个性化办公桌对生产力是好是坏?

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当约翰·克劳利(John Crowley)6年前在一个电话客服中心开始一份新工作时,他可以随便在办公桌上摆放任何东西。但这如今都已经成为历史,他现在甚至连自己的杯子都不能用。

过去几年,这家公司允许员工在工作中使用的个人物品越来越少。他们禁止摆放家庭照片、植物和图画——甚至连一张纸都不能放在办公桌上。因为公司希望他能把精力集中到电脑和电话上。

意料之中的是,随着职场规定越来越严格,克劳利的工作满意度也直线下滑。"最初的几年,我工作时精力充沛,效率比最后两年高很多。"这位来自英国埃普沃思(Epworth)的作家说,"当管理层没有制定那么严格的规定时,我对工作的满意度更高。"

英国埃克斯特的 Haddington Knight 是一家专门利用科学帮助企业改善业绩的公司,其创始总经理、心理学家克莱格·奈特(Craig Knight)表示,虽然电话客服中心或许并不是对员工最友好的工作场所,但克劳利的经历并不罕见。他认为,不能在自己的办公桌上摆放孩子的照片看起来无关紧要,但这些规定却会严重影响公司业绩。

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Image caption 各行各业都有很多公司对员工可以在办公桌上摆放什么东西作出限制(图片来源:Getty Images)

他对工作场所的个性化程度展开了全面研究后发现,在隔间里摆放至少一张照片或一盆植物的员工,生产效率比得不到这种待遇的员工高出15%。能根据自己的喜好随意装扮工作空间的员工,比那些在更加枯燥乏味的空间里工作的员工效率高出25%。

各行各业都有很多公司对员工可以在办公桌上摆放什么东西作出限制,还有很多企业根本不允许摆放任何东西——这种情况往往发生在开放式办公室里。可是,既然这么做有损工作效率,还会降低员工的满意度,企业又为什么非要如此呢?这种想法一定程度上源自一些流行的管理理论:整洁的办公桌可以提升注意力和工作效率。但科学研究却给出了反证。

幸福的空间,幸福的员工

奈特表示,在工作场所摆放自己的东西能让我们更加努力地工作,因为这可以给员工带来认同感——否则,他们只会感觉自己像是一台机器上的螺丝钉。不仅如此,如果能在周围摆放自己的私人物品,也能产生更强的心理认同。"如果能装扮自己的空间,我们就会更加幸福。"他说,"我们越幸福,工作效果就越好。"

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Image caption 全世界最成功的人都用私人物品装饰自己的工作空间(图片来源:Vogue)

3名研究人员在《环境心理学期刊》(Journal of Environmental Psychology)上撰文称,对空间进行个性化装扮可以为我们赋予更强的控制力,并对周围的环境产生主人翁意识——开放式办公室尤其如此。奈特则发现,这还有利于提高工作效率。

"在原本的公共工作环境中创造一片属于自己的空间,可以进一步强化个人的积极认知和情感状态,调动更多的脑力资源,从而更好地应对隐私程度、降低产生的潜在干扰。"研究人员在报告中写道。

"完全是毒药"

如果有证据表明,个性化可以提高生产力,为什么并非每家公司都允许我们装扮自己的办公空间?

克里斯·卡特(Chris Cutter)认为,这是因为很多公司仍以权威观点看待工作。卡特是LifeDojo的创始人兼首席执行官,这家总部位于旧金山的公司专门帮助企业高管改进员工的健康和福利。"雇主天生容易形成家长作风。"他说,"这种政策就体现了这种作风。这样做可以实现标准化,提升可预测性。"

很多管理者还认为,环境越整洁,工作效率就越高。他表示,如果有人认同这种想法,就会在整个公司强化这种观念。

奈特表示,这种想法之所以盛行,是因为整洁、干净的工作场所已经成为两大重要管理理论的核心观点:六西格玛和精益管理(Six Sigma and Lean)。这两种理论认为,采用严格而且具有成本效益的方法是最重要的事情。他们希望消除所有冗余元素,因为如果这些元素都不是完成手头任务的核心元素,那就是一种浪费。这些理论在上世纪90年代非常盛行,直到今天仍被广泛应用。

"背后的逻辑在于:如果你办公桌上的一切都与工作有关,工作效率就会更高。"他说,"这么做的目的是尽可能充分利用上班时间。"所以,如果有什么东西跟工作没有直接关系,例如个人照片或其他摆设,那就会被认为分散精力。

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Image caption LifeDojo创始人兼首席执行官克里斯·卡特认为,反个性化政策反映了企业内部的家长作风(图片来源:Chris Cutter, ideamensch.com)

然而,奈特表示,没有证据表明六西格玛和类似的管理理论能够起到作用。奈特之所以决定研究个性化和工作效率之间的关系,是因为他希望更好地了解这些理论的益处。他很快发现,这些理论并没有任何好处。"所有案例都表明,这是最糟糕的工作环境。"他说,"这根本没有效果,甚至完全是毒药。"

卡特也认为这些管理风格没有效果。"基本理论是:控制力越强,越容易预测,效果就越好。"他说,"但如果仔细思考,就会发现这种想法很愚蠢。"要知道,有很多研究都表明,个性化对效率和心情都有好处——这包括很多环境,而不仅仅是工作场所——所以这种想法就显得更加古怪。

理解数据

尽管不允许员工摆放家庭照片听起来很苛刻,但老板禁止你摆放个人物品或许并非出于恶意。很多管理者接受的教育都把六西格玛当成金科玉律。

卡特的公司花了很多时间说服企业相信,个性化才能真正提高效率。有的时候,这种观点很难被人接受。所以,他通常会在公司内部找到一个明白他理论,而且能推动变革的"拥护者"。当公司看到具体的数据,并认识到这种做法对员工幸福水平和工作效率的影响时,态度通常就会逐渐转变。

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Image caption 在办公桌上摆放私人物品可以帮助我们提高效率,因为这能给我们带来认同感,否则我们只会感觉自己像是一台机器上的螺丝钉(图片来源:Getty Images)

对于那些犹豫不决的公司,他建议首先从一个部门开始。完全可以追踪某段时间的追踪效率、斗志和缺勤率等指标,然后衡量具体变化。"管理者也会询问员工是否更幸福、更高效。"他说,"看到证据后,他们就会明白。"

克劳利目前任职于人力资源软件开发公司People HR,他可以随意携带任何个人物品到公司。虽然他只在这里工作了几个星期,办公桌上除了词典还没有放太多东西,但同事们却在自己的隔间里摆放了照片、书籍、日历,甚至还有人放了一条毯子。

能够自由装饰工作场所让他明白,老板都很在意员工的幸福——员工手册上甚至明文写道,个性化可以提升积极性。这也让他愿意更加努力地工作。"这是一种解放。"他说,"这让我愿意更加努力,为公司创造更多业绩。"

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