长时间出差在旅途上办公的诀窍

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Image caption 一路奔波的生活。

3月初,我出差了一个星期。那种体验简直就像一场旋风之旅。其中有两天时间,我每天都要辗转3座城市,另外两天则要每天辗转2座城市。我此行的目的是参加董事会议和董事委员会会议,还要进行几次谈判,并参与几场私下讨论。这一路上,我见了很多人,使用的交通工具有汽车、火车、飞机、轮船和巴士(谢天谢地,没有气球)。

保持连续行程是一场挑战,而保留每次会议的文件和信件同样并非易事。最重要的是,我需要在出差的路上保持生产力。时间不等人,我必须按时完成工作,而类似于“我被困在飞机上了”这样的借口根本行不通。

在出差途中保持生产力是一门艺术——合适的工具和技术也能有所帮助。以下是我和其他忙碌的高管在出差路上合理安排生活的一些方法。

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谨慎地分享:我喜欢社交媒体,但我不会把所有行程内容都分享到上面。不加节制地过度分享可能泄露商业机密,甚至有可能对人身安全构成威胁。我关闭了社交媒体上的定位功能,我也不会在参加非公开会议前发推文。有时候,当我到达一座城市后,甚至不会在那里通过Facebook或LinkedIn更新信息,因为这样做有可能暴露行踪,让人们猜出我到那里是去参加秘密交易或谈判,从而暴露商业机密。有时候,尽管我在目的地城市有一些朋友,但出于这个原因,我却不能告诉他们我在那里。

在路上开会:有时候,无论你身在何处都要想方设法安排会议。如果我正飞往罗马,但却需要会见一个身在慕尼黑的人,我就会安排在慕尼黑短期停留一下,以便我们能在机场见面。几个月前,我的两个会谈对象也在飞来飞去,所以我们相约在法兰克福机场会面。沟通了几个小时后,我们又各奔行程。

创造一片净土:我旅行途中都会带上降噪耳机和耳塞。如果没有按时完成工作,你可能会找各种各样的理由,例如,我邻座的人不停地聊天,或者我酒店房门外有人在开派对。但没有人愿意听到这样的借口。我必须随时随地给自己创造一片工作的净土,这需要借助一些有趣的方式。当我在火车站候车室里用衣服蒙着头,好给一段马上就要使用的视频录制画外音时,我完全可以想象周围的人有何反应。衣服和手机组合到一起,就成了一个移动录音棚。当然,千万不要忘记自己是在公共场所工作,正如我前文所说:大声谈论交易内容可能会面临风险。

延长线:我总是在行李中放一根延长线。我曾经住过一家酒店,房间里的唯一一个插座位于浴室,所以很不方便。在多数火车上,每个座位上只有一个插座,但我有3台设备需要充电。另外,我总会给延长线配上一个多国转换插头。

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文档电子化:只要有可能,我从来不带任何纸质文件。我总是让别人通过电子邮件或者链接给我发送文件,这样我就能下载下来。我上一次出差开了好几场董事会议和董事委员会会议,如果我随身携带所有的纸质文件,那肯定得多带一个行李箱。幸亏各大公司的董事会都在顺应电子化趋势。所以,对于原本需要通过快递邮寄的文件来说,电子化如今已经成为常态。当我不能获得电子文档时,我会把自己关心的文件拍成照片,然后保存到笔记中。所有文件都加了密码,而且只要设备支持,我都会使用指纹识别,以此确保文件安全。

备份:对于经常出差的人来说,云计算的确是一大福音。我总是担心丢失信息,所以我会使用几个不同的备份系统。我使用Evernote做笔记,汇总董事会的文件,还会用它给我的专栏写草稿——一切都会保存在里面。我使用Dropbox备份照片和文档,OneDrive也发挥了同样的作用。如果碰上十分重要的文档,我有时候甚至会给自己发送附带文档的电子邮件。

按时离开:我有一次错过了飞机,原因是我在机场候机室里工作时忘记了时间。

现在,我会采取很多预防性措施,避免错过各种安排。我早晨起来通常会设好全天的闹钟,告诉我何时离开酒店,何时去大门口,何时离开会议。这样我就能为下一项活动预留充足的时间。这就能避免因为担心错过时间而不停地看手表或手机(很多与我打交道的人都会认为这是不礼貌的行为)。

露西·马库斯是一名获奖作家,还是多家组织的董事长和非执行董事。她还是Marcus Venture Consulting公司的首席执行官。

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(责编:友义)

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