Как написать идеальное деловое письмо

  • 26 августа 2015
Девушка перед экраном компьютера Правообладатель иллюстрации Thinkstock

Электронную почту можно любить или ненавидеть, но с ней в любом случае приходится как минимум мириться, особенно на рабочем месте, констатирует корреспондент BBC Capital.

Деловые послания в 2014 году составили 55% всего объема электронно-почтовых коммуникаций, и в среднем на каждого из нас приходится по 121 отправленному и полученному имейлу ежедневно.

При таком объеме переписки неудивительно, что мы нередко допускаем в ней оплошности. Нередко встречаются загадочные темы писем, развеселые смайлики и так далее: большинству наемных работников есть куда расти в деле оттачивания навыков бизнес-корреспонденции.

(Другие статьи сайта BBC Capital на русском языке)

Авторитетный деловой журнал Harvard Business Review (HBR) решил разобраться в этом вопросе и дать несколько советов о том, как лучше вести электронную деловую переписку.

Придерживайтесь темы

Тема письма должна быть лаконичной и понятной, желательно с указанием на то, какое действие ожидается от получателя, пишут авторы HBR. С помощью темы вы привлекаете внимание адресата, а удерживать это внимание нужно с помощью шрифта. Используйте простые, легкочитаемые шрифты темного цвета: Arial, Helvetica или Verdana. HBR предлагает применять не больше трех разных шрифтов в одном письме.

Милые детали

Смайлики допустимы в профессиональной переписке лишь в том случае, если ими пользуется ваш адресат. Опечатки - не конец света. По мнению HBR, высокопоставленным начальникам стоит временами допускать опечатки, чтобы от писем оставалось ощущение человечности, а не впечатление, что отправитель очень тщательно работает над черновиками. Но грань между эмоциональной аутентичностью и недостаточным профессионализмом довольно тонка, так что подумайте дважды, прежде чем вставить в текст сознательную опечатку.

Граммар-наци

Отправляя 27-е письмо за утро, иногда ленишься следить за пунктуацией или начинать предложения с заглавных букв. Но нужно сделать над собой усилие: потратьте немного времени на то, чтобы вычистить даже небольшие помарки. Таким образом ваш адресат лучше поймет, чего вы хотите, и вам не придется дополнительно это разъяснять.

Чтобы избежать дополнительной работы, не растекайтесь мыслью по древу. Некоторые специалисты рекомендуют укладываться в пределы одного экрана текста. Избегайте многословных абзацев, даже в недлинных письмах.

Выделите ключевые моменты и разбейте текст на краткие удобоваримые блоки. И, главное, пишите четко и лаконично - это всем сэкономит время.

Семь раз проверь, один раз отправь

Перед тем, как щелкнуть по кнопке "отправить", еще раз подумайте над тем, всем ли адресатам вашего письма действительно нужно его получить. Поставьте в копию нужных людей, но не злоупотребляйте функцией скрытой копии, если в этом нет необходимости - иначе вы "можете заработать репутацию бестактного человека", считают авторы HBR.

Хотя электронные письма сейчас стали наиболее распространенной формой коммуникации, не забывайте, что иногда лучше поговорить лично или позвонить по телефону.

В конфликтной ситуации, или когда до человека нужно донести плохие новости, письмо может быть воспринято иначе, чем планировалось - в зависимости от эмоционального состояния адресата. В таких случаях личная встреча или разговор по телефону или скайпу может разрядить напряжение.

В конце концов, люди как правило склонны вести себя более тактично и чутко, когда они лично видят другого человека, а не просто буквы на экране.

Прочитать оригинал этой статьи на английском языке можно на сайте BBC Capital.

Новости по теме