“回复全部”引发电邮风暴有何好处?

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11月初,NHS England 的84万员工收到了一封相同的电子邮件,告知他们都被加入了一个电子邮件通讯组。这其实是一名员工发送的一封错误邮件,但却一石激起千层浪。成千上万的收件人回复说:"请帮我退订。" 还有人对其他同事回复原始邮件的行为满腹牢骚。据估计,这封邮件收到的回复多达1.86亿封。

虽然这只是"回复所有"功能的极端案例,大多数人应该至少都经历过一次类似的恼人事件。汤森路透的员工应该还记得那封发送给3.3万人的邮件,那封邮件导致收件箱堵塞了整整一天。今年10月,《巴伦周刊》(Barron's)的一位编辑不小心将尚未宣布的裁员计划发送给所有员工。虽然当时没人回复,但那封邮件的内容还是令很多人感到震惊。

通常而言,"回复所有人"引发的连锁反应是电子邮件最令人烦恼的一种情况。这些内容会导致电子邮件系统超载,使得运行速度大幅放缓。倘若出现差错,甚至会令发件人陷入尴尬境地。通常而言,这些数量庞大的信息本身并没有任何价值。但这些邮件往来偶尔也会产生一些积极影响——有的公司甚至鼓励员工使用"回复所有"邮件功能,认为它可以起到积极作用。

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Image caption "回复所有"引发的连锁反应也可以起到积极作用,关键取决于人们的反应(图片来源:Alamy)

例如,小企业信用监控公司 Scorely 的两名员工几个月前就在电子邮件中爆发了一场小口角:当时有一个人对设计方案的变更提出挑战,争辩双方接着将公司9人团队中的其他成员都加入了"抄送"名单。

"这件事发生时,我正在马不停蹄地开会,但我每次打开手机都会看到相同的标题。"Scorley联席CEO肖恩·珀拉特(Shawn Porat)说,"我知道出事了。"

后来又有一名员工参与进来,他建议争论双方应该对自己的想法展开测试,而不是通过邮件相互争辩。珀拉特也认为自己应该出面平息事态,于是便给整个团队发送了回复邮件称,他感谢所有人的热情,他想请大家一起出来吃顿晚餐,共同探讨这个问题。

那天晚上,所有员工都参加了聚会,他们讨论设计问题时还谈到了公司的其他业务,气氛十分融洽。自此之后,该公司便形成了一项惯例:每两周举行一次团建晚餐。

"那封邮件引发的连锁反应完全是正面的。"珀拉特说,"如果不是因为那封邮件,我们不会一起吃晚餐,也不会因此形成这样一种团建制度。"

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Image caption 在点击"回复所有"按钮后,你是否会被所有成员记住?(图片来源:Alamy)

促进团建

多伦多舒立克商学院组织研究教授玛丽·沃勒(Mary Waller)也认为,"回复所有"可以起到积极作用。由此引发的连锁反应可以拉近团队成员的距离,但具体情况取决于人们的反应。如果电子邮件吸引人们相互发送有趣的信息,而最初的发送者也参与到玩笑中来,那就可以变成一次有趣的团建活动。

沃勒表示,有研究显示,当同事们围绕某事相互开玩笑时,可以提升创造力,减轻压力,加强团队凝聚力。虽然这项研究并没有专门关注电子邮件,但她认为这一结论同样适用于颇具幽默感的"回复所有"邮件。

"如果发件人从一开始就很幽默,之后的整件事情都会变得很有趣。"她说,"同事们会争相耍贫嘴。"

当团队面临压力,需要快速相互交流时,"回复所有"的邮件往来也很有用。一个急诊团队或许可以发送一封邮件,分析某个危重病人的状况;核电厂的员工也可以使用"回复所有"功能交流对某次危机的感想。

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Image caption 有多份研究显示,当同事们围绕某事相互开玩笑时,可以提升创造力,减轻压力,提升团队凝聚力(图片来源:Getty Images)

"就会形成一种共同的心理模式,帮助人们了解情况。"沃勒说,"最后还能变成一场对话,方便人们相互请教问题,从而演变成一套良好的信息分享程序。"

了解周围的人

人际关系和礼仪专家艾普瑞·马斯尼(April Masini)在她的网站上开辟了"向艾普瑞提问"(Ask April)专栏。她认为,"回复所有"还有助于我们了解周围的人。如果你的同事回复了一条下流的内容,或者一条有趣的信息,那你便可借此对其加深了解。

"在'回复所有'邮件中,你可以看到人的本性,既有好的,也有坏的。"她说,"虽然你或许对自己的发现感到失望,但明确一件事情终归是好事。"

很显然,当《巴伦周刊》总裁艾德·费恩(Ed Finn)发邮件透露整个《华尔街日报》公司的裁员计划时,很多人很显然失望不已,甚至出离愤怒。他从《华尔街日报》总编辑那里收到了关于自愿买断工龄的通知,并在回复邮件中询问买断工龄将对裁员产生何种影响。但此次裁员当时尚未对该公司的员工宣布。

此事对费恩而言显然十分尴尬。此事不光被很多媒体争相报道,连他本人也不得不发邮件给这些媒体,承认自己犯了个错误。

沃勒表示,幸运的是,在多数情况下,给所有人群发电子邮件所产生的唯一后果就是尴尬。然而,根据影响的严重程度不同,这种错误还有可能对发件人的职业发展构成影响。"尤其是当此事被当成一件轶事融入组织文化时,"她说,"点击'回复所有'按钮前一定要三思。"

抄送所有人的好处

米凯拉·克朗(Michaela Kron)表示,在她的公司,"回复所有"邮件始终都在发挥积极作用。当有人加入在线语言学习平台Duolingo后,CEO就会发送邮件欢迎新员工。于是,其他员工也都会纷纷发送自己的祝贺邮件,而这些内容往往都会抄送给该公司的全部75名员工。

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Image caption 这些令人烦恼的邮件往来有时候也能发挥积极作用(图片来源:Alamy)

克朗加入公司的第一天收到了40封邮件,而且几乎都抄送给了全公司所有人。她过生日当天也出现了相同的情况。虽然收到许多祝贺邮件有点奇怪,但这项传统的确巩固了该公司的企业文化。

"我们感觉就像一家人一样相互支持。"她说,"这都是通过'回复所有'邮件实现的,而且需要通过积极的方式来落实。"

所以,当你下次再碰到群发给全公司的邮件时,也应该考虑利用"回复所有"功能来施加积极的影响。发送一封积极的邮件、一条有趣的信息、一个晚餐邀请,或者干脆不要回复,无论怎么做,关键要搞清楚别人有可能对你的邮件作何反应。

"每个组织内的电子邮件通讯规则和禁忌都各有不同。"沃勒说,"在你回复群发邮件之前,应该用心感受别人对待这类邮件的态度。"

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