办公室有如菜市场吵闹 如何专心工作?

开放式办公室的噪音越来越令员工感到不满 Image copyright Getty Images
Image caption 开放式办公室的噪音越来越令员工感到不满

对杰克逊·卡朋特(Jackson Carpenter)来说,办公室里从来都没安静过。

他的公司采用了开放式办公室,坐在他周围的同事约有80人,因此这位来自犹他州的公关经理肯定要经常与同事聊天或进行头脑风暴。即使他们安静下来,坐在后面的销售团队也会在完成一笔订单后敲锣庆祝。

他表示,这就像电影《华尔街之狼》里的场景,只是没有了花天酒地的放荡生活。

虽然他很享受办公室里的满满激情,但这种环境却令其难以集中精力完成任务。在开放式办公室里工作的人往往都会怀有相同的抱怨。

但现在已经有所进步:几年前,他的雇主给了所有人一个方块,一面是红色,另外一面是绿色。当绿色的一面朝上摆在桌子上时,你就可以走过去与之攀谈。如果是红色朝上,那就表示"请勿打扰"。

"在这样的工作环境中,这种做法显得非常重要。"今年10月开始任职于Lucid Software公司的卡朋特说,"这是个好办法。"

效率低下

由于大多数人现在都在开放式办公室里工作——有研究显示,70%的美国职场人士身处这样的环境——因此企业被迫设计新颖的方式来确保我们保持较高的效率,避免我们因为吵闹和混乱的环境而抓狂。《环境心理学期刊》(Journal of Environmental Psychology)的研究表明,没有墙或只有隔间的办公室会将生产力降低约15%,而半数员工表示,缺乏健全的隐私是开放式办公室的最大问题。

Image copyright Alamy
Image caption 有的员工通过自己的方式设计了象征性的隐私屏障(图片来源:Alamy)

经常被意料之外的事情打断成为开放式办公室的重要问题之一。加州大学欧文分校的研究人员发现,典型的办公室员工大约每过3分钟都会被打断一次,但要恢复之前的工作状态大约需要23分钟。

家具公司Steelcase旗下研究部门WorkspaceFutures的副总裁多纳·弗林(Donna Flynn)表示,少数公司曾经设想过各种各样的方式来帮助员工集中精力。尽管如此,多数人还是只能靠自己寻找各种方式告诉别人"请勿打扰"。

耳机是多数人的首选,这是最常见的"请勿打扰"标签。但即便如此,也很难与闲逛的同事保持距离。弗林表示,有的人甚至会用白板或一摞摞的书在自己的办公桌周围建起虚拟墙。

Image copyright Getty Images
Image caption 耳机已经成为办公室里常见的"请勿打扰"标签

帽子的妙用

此外还有一些更为复杂的做法。在2017年的最后几个月,Steelcase将发布一款桌子,上面配有鲜艳的红灯和绿灯。红灯亮起时就表示"请勿打扰"。

但你现在也可以购买类似的设备。丹麦公司Plenom设计了BusyLight,这款"红绿灯"可以与你的日程表连接,从而根据你目前是否繁忙来切换颜色。拉脱维亚的Greynut's Luxafor Flag是一款旗形LED灯,可以粘在电脑上,然后根据你的忙碌状态变换颜色。

Plenom CEO克里斯蒂安·尤尔·詹森(Christian Juel Jesen)表示,全世界已经有1万多家公司使用该公司的产品,过去2年的销量增长了200%。后者自从2015年2月发布以来已经实现33%的月度环比销量增幅。

当然,任何人都可以设计自己的"请勿打扰"标签,但必须让周围的所有人都认可这种方式才能发挥作用。几年前,可口可乐的一位经理希望找到一种方法,既能向员工敞开自己的办公室大门,又可以告诉他们自己正在忙于处理工作。他很为自己的开门政策感到自豪,但由于不断有人走进办公室,导致他难以完成任务。于是,他给自己设计了一个"请勿打扰"标签:一顶红色的可口可乐棒球帽。如果他戴着这顶帽子,就表示不希望别人打扰——但有急事需要处理的员工仍然可以进入他的办公室。当他摘下帽子时,就表示欢迎他人来访。

Image copyright Huw Evans picture agency
Image caption 开放式办公室使很多人感到心烦意乱

效率专家劳拉·斯塔克(Laura Stack)在她的《早点下班》(Leave the Office Earlier)一书中写道,除了显眼的帽子外,这种方式之所以能够成功,关键在于那位经理告诉自己的员工他究竟在干什么。他建议整个办公室共同使用一种标签。

"跟你所在的部门达成一致,共同采用一种所有人都会使用的标签。"她写道。未必是高科技,但必须要像给隔间门安装窗帘、倒转名牌或者暂时关上办公室门一样简单。

密苏里科技大学心理学教授南希·斯通(Nancy stone)表示,可惜的是,并没有研究显示哪种标签效果最好。"还没有这方面的行为准则。"斯通说。

卡朋特表示,红绿块已经起到了很大作用。他之前的公司也使用开放式办公室,但却没有任何标签。因此,无论是否有任务要完成,大家都会一天到晚聊个不停。

"这太好了。只要把某个东西翻过来,就能让别人知道我很忙。"他说,"我需要这样的东西。"

访问 BBC Capital 阅读 英文原文

更多有关此项报道的内容