desain, percakapan yang memanas antara keduanya pun berakhir dengan seluruh staf perusahaan yang beranggotakan sembilan orang di-CC (carbon copy).

"Saya sedang rapat terus-menerus saat hal itu berlangsung, namun setiap kali saya melihat telepon saya saya dapat melihat subjek yang sama," kata Shawn Porat, co-CEO dari Scorley. "Saya tahu sesuatu sedang terjadi."

Beberapa kali pegawai yang lain menimpali, menyarankan bahwa mereka seharusnya menguji ide mereka daripada membicarakannya lewat email. Porat kemudian merasa dia harus meredam situasi, mengirim email lain kepada tim mengatakan dia menghargai semangat setiap orang dan ingin mengajak semua makan malam untuk membahas apa yang sedang didiskusikan.

Malamnya, seluruh staf pergi dan saat mereka berbincang mengenai isu desain, mereka juga membicarakan usaha perusahaan lain dan hanya bersenang-senang. Hal ini memicu makan malam dua-mingguan untuk membangun tim.

"Sesuatu yang 100% positif muncul lewat rantai email itu," kata Porat. "Jika itu tidak terjadi kami tidak akan pergi makan malam dan kami tidak akan menambahkan latihan membangun-tim dalam usaha kami."

Hak atas foto Alamy
Image caption Apakah kamu yang akan menjadi orang yang diingat semua orang yang mengirimkan email 'balas-ke-semua'?

Dorongan membangun-tim

Mary Waller, professor studi organisasi di Sekolah Bisnis Schulich di Toronto, juga berpikir rantai balas-ke-semua dapat digunakan untuk kebaikan. Tergantung bagaimana orang bereaksi, mereka dapat membawa tim lebih dekat. Jika email membuat orang-orang mengirimkan pesan lucu ke satu sama lain, dan jika pengirim awalnya ada dalam lelucon itu, maka itu dengan tanpa sengaja dapat menjadi aktivitas membangun-tim yang menyenangkan.

Beberapa penelitian menunjukkan bahwa ketika para pegawai saling bergurau dpaat meningkatkan kreativitas, mengurangi stres dan meningkatkan kekompakan tim, kata Waller. Meski penelitian tidak fokus hanya kepada email, dia berpikir temuan yang sama dapat diaplikasikan kepada bencana email balas-ke-semua yang lucu.

"Jika pengirim dapat menertawai kesalahan di awal, maka itu dapat menjadi lucu," dia berkata. "Hal itu dapat menjadi kompetisi saat orang-orang berusaha menjawab dengan balasan yang lebih lucu."

Balas-ke-semua yang bolak-balik dapat berguna saat dalam situasi yang penuh dengan tekanan harus berkomunikasi satu sama lain dengan cepat. Sebuah tim darurat medis dapat mengirim sebuah pesan tentang seorang pasien dalam kondisi kritis atau kru pembangkit listrik tenaga nuklir dapat emnggunakan fungsi balas-ke-semua untuk berkomunikasi saat krisis terjadi.

"Hal itu membangun model mental bersama ketika orang-orang dapat memperoleh pengertian akan sebuah sitausi," kata Waller. "Itu dapat beralih menjadi sebuah percakapan saat orang-orang dapat berkata 'Saya tidak tahu itu, dan apakah kami tahu ini,' dan itu menjadi sebuah proses membagi informasi yang baik."

Hak atas foto Getty Images
Image caption Beberapa penelitian menunjukkan bahwa ketika para pegawai saling bergurau dpaat meningkatkan kreativitas, mengurangi stress dan meningkatkan kekompakan tim

Mengenal tetangga anda

Perisakan melalui pesan juga dapat memberikan pengertian atas orang-orang yang duduk di sekitar kita, kata April Masini, seorang ahli hubungan dan etiket yang mengelola kolom nasihat "Tanya April" di situsnya. Jika kolega kita membalas dengan pesan yang menjijikkan atau menyebarluaskan pesan yang lucu, itu dapat menjelaskan sesuatu tentang mereka.

"Kamu dapat melihat warna asli orang-orang, lebih baik dan buruk, dalam kesalahan 'balas ke semua'," dia berkata. "Dan ketika anda kecewa atas apa yang anda ketahui, selalu baik untuk mendapat kejelasan,"

Tentu saja, banyak yang kecewa, jika tidak benar-benar marah, saat Presiden Barron's Ed Finn mengirimkan sebuah email tentang pemecatan kepada semua Wall Street Journal. Dia menerima sebuah catatan dari pemimpin redaksi Wall Street Journal tentang buyout (pembelian saham perusahaan) sukarela dan kemudian menrespon dengan menanyakan bagaimana buyout itu akan mempengaruhi pemecatan pegawai. Perihal pemecatan saat itu belum diumumkan ke para staff.

Tidak perlu dipertanyakan jika hal ini sangat memalukan bagi Finn. Tidak hanya beberapa media menulis tentang itu, dia juga harus mengirimkan email ke media-media tersebut mengatakan dia telah emlakukan kesalahan.

Untungnya, dalam sebagian besar kasus, malu adalah konsekuensi satu-satunya dari mengirimkan sebuah email ke semua orang, kata Waller. Meski begitu, tergantung seberapa buruk, kesalahan itu dapat mempengaruhi perkembangan karir pengirim. "Apalagi jika insiden tersebut menjadi bagian dari budaya perusahaan seperti dongeng rakyat," dia berkata. "Ingatkah saat si-ini-dan-si-itu membalas-ke-semua?"

Hak atas foto Alamy
Image caption Terkadang, sesuatu yang positif muncul dari email yang dikirim bolak-balik dengan 'balas-ke-semua'

Hal positif dari cc: semua

Di tempat kerja Michaela Kron, pesan balas-ke-semua selalu digunakan untuk kebaikan, dia berkata. Ketika seseorang mulai bekerja di Duolingo, sebuah usaha platform-belajar-bahasa-online, sang CEO mengirimkan sebuah pesan yang menyambut pegawai baru di perusahaan. Sepanjang hari, seluruh staf memberi selamat kepada pegawai baru itu dengan pesan mereka masing-masing dan email tersebut biasanya dikirim ke seluruh perusahaan yang terdiri atas 75 orang.

Pada hari pertama Kron, dia menerima 40 pesan dan hampir semua terkirim ke seluruh perusahaan. Hal yang sama terjadi ketika ulang tahun. Meski aneh dibanjiri dengan pesan positif, tradisi perusahaan ini membantu memperkuat budayanya.

"Budaya kami seperti keluarga dan kami suportif," dia berkata. "Hal itu muncul lewat rangkaian balas-ke-semua email ini dan ketika mereka dilakukan dengan cara yang positif."

Jadi, lain kali anda terlibat dalam rantai email seluruh perusahaan, pertimbangkan menggunakan kekuatan balas-ke-semua untuk kebaikan. Kirimkan email yang positif, pesan yang lucu, undangan untuk makan malam atau mungkin jangan membalas sama sekali. Caranya adalah mengingat bagaimana orang lain dapat bereaksi atas responmu.

"Apa yang perlu dan tidak boleh dalam percakapan email unik untuk masing-masing organisasi," kata Waller. "Perkirakan bagiamana mereka memperlakukan balas-ke-semua sebelum anda mengirim respon anda."

Versi bahasa Inggris tulisan ini bisa Anda baca di The surprising benefits of a reply-all email storm di BBC Capital

Berita terkait