Em nome da produtividade, empresas começam a banir e-mail

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Em 2001, a consultora irlandesa Clare Burge voltou de umas férias de dez dias e encontrou 10 mil novos e-mails em sua caixa de entrada.

Em um momento de "loucura", segundo ela, Burge decidiu fazer uma experiência radical: ficar um ano inteiro sem usar o correio eletrônico. Acionou uma resposta automática em suas contas de casa e do trabalho, pedindo para que as pessoas ligassem se precisassem falar com ela. Foi algo que transformou sua vida.

"O e-mail é uma ferramenta muito egoísta", define Burge, que hoje dirige a consultoria Get Organised, em Dublin. "As pessoas despejam tarefas na caixa de entrada das outras sem nem pensar se estão incomodando". O resultado: "Você se torna um escravo do Inbox, checando seus e-mails da hora que acorda ao momento de se deitar".

Muitos trabalhadores entendem a irritação de Burge com o fluxo constante de mensagens chegando a qualquer hora do dia ou da noite. O e-mail também pode ter um impacto direto nos resultados financeiros de uma empresa, já que distrai os funcionários de tarefas importantes com um volume desnecessário de recados.

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Mais produtividade

Uma pesquisa estima que, em média, uma pessoa leva 64 segundos para retomar o que estava fazendo após ler uma mensagem nova. Outros estudos mostraram que isso pode levar a um total de várias horas perdidas por dia.

Como se trata de um atraso na eficiência do escritório e no bem-estar do funcionário, o e-mail agora entrou na mira de corporações ao redor do mundo. No mesmo ano em que Burge abriu mão da ferramenta, Thierry Breton, diretor-executivo da empresa francesa de tecnologia Atos, anunciou a seus 80 mil funcionários que eles estavam proibidos de usar o correio eletrônico interno.

Desde então, esse tipo de proibição tem se tornado uma maneira cada vez mais popular para as empresas ajudarem seus funcionários a manter um equilíbrio saudável entre o trabalho e a vida doméstica, e aumentar sua produtividade.

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Image caption Algumas empresas acreditam que proibição ajuda funcionários a ter mais qualidade de vida

A tendência está se arraigando em vários setores. Na Alemanha, algumas montadoras anunciaram políticas para limitar o uso do e-mail. Nos Estados Unidos, um conhecido colunista do The New York Times escreveu sobre as ferramentas que ele usa com seus editores para substituir a comunicação por e-mail.

Na Grã-Bretanha, a Halton Housing Trust, uma ONG que cuida de pessoas sem moradia e gerencia milhares de casas, decidiu simplesmente extinguir a ferramenta.

Seu diretor-executivo, Nick Atkin, é um crítico feroz do correio eletrônico, apesar de ter admitido recentemente que a iniciativa ainda está longe de ir de vento em popa.

Segundo ele, os desafios de fazer com que seus 280 funcionários parassem de checar sua caixa de entrada constantemente "mostra o quanto as pessoas estão viciadas no e-mail e, sendo assim, têm uma resposta irracional quando se ameaça tirar isso delas".

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Sugestão de funcionária

Na Van Meter, uma distribuidora de peças elétricas de Cedar Rapids, em Iowa, nos Estados Unidos, acabar com os e-mails depois do expediente foi parte de um programa mais abrangente para melhorar a cultura interna da empresa.

Há dez anos, a companhia começou a medir o envolvimento dos funcionários e a implementar políticas que melhoraram o equilíbrio entre a vida doméstica e o trabalho.

Para Lura McBride, diretora de operações dessa companhia de 400 funcionários, a gota d'água foi perceber que tinha se habituado a travar as portas do carro ao estacionar da garagem de casa no fim do dia para continuar trabalhando, enquanto seus quatro filhos tentavam chamar sua atenção pelas janelas.

McBride sugeriu a seus superiores cortar os e-mails internos depois das 17h e nos fins de semana, sugerindo telefonemas no lugar.

Para ela, a regra serve mais para respeitar o tempo das outras pessoas. Afinal, quando escutamos o sinal de que chegou um novo e-mail sempre nos sentimos obrigados a verificar se se trata de algo importante.

Ao longo do tempo, a decisão se infiltrou e se tornou parte da cultura interna da Van Meter. Quando um empregado sai de férias, a empresa até desativa seu e-mail.

McBride e seus colegas ainda trabalham de noite, mas ninguém manda mensagens eletrônicas, a não ser que se trate de responder a um cliente ou de algo inadiável.

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Mudando o ritmo

O que a irlandesa Burge aprendeu durante seu ano longe dos e-mails é que para fazer isso bem, as empresas precisam encontrar alternativas para que as pessoas se comuniquem e contribuam entre si.

Ao ouvi-la em uma palestra, o consultor em informática Lee Mallon, da cidade britânica de Bornemouth, tomou a mesma decisão e aboliu seus e-mails em setembro do ano passado.

Quando anunciou sua decisão, seus funcionários respiraram aliviados. Para ele, o maior desafio foi a transição para outras ferramentas de comunicação que funcionam melhor para designar tarefas e compartilhar documentos.

"Antes, o e-mail era o recipiente de todas as comunicações, além das interações com clientes e armazenagem de documentos", diz Mallon. "Agora usamos quatro produtos diferentes para cada tipo de comunicação".

Em seu pequeno escritório, os assuntos mais urgentes são discutidos pessoalmente ou por telefone. Para compartilharem informações e se manterem a par do andamento de algum projeto, os funcionários usam o Skype, o Dropbox e o Slack.

"A equipe se comunica muito melhor", afirma ele, que estima ter economizado 20% do dia de trabalho ao se livrar do e-mail. "Agora os assuntos se resolvem imediatamente."

Burge acredita que um mundo sem e-mails ainda está longe de se tornar realidade. "Eu ainda uso a ferramenta diariamente porque não consegui converter as 7 bilhões de pessoas do planeta", brinca.

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Leia a versão original desta reportagem em inglês no site BBC Capital.