日本人的开会方式是最好的吗?

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Image caption 在日本,会议都会准时开始,而且会严守时间和议程安排。

如果你想在芬兰的会议上阐明自己的观点,那就要保持安静;要给对方充分的时间来思考。当然,这种方法也并不适用于所有地方,加拿大就是其中之一。

随着越来越多的人开始跨越文化和地域的界限开展业务,每一次会议似乎都充满了神秘感。长时间的沉默、无所事事的闲聊、严肃冷峻的表情,在不同文化中究竟意味着什么?

如果不了解内情,就很容易犯错。

Integreon是一家专门从事外包和法律服务的巴黎咨询公司,该公司首席执行官罗伯特·高吉尔(Robert Gogel)表示,在自己国家司空见惯的举动在其他地方可能就代表完全不同的含义。例如,虽然在北美和欧洲开会时接打电话可能是一种无礼的行为,但某些中国商人对此却习以为常——他们中有很多人都会拿着好几部手机参加会议。

“在会议刚刚开始的两分钟时间里,你既有可能赢得对方的信任,也有可能失去对方的信任。”高吉尔说。

最好提前做足准备,以便能够在谈判开始前迅速聚焦一些文化怪癖。“你至少要了解当地客户。”高吉尔说,他的工作时间多数都要在亚洲来回穿梭,拜访客户。

以下是针对不同国家总结的5条经验法则,你可以借此更加从容地应对下一次国际会议。

严格遵守计划

适用地区:德国、奥地利、日本

我们都参加过议程松散的会议,有的会议甚至根本没有议程。这些会议不会按时举行,会议进行过程中也总会不断有人进进出出。但在这些国家却不会出现这种情况。Do.com是一个在线会议平台,该网站创始人詹森·沙阿(Jason Shah)表示,该平台的日本用户比其他任何国家的用户都更有可能制作详细的会议安排,并在会议开始前分发相关文档。

“日本人非常清楚会议还剩多少时间,绝对不会超时。”家住旧金山的沙阿说。他们都认为你会在开会前仔细阅读书面材料。他还补充道,如果一场精心策划的会议超时了,这场会议可能会被视作没有效率。由于与会者可能被人认为效率低下,最终可能产生负面结果。

总部位于美国加州红木城的跨文化沟通公司Global Context创始人斯图尔特·弗雷德曼(Stuart Friedman)表示,德国人和奥地利人也有着类似的习惯。在美国,细致规划的会议如果超过了规定时间,可能意味着人们对会议主题很感兴趣。但如果是在德国,会议一旦超时,人们就会认为与会者的沟通效率低下。

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Image caption 在有些国家,人们会根据自己的安排参加或离开会议。

不要考虑头脑风暴

适用地区:中国大陆、台湾、马来西亚、新加坡

改变主意或就一个话题展开辩论有违中国传统的“面子”文化。也就是说,应该尽量避免任何可能令人尴尬的错误或行动。嘲笑有趣的答案,指出潜在的错误,或者直言不讳地回答问题,都会令整场会议偏离轨道。

在中国开会时不会有头脑风暴。

在很多亚洲国家,会议通常都会预设一个理想的结果,没有给新的方向留下太多空间。提前知道会议的结果可以避免与会者发生冲突或争论,但对西方人来说,这种体验却很怪异。

“有些人之所以愿意坐飞机去参加会议,是希望能有一个头脑风暴环节。但在中国开会时却不会有头脑风暴。”弗雷德曼解释道。

接受干扰

适用地区:意大利、法国、西班牙

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Image caption 有些会议本身就令人尴尬。

当慕尼黑的帕斯卡尔·索伯尔(Pascal Soboll)会见意大利或西班牙客户时,他不会再因为他们迟到或早退而生气。相反,身为创新和设计公司Daylight Design的总经理,他知道对方(以及法国某些地方的人)不会全程参加长达3小时的会议,而是会根据自己的计划决定参加或离开的时间。

他们往往变化无常。

“人们会心血来潮地改变计划。”索伯尔说,“他们往往变化无常。”

对索伯尔来说,这意味着要调整他作为一个德国人对客户行为的预期。不能奢望对方耐心听完他的全部阐述(通常是分析公司现有的战略),他会尽可能方便他们根据自己的需要出席会议。他还补充道,错过了某些内容的人之后可以回顾和询问问题,避免漏掉信息。

不要闲聊

适用地区:芬兰、瑞典

在美国,聊聊天气状况或最近的体育比赛等不相关的内容,可以有效缓解紧张氛围。然而,芬兰和瑞典等国却不接受这种暖场方式。在那里,讨论与会议无关的内容会被视作打乱已经正式确定的议程,所以是在浪费他人的时间。

在某些国家,对话过程中会出现长时间的停顿。

包括芬兰在内的某些国家,对话过程中会出现长时间的停顿,这会令其他国家的人感觉出现了令人尴尬的冷场。但不要试图用闲聊或其他方式打破这种状态。弗雷德曼表示,在北欧的部分地区,商人们比较喜欢在对话中穿插长时间的停顿(有时会长达1分钟)。

Image caption 在德国,很难判断一场会议进行得如何,也没有人会说他们欣赏这个作品。(图片来源:Getty Images)

他们会利用这段时间梳理对方传递的信息,不希望被打扰。但习俗上的冲突导致人们很容易在会议中不相信对方,所以必须要牢记这项差异。

“美国人总是喜欢打破沉默,导致芬兰人不信任他们。”弗雷德曼举例说,“如果芬兰人突然沉默了,我们也会琢磨他们正在找什么借口。”

解码反馈文化

适用地区:韩国、德国

当索伯尔前往首尔参加商务会议时,首先明确桌子对面的人之间是什么关系,便可预料自己能够得到什么样的反馈。首先发言的是级别最低的团队成员,而决策者通常会最后发言。他补充道,反馈顺序成了一种形式,可以帮助与会者明白每个人的表态所占的分量。

从这一点来看,德国的会议同样令人感觉很冷酷。通常都无法判断事情进展得如何。“德国客户不会称赞你,也不会欢呼雀跃。”他说,“没有人会自发地表达他们对这个作品有多么欣赏。”

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(责编:林杉)

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