Проблемы с компьютером? Не спешите звать специалиста

Компьютерный "экран синей смерти" Правообладатель иллюстрации Thinkstock

Технические неполадки плохо влияют на производительность труда, но не спешите хвататься за телефон - специалистам есть чем заняться и помимо наших проблем. Обозреватель BBC Capital рассказывает, что стоит попробовать сделать, прежде чем обращаться за помощью.

Утро понедельника. Энди Мэллон, архитектор баз данных, сидит у себя за столом в ИТ-отделе и уже пятый раз пытается войти в свой компьютер.

Но пароль снова не подходит, и теперь система блокирует доступ.

Он обращается к специалисту техподдержки, и тот извиняющимся тоном интересуется, не менял ли Энди недавно пароль, - прекрасно понимая, что уж кто-кто, а Энди должен был предусмотреть такую возможность.

Энди бьет себя по лбу: конечно, он ведь поменял пароль как раз в конце прошлой недели.

"Я стараюсь не менять пароль по пятницам, потому что в понедельник уже не могу об этом вспомнить, - поясняет он. - Но в этот раз все равно поменял".

Правообладатель иллюстрации Thinkstock
Image caption Проблемы с компьютером могут свести с ума. Но не спешите обрушивать свой гнев на сложную технику - возможно, ваша проблема решается просто

Энди признает, что это была дурацкая ошибка: нечто подобное каждый день совершают менее опытные пользователи, которым он сам помогает разбираться с проблемами.

"Нашему отделу ежедневно приходится иметь дело с множеством наиглупейших запросов", - говорит он.

За последние несколько лет большинство из нас стали гораздо лучше разбираться в технике, да и сами технологии шагнули вперед. Но компании по-прежнему страдают от мелких сбоев компьютерных систем, отнимающих у сотрудников драгоценное время.

Время - деньги!

Согласно опросу, проведенному Robert Half Technology, кадровой компанией в сфере ИТ, каждый сотрудник ежедневно тратит на борьбу с различными неполадками в среднем 22 минуты.

За год получается 91 час, или более двух рабочих недель.

"Это непозволительно много", - считает Нима Мирпурян, руководитель филиала Robert Half Technology в Торонто.

Джоб Браун, руководитель веб-разработки в Interior Goods Direct, компании по продаже жалюзи из Уэйкфилда (Великобритания), с этим полностью согласен.

Правообладатель иллюстрации Thinkstock
Image caption Современный компьютер - конечно, сложная машина, но в большинстве случаев вовсе не обязательно залезать в его внутренности...

Когда он пришел в компанию два года назад, чтобы возглавить ИТ-отдел, он заметил, что компьютеры работают слишком медленно, и это сказывается на производительности.

Он подсчитал, что каждый час сотрудник тратит 2,5 минуты на то, чтобы дождаться, пока его компьютер загрузит информацию или отреагирует на запрос.

В неделю получалось 49 часов, что, даже если исходить из минимального размера заработной платы в Великобритании, обходилось компании в 352 фунта стерлингов (442 доллара США) в год.

За прогрессом не угнаться

Существует множество причин, по которым сотрудникам и работодателям по-прежнему приходится сталкиваться с проблемами в области ИТ, но главная из них состоит в том, что информационные технологии сегодня используются всё шире и непрерывно развиваются, отмечает Мэллон.

Десять лет назад бунтовали только компьютеры, теперь же к ним присоединились смартфоны, планшеты и так далее.

Мы используем в работе множество программ, и каждой из них надо научиться пользоваться - а ведь еще и регулярно выходят новые версии.

Кажется, стоит нам привыкнуть к какой-то технологии, как она уже устаревает, и нам приходится начинать всё сначала.

Правообладатель иллюстрации iStock
Image caption Технологии устаревают так быстро, что мы не успеваем к ним привыкнуть

"Постоянно выходят обновления. Приложения начинают работать по-другому, иногда приходится долго искать, куда подевались нужные функции", - подтверждает Мэллон.

Помоги себе сам

Мало кто задумывается об этом, но в ИТ-отделе есть чем заняться и без наших проблем.

Конечно, специалисты по ИТ придут на помощь, если что-то случится, но у большинства из них есть масса более серьезных задач: они обеспечивают стабильность корпоративной сети, производят резервное копирование данных, следят за кибербезопасностью, проверяют новые программы, закупают технику и так далее.

Технические затруднения, конечно, снижают эффективность нашей работы, но если мы будем жаловаться специалистам на каждый "чих" компьютера, то они не смогут как следует выполнять остальные свои обязанности.

За прошедшие десять лет люди успели познакомиться с компьютерами поближе, говорит Браун, и сегодня мы вполне можем разобраться с некоторыми вопросами самостоятельно, не набирая номер техподдержки.

Компьютер начал "тормозить"? Попробуйте перезагрузить его, это часто помогает. В офисном принтере кончились чернила? Поставьте новый картридж сами.

Подобные мелочи могут сэкономить вам и вашим коллегам из ИТ-отдела и время, и нервы.

"Нужно сначала проверить, не хватит ли собственных сил, - говорит Браун. - И лишь потом, если техника все же отказывается подчиняться, звонить специалистам".

Правообладатель иллюстрации Getty Images
Image caption На борьбу с техническими сложностями у среднего сотрудника уходит 22 минуты в день

По словам Мирпуряна, в каждой компании должны быть свои инструкции насчет самостоятельного решения технических проблем, но всегда хорошо, если сотрудник готов проявить инициативу.

Для тех, кто все еще на "вы" с компьютером, специалистам следует провести небольшой ликбез о том, как справляться с наиболее распространенными нештатными ситуациями.

Необходимо обучение

В том, что что-то не работает, часто нет вины сотрудника. Если человека не научили правильно обращаться со сложной программой, она будет то и дело преподносить сюрпризы.

В таких случаях минимизировать технические неурядицы - задача руководства: для этого необходимо обучить сотрудников эффективно пользоваться всеми программными средствами, подчеркивает Мирпурян.

Правообладатель иллюстрации Getty Images
Image caption Не думайте, что ИТ-специалисты только и ждут ваших звонков и просьб о помощи

При найме нового сотрудника его следует научить пользоваться теми программами, которые ему понадобятся в работе. Особо сложные системы могут потребовать регулярных занятий.

При выпуске обновлений следует разъяснять сотрудникам, что изменилось, и учить их работать в новой среде.

То же касается и аппаратного обеспечения: если устанавливается новый компьютер, сотрудникам надо показать, как им пользоваться. Появился новый принтер - продемонстрируйте, как менять в нем картридж.

"Если организация внедряет новую технологию, она должна проследить, чтобы сотрудники ее освоили на должном уровне, - говорит Мирпурян. - Это повысит эффективность труда и в то же время снимет излишнюю нагрузку с технического отдела, которому не придется иметь дело с валом пустяковых запросов".

Минимизация простоя

Сколь бы ни были совершенны технологии, они не отменяют необходимости техподдержки - однако свести проблемы к минимуму вполне реально.

Во-первых, советует Браун, инвестируйте с умом. Когда речь идет о технологиях, иногда бывает дешевле доплатить.

Придя в компанию в прошлом году, Браун поставил новые жесткие диски, благодаря чему компьютеры заработали несравнимо быстрее.

Как результат, жалоб на медленную работу стало на порядок меньше, а ежечасное время простоя уменьшилось по меньшей мере на минуту.

Главное здесь - максимально упростить жизнь для всех сторон, сократив количество возможных ошибок.

Мэллон знает, что иногда глупые технические ошибки неизбежны, но чем больше он сделает, чтобы их предотвратить - например, меняя свой пароль в понедельник, а не в пятницу, - тем продуктивнее будет его день.

"В тот понедельник я потерял 30 минут, разбираясь с паролем, - говорит он. - Больше я этой ошибки не повторю".

Прочитать оригинал этой статьи на английском языке можно на сайте BBC Capital.

Новости по теме