Инструкция по эксплуатации меня: читайте внимательно!

  • 22 мая 2017
Во время перерыва с чашкой кофе Правообладатель иллюстрации iStock

Если вы честно расскажете коллегам о своих причудах, предпочтениях и привычках, то это может помочь в совместной работе, выяснил обозреватель BBC Capital. Однако те, кто уже внедрил такую практику, предупреждают: чрезмерная откровенность может оказаться опасной.

В 1990-е годы Ивар Крогруд прослужил шесть лет офицером в ВМФ Норвегии. Каждый год в августе его ждал незнакомый коллектив: в Норвегии - всеобщая воинская обязанность, поэтому ежегодно под начало Крогруда поступали свежие рекруты.

Экипажам приходилось проводить вместе долгие часы в тесноте небольших патрульных судов, так что все быстро знакомились, узнавали привычки и странности друг друга и учились работать сообща.

После армии Крогруд занялся бизнесом и неожиданно для себя обнаружил, что в деловом мире всё обстоит совершенно иначе.

В 2000 году он основал в Осло компанию QuestBack, занимающуюся онлайн-анкетированием и сбором данных. И его поразило, насколько сложным оказалось знакомство с коллегами.

За 10 лет количество сотрудников фирмы выросло до более чем 300 человек, так что многих из них он не знал даже по имени, не говоря уж о характере.

Правообладатель иллюстрации Getty Images
Image caption В некоторых компаниях сотрудников уже просят заполнить личные "инструкции по эксплуатации"

"Я был одновременно удивлен и огорчен тем, как много времени требуется для того, чтобы по-настоящему узнать сотрудника, - рассказывает Крогруд. - Если знакомство в процессе совместной работы пустить на самотек, проблемы и конфликты неизбежны".

В 2011 году во время конференции в Лондонской школе бизнеса один из профессоров мельком упомянул идею, которая показалась Крогруду решением его проблемы: руководство по пользованию собой!

Вернувшись домой, он набросал на одной странице перечень наилучших способов взаимодействия с самим собой.

В этой инструкции он описал собственные симпатии и антипатии, а также рассказал, чего ожидает от сотрудников - например, любит обсуждать даже те вопросы, по которым другие ожидают от него готового решения.

Реакция на эту "инструкцию" была незамедлительной и позитивной: коллеги говорили, что нашли в ней новые идеи для повышения эффективности совместной работы.

После этого Крогруд начал предлагать всем своим знакомым написать подобные "руководства по пользованию собой".

Надо признать, что эта идея может показаться удачным способом налаживания отношений на рабочем месте.

При этом есть и другое мнение: это провоцирует людей говорить о себе полуправду и лицемерить в угоду работодателю.

Впрочем, в тех компаниях, где практикуются подобные решения, утверждают, что в наше время, когда многие работают удаленно и не могут поболтать возле кулера с водой (а есть и такие, которые не хотят общаться в соцсетях), "руководства по пользованию собой" могут стать удобным способом знакомства с коллегами.

Но прежде чем писать такую "инструкцию по эксплуатации" себя самого, следует понять несколько важных вещей.

Как использовать меня в мирных целях

Ларри Стайбел впервые задумался о руководстве по пользованию собой, когда ждал начала заседания.

Дело было в 2003 году; во время вынужденного ожидания Стайбел, специалист по подбору руководящих кадров и один из основателей бостонской компании Stybel, Peabody & Associates, листал руководство пользователя к своему новому мобильному телефону.

Внезапно ему пришло в голову, что полезно было бы снабдить подобной брошюрой с инструкциями каждого руководителя, которого он нанимал на работу.

Правообладатель иллюстрации Getty Images
Image caption "Если знакомство в процессе совместной работы пустить на самотек, проблемы и конфликты неизбежны", - считает Ивар Крогруд

Чтобы проверить идею экспериментально, он начал с инструкций по эксплуатации себя самого.

Убедившись, что этот способ действительно помогает людям лучше узнать друг друга, он попросил составить подобный документ каждого из вновь назначенных топ-менеджеров.

Со временем Стайбел обнаружил, что подобные "руководства" помогают выявить характерные черты руководителя и дать понять его подчиненным, как использовать эти особенности в совместной работе.

Например, один из вузовских преподавателей предпочитал общаться с коллегами в своем кабинете, но просил не подходить к нему во время прогулок по институтским коридорам, во время которых он любил размышлять.

Примечателен также пример одного директора, который знал за собой привычку постоянно пересказывать одни и те же байки. В своем "руководстве" он предлагал подчиненным смело обрывать его, если он снова заведет старую песню.

По словам Стайбела, этот инструмент "существенно снизил уровень неуверенности у новых сотрудников. Более того, во многих случаях он помог им добиться успеха на новом месте".

Модное поветрие

В последнее время на конференциях для руководителей часто обсуждается вопрос подобных "инструкций по эксплуатации". И в некоторых технологических компаниях и стартапах сотрудников уже просят составлять подобные документы.

Основатель и директор IT-платформы BetterCloud Дэвид Политис тоже узнал об этой идее на конференции в прошлом году. Во время одного из выступлений оратор попросил присутствующих прямо в зале составить "инструкцию" к самим себе.

Правообладатель иллюстрации Getty Images
Image caption "Инструкция по эксплуатации меня" - простой и короткий путь узнать человека

"Я огляделся по сторонам, увидел, как все яростно строчат, склонив голову, и подумал: "вот оно!", - вспоминает Дэвид. - Я понял, что можно попробовать реализовать эту идею и в моей компании".

Две недели спустя он собрал своих сотрудников и попросил написать собственные "инструкции по эксплуатации".

Он предложил использовать при их составлении общие для всех вопросы, например: "Как с вами лучше взаимодействовать?" и "В какой форме вы предпочитаете получать отзывы о своей работе?".

Ответы на эти вопросы были выложены в корпоративной сети в общих папках, доступных каждому сотруднику компании.

Собственную "инструкцию" Политис не только опубликовал в соцсетях, но и разослал родственникам своей жены.

"Инструкции" помогли разобраться с рядом проблем, которые в последнее время назревали в компании.

Например, финансовый директор написал, что любит работать рано утром из дома, прежде чем выехать на работу. В то время как один из его коллег признался, что предпочитает работать по вечерам.

Таким образом они оба вдруг поняли причину задержек в электронной переписке и обмене документами между ними.

Сам Политис рассказал всем, что когда он молчит на совещаниях, беспокоиться не о чем: молчание просто означает, что он усваивает информацию.

Правообладатель иллюстрации Getty Images
Image caption Сторонники "инструкций по эксплуатации" считают, что эти документы помогают найти причины вялотекущих проблем в отношениях между сотрудниками

"Теперь люди постоянно цитируют в разговорах эти руководства, - рассказывает Политис. - Вы приходите на совещание и слышите: "Я назначил встречу на 7 часов утра, потому что прочитал в вашей инструкции, что вы любите ранние собрания".

Излишняя информация

Тем не менее у этой концепции есть и недостатки.

Ее создатель Стайбел предупреждает, что метод нельзя насаждать насильственно, так как люди могут воспринимать его как вторжение в личную жизнь.

Особенно это верно для таких стран, как Япония, где не принято обсуждать на рабочем месте личные привычки.

Кроме того, у людей есть склонность писать о себе полуправду, включая известное клише о том, что "мой главный недостаток - трудоголизм".

Политис предлагает простой метод решения этой проблемы. "Если директор первым напишет о себе всю правду, его подчиненные тоже будут честными", - обещает он.

Нью-йоркский организационный психолог и наставник для руководителей Бен Даттнер считает, что такие инструкции полезны для удаленных работников, которые зачастую лишены возможности лично встретиться с коллегами и понять, что они за люди.

Однако, предупреждает он, существует опасность, что в "инструкции по эксплуатации" вашего руководителя будет написана неправда.

Если в описании самого себя он укажет, что любит, когда ему возражают, вы узнаете, что это не так, в тот самый момент, когда вас накажут за препирательства - и будет уже поздно.

Кроме того, добавляет Даттнер, если вы чересчур откровенно опишете себя, эта информация может быть использована против вас.

Вы напишете, что не любите собрания, которые проходят по утрам, и босс-"жаворонок" может заявить в ответ, что ничего не поделаешь, придется привыкнуть.

"В каком-то смысле эти инструкции повышают степень вашей уязвимости, - предупреждает Даттнер. - Поэтому с осторожностью относитесь к заполнению своего документа и с оговоркой доверяйте сведениям, которые предоставляют о себе другие".

Тем не менее Крогруд обнаружил, что благодаря этому методу у новых работников легче проходит вливание в коллектив.

Правообладатель иллюстрации iStock
Image caption Как и со всеми другими нововведениями, с инструкциями тоже важно не переборщить

В своей новой компании MagicGarden, которая занимается поддержкой стартапов, он уже не требует от сотрудников составлять такие инструкции, но до сих пор хранит и периодически обновляет свой собственный документ - тот самый, первый.

"Людей делают людьми именно их индивидуальные особенности", - говорит Крогруд. - "Инструкция по эксплуатации меня" - простой и короткий путь узнать человека, понять, как устроены люди, рядом с которыми вы работаете".

Прочитать оригинал этой статьи на английском языке можно на сайте BBC Capital.

Похожие темы

Новости по теме