個性化辦公桌對生產力是好是壞?

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當約翰·克勞利(John Crowley)6年前在一個電話客服中心開始一份新工作時,他可以隨便在辦公桌上擺放任何東西。但這如今都已經成為歷史,他現在甚至連自己的杯子都不能用。

過去幾年,這家公司允許員工在工作中使用的個人物品越來越少。他們禁止擺放家庭照片、植物和圖畫——甚至連一張紙都不能放在辦公桌上。因為公司希望他能把精力集中到電腦和電話上。

意料之中的是,隨著職場規定越來越嚴格,克勞利的工作滿意度也直線下滑。"最初的幾年,我工作時精力充沛,效率比最後兩年高很多。"這位來自英國埃普沃思(Epworth)的作家說,"當管理層沒有制定那麼嚴格的規定時,我對工作的滿意度更高。"

英國埃克斯特的 Haddington Knight 是一家專門利用科學幫助企業改善業績的公司,其創始總經理、心理學家克萊格·奈特(Craig Knight)表示,雖然電話客服中心或許並不是對員工最友好的工作場所,但克勞利的經歷並不罕見。他認為,不能在自己的辦公桌上擺放孩子的照片看起來無關緊要,但這些規定卻會嚴重影響公司業績。

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Image caption 各行各業都有很多公司對員工可以在辦公桌上擺放什麼東西作出限制(圖片來源:Getty Images)

他對工作場所的個性化程度展開了全面研究後發現,在隔間裏擺放至少一張照片或一盆植物的員工,生產效率比得不到這種待遇的員工高出15%。能根據自己的喜好隨意裝扮工作空間的員工,比那些在更加枯燥乏味的空間裏工作的員工效率高出25%。

各行各業都有很多公司對員工可以在辦公桌上擺放什麼東西作出限制,還有很多企業根本不允許擺放任何東西——這種情況往往發生在開放式辦公室裏。可是,既然這麼做有損工作效率,還會降低員工的滿意度,企業又為什麼非要如此呢?這種想法一定程度上源自一些流行的管理理論:整潔的辦公桌可以提升注意力和工作效率。但科學研究卻給出了反證。

幸福的空間,幸福的員工

奈特表示,在工作場所擺放自己的東西能讓我們更加努力地工作,因為這可以給員工帶來認同感——否則,他們只會感覺自己像是一台機器上的螺絲釘。不僅如此,如果能在周圍擺放自己的私人物品,也能產生更強的心理認同。"如果能裝扮自己的空間,我們就會更加幸福。"他說,"我們越幸福,工作效果就越好。"

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Image caption 全世界最成功的人都用私人物品裝飾自己的工作空間(圖片來源:Vogue)

3名研究人員在《環境心理學期刊》(Journal of Environmental Psychology)上撰文稱,對空間進行個性化裝扮可以為我們賦予更強的控制力,並對周圍的環境產生主人翁意識——開放式辦公室尤其如此。奈特則發現,這還有利於提高工作效率。

"在原本的公共工作環境中創造一片屬於自己的空間,可以進一步強化個人的積極認知和情感狀態,調動更多的腦力資源,從而更好地應對隱私程度、降低產生的潛在干擾。"研究人員在報告中寫道。

"完全是毒藥"

如果有證據表明,個性化可以提高生產力,為什麼並非每家公司都允許我們裝扮自己的辦公空間?

克里斯·卡特(Chris Cutter)認為,這是因為很多公司仍以權威觀點看待工作。卡特是LifeDojo的創始人兼首席執行官,這家總部位於舊金山的公司專門幫助企業高管改進員工的健康和福利。"僱主天生容易形成家長作風。"他說,"這種政策就體現了這種作風。這樣做可以實現標凖化,提升可預測性。"

很多管理者還認為,環境越整潔,工作效率就越高。他表示,如果有人認同這種想法,就會在整個公司強化這種觀念。

奈特表示,這種想法之所以盛行,是因為整潔、乾淨的工作場所已經成為兩大重要管理理論的核心觀點:六西格瑪和精益管理(Six Sigma and Lean)。這兩種理論認為,採用嚴格而且具有成本效益的方法是最重要的事情。他們希望消除所有冗餘元素,因為如果這些元素都不是完成手頭任務的核心元素,那就是一種浪費。這些理論在上世紀90年代非常盛行,直到今天仍被廣泛應用。

"背後的邏輯在於:如果你辦公桌上的一切都與工作有關,工作效率就會更高。"他說,"這麼做的目的是盡可能充分利用上班時間。"所以,如果有什麼東西跟工作沒有直接關係,例如個人照片或其他擺設,那就會被認為分散精力。

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Image caption LifeDojo創始人兼首席執行官克里斯·卡特認為,反個性化政策反映了企業內部的家長作風(圖片來源:Chris Cutter, ideamensch.com)

然而,奈特表示,沒有證據表明六西格瑪和類似的管理理論能夠起到作用。奈特之所以決定研究個性化和工作效率之間的關係,是因為他希望更好地了解這些理論的益處。他很快發現,這些理論並沒有任何好處。"所有案例都表明,這是最糟糕的工作環境。"他說,"這根本沒有效果,甚至完全是毒藥。"

卡特也認為這些管理風格沒有效果。"基本理論是:控制力越強,越容易預測,效果就越好。"他說,"但如果仔細思考,就會發現這種想法很愚蠢。"要知道,有很多研究都表明,個性化對效率和心情都有好處——這包括很多環境,而不僅僅是工作場所——所以這種想法就顯得更加古怪。

理解數據

儘管不允許員工擺放家庭照片聽起來很苛刻,但老闆禁止你擺放個人物品或許並非出於惡意。很多管理者接受的教育都把六西格瑪當成金科玉律。

卡特的公司花了很多時間說服企業相信,個性化才能真正提高效率。有的時候,這種觀點很難被人接受。所以,他通常會在公司內部找到一個明白他理論,而且能推動變革的"擁護者"。當公司看到具體的數據,並認識到這種做法對員工幸福水平和工作效率的影響時,態度通常就會逐漸轉變。

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Image caption 在辦公桌上擺放私人物品可以幫助我們提高效率,因為這能給我們帶來認同感,否則我們只會感覺自己像是一台機器上的螺絲釘(圖片來源:Getty Images)

對於那些猶豫不決的公司,他建議首先從一個部門開始。完全可以追蹤某段時間的追蹤效率、鬥志和缺勤率等指標,然後衡量具體變化。"管理者也會詢問員工是否更幸福、更高效。"他說,"看到證據後,他們就會明白。"

克勞利目前任職於人力資源軟件開發公司People HR,他可以隨意攜帶任何個人物品到公司。雖然他只在這裏工作了幾個星期,辦公桌上除了詞典還沒有放太多東西,但同事們卻在自己的隔間裏擺放了照片、書籍、日曆,甚至還有人放了一條毯子。

能夠自由裝飾工作場所讓他明白,老闆都很在意員工的幸福——員工手冊上甚至明文寫道,個性化可以提升積極性。這也讓他願意更加努力地工作。"這是一種解放。"他說,"這讓我願意更加努力,為公司創造更多業績。"

訪問 BBC Capital 閲讀 英文原文

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