你知道如何收发和处理电子邮件吗?

Image caption 有些患有电子邮件焦虑症的人甚至会因此失眠(图片来源:Getty Images)

丹尼·加西亚(Danny Garcia)希望你能尽快回复他的电子邮件。如果对方拖得时间太久,就会令他感到焦虑。他甚至会因为一心想着你会在何时回复邮件而失眠。

加西亚总为收发电子邮件而焦虑。他在纽约担任Stacklist营销运营经理,这家网站专门罗列各大企业的首席执行官在日常业务中使用的应用App和工具。当他按下“发送”按钮后,内心便开始惴惴不安。

Image caption 聊天软件和Facebook点赞文化营造了一种环境,导致我们期待着对方能够立刻回复(图片来源:Getty Images)

这或许有些极端,但实际上却并不罕见。等待别人的答复有时候也会引发焦虑。由于收件箱里每天都有数百封邮件,所以几乎不可能立刻回复每一封——有的甚至根本不会回复。

很多研究都表明,收件箱里的未读邮件过多会令人紧张——一项研究发现,一天到晚不停地收到电子邮件提醒,并在早晨和晚上查看电子邮件,会增加人的焦虑水平。但并没有统计数据或研究表明,当人们的电子邮件未获对方答复时,究竟会引发多大程度的焦虑——至少美国心理学协会的信息表明,没有一篇论文如此标榜。

缺乏控制

多伦多大学士嘉堡校区组织行为学和人力资源管理教授茱莉·麦卡锡(Julie McCarthy)表示,缺乏对自己所处环境的控制和不确定性会引发这种极端的电子邮件焦虑情绪。

“你无法控制对方何时回复邮件,除此之外,他们回复的内容也存在一定的不确定性。”她说。

另外,聊天软件和Facebook点赞文化也营造了一种环境,导致我们期待着对方能立刻回复。如果没有得到及时满足,便会产生焦虑。至少在聊天软件里,你经常可以看到对方是否在输入内容。但当你发了电子邮件,有可能石沉大海,你无法知道到底发生了什么。

你应该等待多久?根据以色列的两位大学教授的研究,50%的电子邮件会在发出后大约两小时内收到回复。你的电子邮件有80%的概率会在29分钟内收到回复。

己所不欲,勿施于人

不要着急:麦卡锡表示,尽管很难知道对方为何没有回复,但收件方不太可能完全对你的邮件置之不理。他们可能忙于工作,也可能试图脱离工作,与家人待在一起——你可以回想一下自己是否经常出现这种情况——也有可能是他们忘记回复了。尽管加西亚很焦虑,但他表示,由于手头的事情太多,他自己也经常忘记回复别人的信息。

Image caption 丹尼·加西亚对电子邮件感到焦虑,尤其是当对方迟迟没有回复时(图片来源:Danny Garcia)

在加西亚的办公室里,所有人都会尽力回复当天的所有电子邮件。但在公司的首席执行官因为加西亚没有回复她的电子邮件而感到懊恼后,她开始要求加西亚向她发送“已读回执”。专家认为,收件人的这种做法可以帮助发件人缓解焦虑情绪。加西亚也意识到这种颇具讽刺意味的情况。

“我所犯的错误恰恰就是平时令我感到焦虑的事情。”他说。

即便是当人们将注意力转向收件箱时,他们通常也有大量信息需要阅读。国际通讯研究公司The Radicati Group的报告发现,2014年平均每人每天收发121封与业务相关的电子邮件。这一数字到2018年有望增至140封。试想,如果每封邮件需要1分钟的阅读时间和1分钟的回复时间,那么每天光是阅读和回复邮件就要花掉4个小时。

《生产力项目》(The Productivity Project)一书的作者克里斯·贝利(Chris Bailey)每天收到的电子邮件最多达到500封,其中很多都是公关公司的宣传材料。所有被他称作“自私邮件”——无法为他提供任何价值的邮件——几乎都会立刻被放到垃圾箱。他表示,如果你发送的就是这种邮件,但却想提升对方回复的几率,就应该让邮件内容更加个性化,而且要表现得更加重要。

“收到一封电子邮件时,我做的第一项决定就是我是否会处理这条消息。”贝利说,“我会对邮件进行归档。”

他还有两个电子邮箱,一个是提供给工作关系密切或者他很愿意快速回复的人,另外一个则提供给其他人。多数邮件都会发送到后一个收件箱,但他每天只会在下午3点查看一次。他会花费大约1小时的时间回复尽可能多的邮件。他表示,这种双邮箱模式大幅缓解了他的电子邮件焦虑症。让他可以集中精力处理更重要的任务。

管理自己的情绪

当然,邮件回复及时与否并不只是收件人的责任。你完全可以增加对方的回复几率,并减轻自己的焦虑情绪。

首先,《退订:如何消除电子邮件焦虑症,避免分散精力并完成更多工作》(Unsubscribe: How to Kill Email Anxiety, Avoid Distraction and Get More Work Done)一书的作者乔斯林·格雷(Jocelyn Glei)表示,应该明确自己希望何时收到回复。

如果你需要启动一个项目,但却想要分享关于方向的一些想法,那就可以告诉对方,如果不能在某个时间之前获得反馈,你就会直接启动项目。你还可以告诉收件人,你希望在当天或者明天9点前收到回复。如果并不紧急,也应该明确说明。例如,你可以告诉对方你不期待立刻回复,但希望他们能在本周结束前回复邮件。

“为他们提供背景信息。”格雷说,“帮助他们了解你的时间安排。”

如果你真的很担心,还可以使用一款应用——或者更精确地说是一种解决方案。Mixmax和Streak等程序可以让你看到对方何时打开了自己的电子邮件,以及这封邮件是否被分享给他人。加西亚就在工作中使用这两个程序。他表示,知道对方已经打开并看到了自己的邮件对缓解焦虑很有帮助。

Image caption 由于收件箱里每天都有数百封邮件,所以几乎不可能一一回复(图片来源;Getty Images)

安德鲁·斯温德赫斯特(Andrew Swindlehurst)是英国博尔顿一家在线营销公司的高管,他过去经常花费大量时间重写电子邮件并反复查看已经发送但却没有收到回复的邮件,甚至因此影响了工作效率。他经常在发送完一封电子邮件后感到担忧,尤其是给上司发送邮件之后。

“即使没有问题,我也总是担心会出什么差错。”斯温德赫斯特说。

这已经对他构成了困扰,所以他开始主动控制自己的焦虑。他花了很多时间研究各种电子邮件撰写技巧,并改变了自己写邮件的方式,期待着能够更快地收到回复。虽然某些方法起到了一些效果,但他最好的解决方案还是思考收件人在收到邮件时可能在做什么事情。

“我会有意识地让自己觉得他们可能还没打开邮件。”他说,“我得跟他们换位思考,想想他们可能因为什么原因而没有打开邮件,或者如果他们看到了邮件,为什么会认为不需要回复。”

在此之后,如果还是没有回复,那就继续跟进。格雷表示,如果是同事,一两天后再发邮件比较合适。如果是客户,至少要等两个星期。在这种情况下,应该修改一下内容,并为对方提供一些新的利益。

她表示,如果其他方法都无法奏效,打电话仍是一种不错的沟通方式。

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