Bagaimana orang-orang super sibuk mengatur jadwal mereka?

Li Fan dari Pinterest Hak atas foto Jeff Cable
Image caption Li Fan dari Pinterest harus mengawasi berbagai proyek berbeda sambil juga harus bisa diajak berbicara oleh timnya yang beranggotakan ratusan orang.

Bagi orang-orang yang harus mengatur ratusan karyawan dan puluhan proyek, cara mengatur jadwal kegiatan harian menjadi hal sangat penting untuk performa kerja.

Jika Anda ingin melakukan wawancara kerja dengan Li Fan, kepala bidang engineering di Pinterest, Anda harus menunggu sampai hari Jumat.

Fan mengatur jenis pertemuan yang akan dilakukannya berdasarkan hari dalam satu minggu. Senin adalah untuk rapat besar, Selasa untuk berbicara tatap muka. Rabu dan Kamis adalah untuk berbagai acara tambahan atau rapat bulanan.

Alasannya? Dia ingin memangkas waktu yang dibutuhkan untuk melakukan penyesuaian terhadap topik baru dari waktu ke waktu.

"Ini memungkinkan saya menyingkat waktu dalam berganti konteks saat saya pindah dari satu rapat ke rapat lainnya," katanya.

Bagi Fan, strategi ini krusial. Dengan tekanan tenggat waktu untuk sebuah situs yang sarat miliaran gambar, Fan bekerja keras agar bisa dihubungi timnya yang terdiri dari 450 orang insinyur piranti lunak di kantor pusat perusahaan tersebut di San Francisco.

Dia tak henti-hentinya berurusan dengan status terbaru dari puluhan proyek, sehingga dia menjadwalkan blok waktu per harinya tanpa terputus (untuk urusan yang agenda yang sejalur), begitu pula dengan sesi "tanya apa saja" bulanan bagi stafnya.

"Saya tidak ingin tampak terlalu sibuk untuk membahas soal produk, bisnis atau pengembangan profesional," katanya.

Fan bukan satu-satunya orang yang menerapkan strategi untuk mengatur rutinitas kesehariannya.

Bagi orang-orang tersibuk di dunia, perencanaan agenda harian sangat penting untuk performa kerja.

Dan meski sebagian orang punya asisten, pekerja rumah tangga dan -umumnya- kelonggaran dalam keseharian, sistem penjadwalan yang kompleks bisa membantu memaksimalkan hari kerja yang padat.

Membuat jadwal dengan tidak menjadwalkan

Direktur eksekutif Squarespace Anthony Casalena berusaha untuk membebaskan lebih dari separuh harinya tanpa tanggung jawab apapun dan menyediakan blok waktu yang tidak terjadwal di kalendernya.

Waktu yang tidak terjadwal itu bisa menjadi cara untuk menyertakan rapat atau tugas mendadak tanpa harus teralihkan dari hal-hal tidak terduga.

Dan agar semua tercatat, Casalena menggunakan kalender Google dengan blok waktu warna-warni untuk mengatur jadwal hariannya.

Dengan cara itu, dia bisa dengan mudah melihat di mana waktu-waktu kosong. Dia juga mengirimkan email pengingat untuk dirinya sendiri, yang kemudian dia tambahkan pada kalender onlinenya.

Dan bukan hanya di kantor, Casalena mengatakan bahwa dia sudah mengatur sebagian besar kehidupannya selain pekerjaan, termasuk layanan mencuci baju, antaran makanan, dan berbagai tugas rumah tangga lainnya. Di kantor, dia bisa mengatur segalanya dengan jadwal per jam. Dia tidak memiliki asisten.

Jangan reaktif

Buat sebagian orang, salah satu cara penting adalah menahan diri dari gangguan - apakah itu percakapan langsung atau email - yang datang tiba-tiba dan seolah memberi kesan palsu sebagai hal yang mendesak dan kemudian mendominasi satu hari kerja.

Bagi Casalena, dengan membuat inbox emailnya menjadi nol - menghapus email-email yang tersisa setelah selesai kerja - dia tidak akan terbebani dengan pesan-pesan yang belum dibuka.

Inbox yang kosong bisa membantunya mengatur jadwal. "Ada semacam struktur," katanya.

Hak atas foto Squarespace
Image caption Bagi sebagian orang, mengosongkan inbox email adalah sebuah mitos atau target yang dilupakan, tapi Anthony Casalena dari Squarespace mencoba untuk melakukannya setiap hari.

Untuk bisa mencapai inbox nol, dia menjawab email di sela-sela waktu rapat, atau saat berganti dari satu tugas ke tugas lainnya.

Casalena tidak membiarkan email menumpuk, tapi dia memeriksa emailnya beberapa kali setiap jam dan menghapus, membalas, atau menyimpannya di aplikasi Gmail untuk ditindaklanjuti.

Pada sore hari, dia memastikan untuk menghapus semua isi inboxnya. Dan saat dia bekerja menyelesaikan tugasnya sendiri, dia menyiapkan waktu 'fokus' jauh dari HP-nya. "Saya tidak melihat email secara neurotik," katanya.

Maksimalkan waktu makan dan perjalanan ke kantor

Bagi Emmanuel Arnaud, direktur eksekutif situs perjalanan GuestToGuest dan HomeExchange, punya tiga anak yang semuanya masih di bawah usia tujuh tahun berarti dia tidak menghabiskan waktu di kantor ingga larut malam.

Hak atas foto GuestToGuest
Image caption Agar tidak membuat kesal sesama penumpang kereta dengan menjawab panggilan telepon di kereta, Emmanuel Arnaud dari GuestToGuest berbicara saat dia mengendarai sepedanya ke kantor.

Dia mengelola tim di California dan Kroasia dari kantornya di Paris, dan dia harus memastikan bisa mengatur pekerjaan dengan zona waktu berbeda.

Untuk memaksimalkan setiap waktu yang dihabiskannya di luar rumah, Arnaud naik sepeda ke kantor dan tidak naik angkutan umum.

Saat dia bersepeda, dia bisa menerima telepon dari kolega dan anggota dewan eksekutif.

"Saat tubuh Anda bergerak, percakapan menjadi lebih mudah," dia menambahkan.

Arnaud juga menggunakan waktu makan siang dan sarapan untuk sekalian melakukan rapat. Percakapan tatap muka dan panggilan telepon pada waktu-waktu istirahat itu memungkinkannya untuk berfokus pada strategi perusahaan saat di kantor.

Agar terus termotivasi, Arnaud pun bersantai di rumah.

Dia tidak pernah menjawab panggilan telepon atau membalas email dan hanya mengerjakan proyek yang sedang berusaha dia selesaikan, seperti presentasi untuk dewan direksi atau kesempatan lain di mana "masuk akal untuk berkonsentrasi dan tidak merasa terganggu."

'Tabrak lari'

Hak atas foto eHarmony
Image caption Sebagai seorang introvert, CEO eHarmony Grant Langston harus mengatur waktu khusus untuk dirinya sendiri antara satu rapat dan rapat lainnya untuk mengisi ulang baterenya.

Meluangkan waktu untuk berpikir antara satu pekerjaan dan pekerjaan lainnya membantu direktur eksekutif eHarmony, Grant Langston bisa tetap fokus sepanjang hari.

Sebagai seorang introvert yang memimpin situs kencan yang berbasis di California, dia sering merasa lelah dengan rapat yang terus-menerus.

Agar tidak kehilangan konsentrasi atau merasa stres dengan terus-terusan berkomunikasi, Langston menyediakan waktu untuk dirinya sendiri setiap pagi. Dia juga menyediakan waktu istirahat dua kali lagi sepanjang hari antara jam-jam rapat. Pendekatan ini disebutnya 'tabrak lari'.

Saat waktu istirahat itu, Langston tetap fokus pada pekerjaannya, tapi tidak berkomunikasi dengan orang lain.

"Saya harus memastikan saya bisa kembali dan mengalokasikan waktu 20 menit untuk duduk tenang atau membaca," kata Langston yang menggunakan taktik itu saat dia pertama menjabat CEO.

"Saya duduk dengan pulpen dan buku catatan dan saya berpikir - saya tidak mengelarkan energi, tapi justru menghasilkannya di dalam diri saya sendiri."


Versi asli tulisan ini bisa Anda baca di How the busiest people plan their days di laman BBC Capital

Berita terkait