什么是职场“个人使用手册”?

(图片来源:Getty Images) Image copyright Getty Images

20世纪90年代,伊瓦尔·克罗格赫鲁德(Ivar Kroghrud)在挪威海军当了6年军官,那段时间里,他每年8月都要跟陌生人相处。

挪威实行征兵制,所以克罗格赫鲁德每年都要接触一批新兵。通过在不大的巡逻船上长期共事,大家很快就能相互熟悉,还能了解彼此的特点和怪癖,摸索出在一起共事的最佳方式。后来,他进入商界后发现情况完全相反。

2000年,家住奥斯陆的克罗格赫鲁德创办了在线调查和数据公司QuestBack,但令他震惊的是,了解自己的同事竟然那么困难。接下来的10年,这家公司不断成长,员工总数已经超过300人——由于人数太多,有的人他甚至连名字都叫不上来,就更不知道他们的个性了。

Image copyright Getty Images
Image caption 有的公司要求员工写下"个人使用手册",希望能够帮助同事了解不同人的工作方式(图片来源:Getty Images)

"想要在企业里真正了解某个人,需要花费很长时间。我对此既好奇又困惑。"克罗格赫鲁德说,"如果通过共事来了解彼此,那就势必产生问题和冲突。"

2011年,一位教授在伦敦商学院参加一次会议时无意间提到了"个人使用手册"(personal user manual)的想法,克罗格赫鲁德认为这或许可以解决他的问题。回到办公室后,他起草了一页的文档,阐述了他人与之共事的最佳方式。文件指出了他自己喜欢和厌恶的事情,以及他对自己员工的期望。例如,他喜欢深思熟虑,从容应对,即便是当他人希望他能直接制定决策时也不例外。

这种做法立刻获得了令人鼓舞的反馈,同事们都认为,这让他们得以更加有效地了解与之共事的方式。自那以后,他鼓励自己认识的所有人都制作这样一份"个人使用手册"。

对某些人来说,个人使用手册的想法似乎是一种在职场中与人相处的高效方式。但对其他人来说,这似乎更像是半真半假的打官腔。但使用个人使用手册的企业表示,在这的确是一个帮助同事彼此相处的工具,毕竟在当今时代,很多人都会在家里工作,无法在茶水间相互认识——甚至不愿在社交媒体上相互联系。

不过,如果你也想写一份自己的使用手册,那就需要了解几件事情。

知己知彼

个人使用手册的想法是在拉里·斯泰贝尔(Larry Stybel)等着参加一场既定会议时冒出来的。那是2003年,身为猎头兼波士顿公司Stybel, Peabody & Associates联合创始人的斯泰贝尔当时正在利用空闲时间阅读新手机的说明书。

Image copyright Getty Images
Image caption "如果通过共事来了解彼此,那就势必产生问题和冲突。"伊瓦尔·克罗格赫鲁德说(图片来源:Getty Images)

他突然想到,如果给他招募的每个高管都配上一份说明书,应该很有用。作为尝试,他先给自己写了一份使用手册。随后,他相信这可以帮助人们了解彼此,于是要求他招募的每位高管都写一份自己的使用手册。

久而久之,斯泰贝尔发现这种手册有助于揭示一名高管的个性。不仅如此,下属也可以找到与之合作或规避矛盾的最佳方式。例如,有一位大学教授就鼓励同事约在办公室跟他见面,而不要在他走过大厅时去找他,因为他喜欢利用那段时间思考。还有一位首席执行官承认,他知道自己经常讲相同的战争故事,所以他的使用手册鼓励下属在他开始重复老故事时打断他。

"这极大地降低了新招募的高管所产生的不确定性。"斯泰贝尔说,"不仅如此,这还有助于提升他们成功应聘新职位的概率。"

积极采纳

最近,个人使用手册成了高管会议上热议的话题之一,已经有一些科技公司和创业公司要求员工制作这样的内容。

IT平台 BetterCloud 创始人兼首席执行官大卫·波利蒂斯(David Politis)去年在一次会议上学到了这个办法。在一场活动中,演讲者要求听众当场写下自己的个人使用手册。

"令我惊讶的是,当我环顾四周时,"他说,"发现所有人都低着头飞快地书写。我意识到可以把这个想法带回公司。"

两个星期后,他举行了一场会议,要求自己的员工都写一份自己的使用手册。他建议他们使用一系列标准问题,包括:"跟你沟通的最佳方式是什么?"以及"你喜欢如何获得反馈?"最终的内容都会发布在一个共享文件夹里,公司的所有人都可以阅读。波利蒂斯也在社交媒体上发布了自己的使用手册,甚至给自己的岳父母发送了一份副本。

这些使用手册解释了办公室里长期隐藏的一些问题背后的原因。例如,该公司首席财务官在他的个人使用手册里表示,他喜欢在坐地铁上班前早起工作。而他的一位同事则透露,他喜欢晚上熬夜工作,这便很好地解释了他们二人之间的邮件和回复为何经常出现延迟。

波利蒂斯披露,当他在会议中沉默时,员工不应该感到担心,因为这表示他全部听进去了。

Image copyright Getty Images
Image caption 在职场中使用个人使用手册的人表示,此举有助于解释同事之间长期存在的问题(图片来源:Getty images)

"现在总是能听到人们引用他们的使用手册。"波利蒂斯说,"参加会议时有人会说,'我把会议安排在早上7点,因为我看到你的使用手册说你喜欢早上开会。'"

信息过多

个人使用手册的概念并非没有弊端。作为这种模式的创造者,斯泰贝尔警告称,永远不要强制员工制作个人使用手册,因为这会形成一种侵犯。在日本这样的国家尤其如此,那里的人很少在工作场合讨论个人习惯。

人们往往还会在手册中填写一些不太真实的信息,包括"我最大的缺点就是工作太努力"这样的陈词滥调。波利蒂斯针对这种情况给出了一种简单的解决方案:"如果首席执行官率先对员工坦诚相见,下面的人也会效仿。"

纽约组织心理学家兼高管教练本·达特纳(Ben Dattner)表示,对于可能没有机会跟同事见面的远程工作的人来说,这种工具很有帮助。

但他也警告称,如果老板的使用手册有错误,就有可能蕴含危险。你的上司可能在使用手册里自称他喜欢被人挑战,但当他因为你这么做而训斥你时,你就会发现事实并非如此。

他还补充道,还有人担心使用手册可能对自己不利,尤其是当你可能暴露过多信息时。如果你在使用手册中披露自己不喜欢早晨开会,那么喜欢早起的老板可能会说:你需要适应环境。

Image copyright Getty Images
Image caption "现在总是能听到人们引用他们的使用手册。"BetterCloud首席执行官大卫·波利蒂斯说,他要求员工公开自己的个人使用手册(图片来源:Getty Images)

"从某种意义上讲,这种做法也有不足,所以你在制作使用手册以及选择给予别人多大信任时,需要保持一份谨慎。"达特纳说。

然而,克罗格赫鲁德发现,如果措施得当,个人使用手册的确可以方便新员工了解同事。他并没有在现在的公司MagicGarden里提出这种要求,这是一家专门帮助创业公司发展业务的企业。但克罗格赫鲁德仍然保留了他当初制作的那份使用手册,偶尔还会更新。

"正是这些怪癖使人成为了人。"克罗格赫鲁德说,"使用手册只是一种发现怪癖、理解同事的捷径。"

访问 BBC Capital 阅读 英文原文

更多有关此项报道的内容