不再使用电子邮件 他们是如何办到的?

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给奥迪·张伯伦(Audie Chamberlain)发电子邮件的人或许会惊讶地发现,他总是在休假。

这是因为过去两年来,他始终用自动回复功能让那些发邮件给他的人用短信跟他联系,或者把邮件发给他的搭档。

但他在工作上并没有懈怠。身为美国公关公司Lion & Orb的首席执行官,张伯伦早已戒除电子邮件。你没看错,张伯伦的确不再使用电子邮件了。

相反,他通过短信或电话来完成很多沟通——甚至连工作也不例外。他有两部手机,一部用来上网社交和拍摄照片,另外一部则用来发短信和打电话。

结果是:他几乎可以脱离笔记本电脑工作。"实在是太自由了。"他说,"我感觉这样可以腾出很多时间让我思考问题,还能开展很多有意义的对话。"这也对他的客户有利,因为他只要醒着,多数时候都可以查看和回复短信或电话。

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Image caption 我们每天都被淹没在电子邮件里,这降低了我们的工作效率(图片来源:Alamy)

我们很多人都梦想着摆脱电子邮件的收件箱——甚至用电子方式炸掉它。而有趣的是,很多人真的在践行这种想法,有的彻底弃用电子邮件,有的则特意在几个小时内隔绝这种沟通方式,限制自己查看电子邮件的次数,或者引导人们通过其他方式与之联系。

"我确定电子邮件并不紧急后就会忽略它。"42岁的纽约网络开发者穆布斯·伊克巴尔(Mubs Iqbal)说他过去一年开始尝试将Slack、Hipchat和Facebook Messenger混合起来,作为自己与同事和朋友沟通的主要手段。

那些放弃电子邮件的人说,这种想法的目的是为了抽出更多时间从事其他工作和沟通事项。事实上,加州大学欧文分校教授格洛丽亚·马克(Gloria Mark)表示,电子邮件使用量越大,生产力越低,压力也越大。马克曾在2014年以首席作者的身份针对这项研究发表了一篇论文。

个人安排

虽然文案公司Talking Shrimp创始人劳拉·贝尔格雷(Laura Belgray)并未完全放弃电子邮件,但她却尝试根据自己的安排来回复信息。在今年1月参加了一个生产力研讨会后,家住纽约的她现在每个工作日都会等到上午11点再去查看邮件,周末则要等到中午再查看。每天与电子邮件绝缘的两个小时都会用来专心致志地写作。贝尔格雷表示,回复电子邮件"会彻底分散你的注意力"。

需要明确的是,收发短信也会像电子邮件一样分散精力,但伊克巴尔表示,回复的内容可以更短,也不必那么正式,因此处理起来速度更快。

转向即时通讯工具使得他不必非要快速回复邮件,也不必时刻打开收件箱。"电子邮件现在更像是一个聚合工具。"伊克巴尔说。尽管每天还是会查看一次收件箱的主题,但他往往会通过即时通信软件回复。

缺点犹存

并非所有人都需要永久启用电子邮件——很多人也做不到。36岁的作家乔·皮亚扎(Jo Piazza)表示,单纯抽出一段时间不再回复邮件有助于理清思路,她就在去年的图书项目即将到期时暂时放弃浏览收件箱。

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Image caption 很多人都希望不再用电子邮件(图片来源:Alamy)

为了与发件人保持联系,皮亚扎设置了自动回复邮件,告知对方她会在傍晚或第二天早晨回复邮件。这种方式使之可以在工作日期间不受打扰地写作,不必费力管理数十封邮件,有的是关于她的数字咨询公司,有的则来自朋友。"我原本感觉我必须在收到邮件后就开始处理。"皮亚扎说,家住美国旧金山的她写了一本名为《婚姻之道》(How to Be Married)的书。

起初,皮亚扎的朋友和商业伙伴会跳过自动回复,转而通过短信或Facebook与她联系。"有的人会直接忽视信息,通过短信跟我联系。"她说。

但她表示,一段时间之后,多数人都明白,她并不希望立刻回复。

现在,她会在夜间回复多数邮件,但也会使用Boomerang应用帮助自己规划电子邮件的日期和时间。皮亚扎喜欢在上午发送邮件,那时候多数人都在工作,因而不会打扰到别人。她表示,这一过程"让我对电子邮件的使用方式有了更深入的思考。"

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张伯伦表示,那些尝试摆脱电子邮件的人应该为由此产生的副作用做好准备。在他最初决定不想登录电子邮件时,自动回复会告诉别人,他"已经不再使用电子邮件了",而没有引导他们通过其他方式与之沟通,从而导致部分客户感到困惑,甚至产生了不良影响。

"人们对我不再使用电子邮件感到很震惊。"他回忆道。

他目前在自动回复里面使用了更加委婉的词汇,而且会把邮件转给自己的同事,这种方式显然更加合适。他2015年印制的名片也删除了电子邮箱,而是代之以可以收发短信的手机号码。

在使用了一年的自动回复后,皮亚扎表示,她收到的邮件减少了,因为生意伙伴都预料到她会延迟回复。即便并未经常弃用电子邮件,这次实验仍然给她带来了长远的利益。"经过一段时间的适应,他们几乎都会向我发送效果更好、效率更高的电子邮件。"她说。

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