硅谷科技大腕如何应付忙碌日程?

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如果你想接受Pinterest工程负责人范丽(Li Fan)的求职面试,那就要等到星期五。

范丽把不同的会议安排在每周的不同时间进行。星期一用来举行大型小组会议,星期二则进行面对面沟通,星期三和星期四处理特别要求或各种各样的月度会议。

为什么要这么做?她希望在接受新任务时缩短调整状态所花费的时间。"这让我在从一个会议前往另一个会议时可以少花些时间来适应新的环境。"她说。

对范丽来说,这种策略至关重要。由于这个拥有数十亿张图片的网站制定的项目日期都很紧张,所以,范丽努力让该公司旧金山总部的450多名软件工程师都能与她取得联系。她不断更新手头数十个项目的最新进度,所以每天都会安排几段不间断的时间,每个月还会安排几次"什么都能问"的活动,跟员工展开交流。"我从来都不希望自己变得过于忙碌,而无法针对产品、业务和职业发展进行交流。"

范丽并非个例,像她这样通过各种各样的策略让自己每天的生活井井有条的人还有很多。对于一些全世界最忙碌的人来说,使用安全可靠的方法来规划日程安排,对提升绩效至关重要。虽然像他们这样的大忙人可能有助理、家庭帮佣和随着他们调整的工作日程,但参考他们如何安排复杂的工作日程,的确可以帮助我们充分利用时间。

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Image caption Pinterest的范丽一边要不断应对各种项目,一边还要与上百人的团队保持联系(图片来源:Jeff Cable)

空白时段

Squarespace首席执行官安东尼·卡萨雷纳(Anthony Casalena)努力让自己每天都有超过一半的时间没有任何任务要做,他还专门在日程中安排了一些空白时段。

这些没有分配的时间段可以用来适应紧急会议或任务,而不必因为意料之外的安排扰乱自己的节奏。为了让自己的安排有条不紊,卡萨雷纳使用了色块化设计的谷歌日程表来规划自己全天的日程。这样一来,他就能轻易看到那些急需填补的缺口。他还会给自己发送提醒邮件,然后将其添加到在线日程表里。

不光是办公室,卡萨雷纳表示,他在工作之外的很多个人生活也都实现了自动化,包括洗衣和清洁服务、外卖和其他家务活。在工作中,他会以小时为单位保证自己的状态有条不紊。值得一提的是,他并没有个人助理。

隔绝干扰

对有的人来说,难点在于对抗各种各样的干扰因素——包括面对面的对话或电子邮件——这些因素都会传递出错误的紧迫感,从而占据你一整天的时间。

对卡萨雷纳来说,"收件箱归零"的做法——到了每天结束的时候,确保剩余的电子邮件都已经清理完成——使之可以不必淹没在大量未读邮件中。相反,一个空空如也的收件箱可以帮助他更好地控制自己的日程安排。"有一些流于表面的结构。"他说。

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Image caption 对有的人来说,收件箱归零只是一个传说,或者是一个很久以前就被放弃的目标,但Squarespace的安东尼·卡萨雷纳却每天都在努力达成这个目标(图片来源:Squarespace)

为了达到收件箱归零,他会在会议或任务间隙处理电子邮件。他不会让电子邮件堆积成山,而是会每小时查看几次邮件,然后在Gmail应用中删除、回复,或者存档,以供日后跟进。

到一天结束时,他会确保自己的收件箱里没有未读邮件。在亲自处理各种任务时,他会安排一些"专注"时间,不再关注手机。"我不会神经质地盯着手机不放。"他说。

尽可能利用吃饭和通勤时间

对旅行网站GuestToGuest和HomeExchange的首席执行官伊曼纽尔·阿诺德(Emmanuel Arnaud)来说,由于家里有3个不到7岁的孩子,所以他无法在办公室里待到很晚。

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Image caption GuestToGuest的伊曼纽尔·阿诺德选择骑车上班时打电话,这样就不必因为在地铁上打电话而骚扰车厢里的其他乘客了(图片来源:GuestToGuest)

他在巴黎的办公室里管理加州和克罗地亚的团队,由于跨越时区,因此保持有条不紊的状态就显得至关重要。为了充分利用离开家的每一分钟,阿诺德开始放弃公共交通工具,改为骑车上班。他可以在骑车时跟同事或董事会成员通话。"当你的身体处于运动状态时,就更容易展开对话。"他补充道。

阿诺德还会利用午餐和早餐时间开会。在这些正常的休息时间进行面对面的交流或电话沟通,使之可以在进入办公室之后集中精力关注战略项目。

为了在全天的工作中满怀激情,阿诺德回到家后会放慢节奏。他回家之后从来不接电话,也不查看邮件,只会从事那些准备努力完成的项目,例如给董事会做的展示,或者其他"需要集中精力,不能被人打扰的"情况。

"打了就跑"

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Image caption 作为一个内向的人,eHarmony首席执行官格兰特·兰斯顿需要在会议间隙流出一段独处的时间,好给自己充电(图片来源:eHarmony)

在任务间隙留出一些沉思的时间,可以帮助eHarmony首席执行官格兰特·兰斯特(Grant Langston)保持一整天的注意力。作为这家加州约会网站的领导者,性格内向的他经常发现,连续召开的会议令人感到精疲力尽。

但他没有因为要持续不断地与人沟通而丧失注意力,也没有因此感受到压力,而是在每天早晨留下一段独处时间。他还会在每天的会议间隙再留出两段休息时间,以便实施他所谓的"打了就跑"的策略。

休息时,兰斯特仍会关注工作上的任务,但不会跟别人交流。"我必须确保自己回来时能有20分钟安静一会儿,或者看看书。"他说。自从担任首席执行官之后,他就开始采取这种策略。"我手里拿着纸和笔,呆在那里思考事情——我不是在消耗精力,而是在体内生成精力。"

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