Бессмысленно тратится рабочее время? Вы под водой!

  • 30 июля 2014
Ныряльщик плывет под водой над останками корабля Правообладатель иллюстрации Thinkstock

Когда инструктор по подводному плаванию Ярден Дэвис работает с группой туристов на месте кораблекрушения парусника "Нэйкед леди" на Гавайях, приоритет у нее один - максимально эффективно использовать отведенное ей время. Это как раз то, о чем мы забываем на работе, подчеркивает корреспондент BBC Capital.

Останки затонувшего корабля рядом с островом Кона лежат на глубине 33,5 метра. Это означает, что у ныряльщиков есть, в лучшем случае, десять минут на то, чтобы исследовать дно. Если Ярден Дэвис правильно, буквально по секундам, рассчитает погружение, а погодные условия окажутся идеальными, она сможет за это время, кроме парусника, показать туристам стайку шустрых желтохвостых снапперов, рифовую акулу, которая частенько сюда заглядывает, и радужных раков-богомолов, прячущихся в песке.

"С опытом учишься правильно рассчитывать время", - говорит Дэвис. Сама она родом из Израиля, хотя и живет и работает на Гавайях.

"Мне даже не нужно смотреть на часы, чтобы знать, сколько минут прошло и сколько времени осталось находиться под водой", - говорит опытный инструктор.

Представьте себе, что бы было, если бы менеджеры в офисе так же тщательно следили за каждой минутой рабочего времени - своего и подчиненных. Представьте, что все то время, которое впустую тратится на совещания и электронную почту, было бы потрачено на генерирование новых идей...

Для некоторых такой вариант - пустые фантазии. Особенно это касается тех, кто работает в компаниях, где мало заботятся об эффективности структуры руководства.

Но даже в тех фирмах, где нельзя изменить управленческую структуру, всегда можно реорганизовать работу так, что у подчиненных появится дополнительное время. Это даст им возможность не только сделать больше, чем они делали до сих пор, но и предоставит им время поразмышлять и, может быть, даже выступить с новыми ценными идеями.

Хуже, чем можно подумать

Проблема бездарно потраченного времени более серьезна, чем кажется на первый взгляд.

Исследования, проведенные американской консалтинговой фирмой Bain & Co, показали, что средний начальник непосредственно на работу тратит только четверть своего рабочего времени. Другая четверть уходит на переписку по электронной почте, а половина всей рабочей недели бессмысленно разбазаривается на заседаниях, совещаниях и планерках.

Как же сделать работу менеджмента более эффективной? Есть, конечно, различные самоучители, но пользы от них мало.

"Проблема большинства советов, которые даются в этой сфере, заключается в том, что все они подразумевают, будто бы вы, как отдельный работник, являетесь хозяином своего времени и можете повлиять на эффективность его использования", - говорит один из партнеров фирмы Bain & Co Майкл Манкинс.

На самом деле все сложнее. Но, тем не менее, в любой компании руководство может существенно сократить бессмысленную трату времени.

Что для этого нужно? Отменить регулярные совещания, на которых ничего не решается. Запретить заседания, которые длятся дольше 90 минут, а также те, в которых принимают участие более семи человек (если только на это не получена санкция соответствующего начальства). Всячески поощрять сокращение переписки по электронной почте и заменять ее короткими личными встречами. Если без электронного письма не обойтись - посылать его только непосредственному адресату.

Правообладатель иллюстрации Thinkstock
Image caption Бездарно потраченное время - это потерянные деньги

"Как руководитель, вы почти никогда не должны нажимать кнопку "ответить всем". Вы должны быть более избирательны в своем общении с подчиненными, - утверждает Манкинс. - Вы можете сыграть очень серьезную роль в изменении отношения вашей организации к рабочему времени".

Бывший глава компании Intel Энди Гроув относится к рабочему времени как к одному из трудовых ресурсов компании.

"Нельзя позволять сотрудникам воровать канцелярские принадлежности и офисную технику, - написал однажды Гроув, - но точно так же нельзя позволять, чтобы кто-то расхищал время своих коллег-менеджеров".

Бережное отношение Энди Гроува к рабочему времени повышает продуктивность работы его подчиненных. А это, в свою очередь, позволяет иметь меньший штат сотрудников.

"Поняв, как сэкономить время ваших сотрудников, вы можете найти возможности его более продуктивного использования", - говорит Оливер Сом, старший научный сотрудник немецкого Института исследования систем и инноваций Фраунхофера.

Правообладатель иллюстрации Thinkstock
Image caption Задыхаетесь? Не хватает воздуха? Поменьше бессмысленных совещаний!

Менеджеры должны высвобождать время каждую неделю, пусть даже это будет пара часов в пятницу. В эти часы они могут взглянуть на работу, проделанную за неделю как их сотрудниками, так и ими самими. Они должны регулярно устраивать мозговой штурм в поисках новых идей, необходимых для совершенствования методов работы.

"У многих менеджеров есть масса идей. Но все эти идеи тонут в офисной рутине", - говорит Оливер Сом.

Одна из основных задач Института Фраунхофера - знакомство фирм, работающих продуктивно, но не генерирующих новые идеи, с компаниями, которые успешно занимаются инновациями и развитием.

Часто организация такого сотрудничества занимает годы. Но в итоге обе компании могут научить друг друга тому, как лучшим образом использовать рабочее время и соблюдать оптимальный баланс между повседневной работой и новыми идеями.

Правообладатель иллюстрации Thinkstock
Image caption Мозговой штурм - это хорошо. Но постарайтесь, чтобы количество участников не превышало семи человек

Правильный баланс чрезвычайно важен. Например, инструктор по подводному плаванию Ярден Дэвис должна соблюдать баланс между индивидуальным характером этого вида спорта и необходимостью руководить группой дайверов. Она также должна показывать своим клиентам-ныряльщикам те места, где подводная жизнь наиболее богата и интересна. Но вместе с тем, она должна заботиться и о том, чтобы не быть чересчур навязчивой для обитателей моря.

"Под водой каждая минута на счету, это несомненно, - говорит Ярден Дэвис. - Глубоководное ныряние ограничено во времени. Поэтому нужно быть уверенным, что все участники группы смогли максимально использовать те считанные минуты, которые они находятся под водой".

Примените эту стратегию в своем офисе, и, скорее всего, ваш коллектив начнет работать более продуктивно и творчески.

Прочитать оригинал этой статьи на английском языке можно на сайте BBC Capital.

Новости по теме