换个脑袋 让我们更高效地工作

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设定最后期限对我来说绝非易事。不管我为自己完成任务预留了多少时间,在最后期限临近时我总是会手忙脚乱。

我知道我在一个优秀的公司里工作,这里全都是做事拖延的人。但最近,我已在尝试让自己用更少的时间完成相同的工作量。为了提高效率(并且减少拖延),我已经下意识地为工作设定更严格的最后期限。一小时的电话现在在30分钟内打完。过去要三天才能完成的写作任务,现在必须在两个半小时内完成。我用日历闹钟提醒自己开始进行下一个工作任务。

费城互联网优化公司Trinity Insight的创始人克雷格·史密斯(Craig Smith)表示,对于大多数工人而言,通过缩短最后期限来处理重复任务是提高生产率的一个窍门。去年,史密斯尝试将某项目的最后期限提前了一周,该项目是一个由17名员工组成的团队负责的。结果发现,他的长期员工没有超过项目最初分配的额外时间。他说:“工作越熟悉,就越能挑战极限。”

但我发现,如果工作中可能重复的是过程(采访、研究、写作、编辑、交付)而不是内容(每次这都是一个新主题),就没那么容易了。有时候,只需设定一个更严格的期限,当我按照最后期限来工作时,更容易保持高效。但更多时候,我发现自己没法满足这样的期限,比如,在电话采访过程中,采访对象侃侃而谈,这种情况下要想在第31分钟挂掉电话是很难实现的。这时工作(不可避免地)耗时稍长,然后我觉得自己像是失败了。

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诚然,假设最后期限不是一个新概念。60年前提出的帕金森定律就提到这样的观点,工作负荷会膨胀,占满完成工作可用的所有时间。反过来,任务也可以占用你尽量少的时间。

这在理论上意味着任何人应该都能加快速度,应对充满较短最后期限的日程表。但我们都已看到实践中的情况。结果通常不太好。

结果证明,可能不是最后期限本身的问题,而是我们试图欺骗自己在不手忙脚乱的情况下完成工作的方式问题。设定更短的最后期限是一门艺术,它不像我想象的那样简单。

在某次采访布兰得利·斯塔茨(Bradley Staats)时,他告诉我说,故意设定合理的较短最后期限有很多好处。斯塔茨是美国北卡罗莱纳州凯南-弗拉格勒商学院的副教授,他研究了学习和效率行为科学,那次采访他时我分配了25分钟(比过去少5分钟)。

斯塔茨说:“通过限制我们自己,我们强迫自己完成它,并且我们经常会简化事情并在没有问题时走捷径。”当然,设定更严格的限制可以让工人(包括我自己在内)有纪律意识和自我控制意识。他补充道:“我们可能低估了我们可以从中得到的好处。”

虽然从长远来看,制定一个最后期限全部缩短的时间表徒劳无益,因为它不会留出“偷懒”时间,但所谓被浪费的时间可以帮助我们想出创新理念和解决方案,斯塔茨解释说。

他说:“如果没有这种懒散,我们看到的创造性和创新可能会变少。但我们[通过快速工作]牺牲的东西对于效率或解决方案可能非常重要。”

中庸之道

奥斯汀媒体战略家、《逆境才是正路:将考验转变为胜利的永恒艺术》(The Obstacle Is the Way: The Timeless Art of Turning Trials into Triumph)一书的作者赖安霍·霍利迪(Ryan Holiday)表示,关键是要找到平衡。

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霍利迪可以实现写作与创意机构日常工作任务之间的平衡。他的整个日程表都围绕着设定严格最后期限的想法。但时间段更灵活,用某些类型的工作填补时间段,但并不是像在表上列出一件事需要30分钟、另一件事需要45分钟这样简单。

在家工作的时候,霍利迪利用前半天长时间工作,包括写作或头脑风暴,没有严格的时间限制。午饭后他集中处理最后期限较短的任务,包括电话、会议,并留出时间来回复电子邮件,保持在30分钟的增量内。早晨处理最重要的事情,让他可以通过为简单任务设定的较短最后期限来激励自己。

但对于耗时较长的项目来说,特别是那些不设定期限就好像永远也完不成的创意项目,设定最后期限很重要,霍利迪说。霍利迪说:“通过设定短期最后期限,你不会被无尽的可能性搞得精疲力竭。”为任务制定更严格的时间表也会给人带来一种成就感(从我的日常待办事项列表中删除任务时,我会有这种感觉)。

最重要的是,不要把最后期限设得太紧。在设定较短的最后期限之前,了解任务通常需要多长时间(例如 Rescuetime.com 或 Toggl 应用等在线工具)。因为我们大多数人都在重复类似的任务,了解这些任务通常需要多长时间可以容易地设定更准确的最后期限或减少你认为过于充裕的时间。

斯塔茨建议我为初始任务设定紧迫的最后期限(例如某篇故事的第一稿),然后用更宽泛的时间来对作品进行审查和分析。这不仅仅适用于写作,还适用于更广泛的领域。例如,在科技领域,程序员在首轮编写代码时可以设定一个较短的最后期限,然后用更宽泛的时间来编辑和完善,他说。

当然,关于是否设定更严格的最后期限,这个问题有点麻烦。斯塔茨说,如果你知道预期结果,设定较短的时间限制很划得来。“有些人需要了解他们正在尝试完成的任务是什么”,以便更好地控制它所需要的时间,他说。

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(责编:友义)

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