什麼是職場「個人使用手冊」?

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20世紀90年代,伊瓦爾·克羅格赫魯德(Ivar Kroghrud)在挪威海軍當了6年軍官,那段時間裏,他每年8月都要跟陌生人相處。

挪威實行徵兵制,所以克羅格赫魯德每年都要接觸一批新兵。通過在不大的巡邏船上長期共事,大家很快就能相互熟悉,還能了解彼此的特點和怪癖,摸索出在一起共事的最佳方式。後來,他進入商界後發現情況完全相反。

2000年,家住奧斯陸的克羅格赫魯德創辦了在線調查和數據公司QuestBack,但令他震驚的是,了解自己的同事竟然那麼困難。接下來的10年,這家公司不斷成長,員工總數已經超過300人——由於人數太多,有的人他甚至連名字都叫不上來,就更不知道他們的個性了。

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Image caption 有的公司要求員工寫下"個人使用手冊",希望能夠幫助同事了解不同人的工作方式(圖片來源:Getty Images)

"想要在企業裏真正了解某個人,需要花費很長時間。我對此既好奇又困惑。"克羅格赫魯德說,"如果通過共事來了解彼此,那就勢必產生問題和衝突。"

2011年,一位教授在倫敦商學院參加一次會議時無意間提到了"個人使用手冊"(personal user manual)的想法,克羅格赫魯德認為這或許可以解決他的問題。回到辦公室後,他起草了一頁的文檔,闡述了他人與之共事的最佳方式。文件指出了他自己喜歡和厭惡的事情,以及他對自己員工的期望。例如,他喜歡深思熟慮,從容應對,即便是當他人希望他能直接制定決策時也不例外。

這種做法立刻獲得了令人鼓舞的反饋,同事們都認為,這讓他們得以更加有效地了解與之共事的方式。自那以後,他鼓勵自己認識的所有人都製作這樣一份"個人使用手冊"。

對某些人來說,個人使用手冊的想法似乎是一種在職場中與人相處的高效方式。但對其他人來說,這似乎更像是半真半假的打官腔。但使用個人使用手冊的企業表示,在這的確是一個幫助同事彼此相處的工具,畢竟在當今時代,很多人都會在家裏工作,無法在茶水間相互認識——甚至不願在社交媒體上相互聯繫。

不過,如果你也想寫一份自己的使用手冊,那就需要了解幾件事情。

知己知彼

個人使用手冊的想法是在拉里·斯泰貝爾(Larry Stybel)等著參加一場既定會議時冒出來的。那是2003年,身為獵頭兼波士頓公司Stybel, Peabody & Associates聯合創始人的斯泰貝爾當時正在利用空閒時間閲讀新手機的說明書。

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Image caption "如果通過共事來了解彼此,那就勢必產生問題和衝突。"伊瓦爾·克羅格赫魯德說(圖片來源:Getty Images)

他突然想到,如果給他招募的每個高管都配上一份說明書,應該很有用。作為嘗試,他先給自己寫了一份使用手冊。隨後,他相信這可以幫助人們了解彼此,於是要求他招募的每位高管都寫一份自己的使用手冊。

久而久之,斯泰貝爾發現這種手冊有助於揭示一名高管的個性。不僅如此,下屬也可以找到與之合作或規避矛盾的最佳方式。例如,有一位大學教授就鼓勵同事約在辦公室跟他見面,而不要在他走過大廳時去找他,因為他喜歡利用那段時間思考。還有一位首席執行官承認,他知道自己經常講相同的戰爭故事,所以他的使用手冊鼓勵下屬在他開始重覆老故事時打斷他。

"這極大地降低了新招募的高管所產生的不確定性。"斯泰貝爾說,"不僅如此,這還有助於提升他們成功應聘新職位的概率。"

積極採納

最近,個人使用手冊成了高管會議上熱議的話題之一,已經有一些科技公司和創業公司要求員工製作這樣的內容。

IT平台 BetterCloud 創始人兼首席執行官大衛·波利蒂斯(David Politis)去年在一次會議上學到了這個辦法。在一場活動中,演講者要求聽眾當場寫下自己的個人使用手冊。

"令我驚訝的是,當我環顧四周時,"他說,"發現所有人都低著頭飛快地書寫。我意識到可以把這個想法帶回公司。"

兩個星期後,他舉行了一場會議,要求自己的員工都寫一份自己的使用手冊。他建議他們使用一系列標凖問題,包括:"跟你溝通的最佳方式是什麼?"以及"你喜歡如何獲得反饋?"最終的內容都會發佈在一個共享文件夾裏,公司的所有人都可以閲讀。波利蒂斯也在社交媒體上發佈了自己的使用手冊,甚至給自己的岳父母發送了一份副本。

這些使用手冊解釋了辦公室里長期隱藏的一些問題背後的原因。例如,該公司首席財務官在他的個人使用手冊裏表示,他喜歡在坐地鐵上班前早起工作。而他的一位同事則透露,他喜歡晚上熬夜工作,這便很好地解釋了他們二人之間的郵件和回復為何經常出現延遲。

波利蒂斯披露,當他在會議中沉默時,員工不應該感到擔心,因為這表示他全部聽進去了。

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Image caption 在職場中使用個人使用手冊的人表示,此舉有助於解釋同事之間長期存在的問題(圖片來源:Getty images)

"現在總是能聽到人們引用他們的使用手冊。"波利蒂斯說,"參加會議時有人會說,'我把會議安排在早上7點,因為我看到你的使用手冊說你喜歡早上開會。'"

信息過多

個人使用手冊的概念並非沒有弊端。作為這種模式的創造者,斯泰貝爾警告稱,永遠不要強制員工製作個人使用手冊,因為這會形成一種侵犯。在日本這樣的國家尤其如此,那裏的人很少在工作場合討論個人習慣。

人們往往還會在手冊中填寫一些不太真實的信息,包括"我最大的缺點就是工作太努力"這樣的陳詞濫調。波利蒂斯針對這種情況給出了一種簡單的解決方案:"如果首席執行官率先對員工坦誠相見,下面的人也會效仿。"

紐約組織心理學家兼高管教練本·達特納(Ben Dattner)表示,對於可能沒有機會跟同事見面的遠程工作的人來說,這種工具很有幫助。

但他也警告稱,如果老闆的使用手冊有錯誤,就有可能蘊含危險。你的上司可能在使用手冊裏自稱他喜歡被人挑戰,但當他因為你這麼做而訓斥你時,你就會發現事實並非如此。

他還補充道,還有人擔心使用手冊可能對自己不利,尤其是當你可能暴露過多信息時。如果你在使用手冊中披露自己不喜歡早晨開會,那麼喜歡早起的老闆可能會說:你需要適應環境。

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Image caption "現在總是能聽到人們引用他們的使用手冊。"BetterCloud首席執行官大衛·波利蒂斯說,他要求員工公開自己的個人使用手冊(圖片來源:Getty Images)

"從某種意義上講,這種做法也有不足,所以你在製作使用手冊以及選擇給予別人多大信任時,需要保持一份謹慎。"達特納說。

然而,克羅格赫魯德發現,如果措施得當,個人使用手冊的確可以方便新員工了解同事。他並沒有在現在的公司MagicGarden裏提出這種要求,這是一家專門幫助創業公司發展業務的企業。但克羅格赫魯德仍然保留了他當初製作的那份使用手冊,偶爾還會更新。

"正是這些怪癖使人成為了人。"克羅格赫魯德說,"使用手冊只是一種發現怪癖、理解同事的捷徑。"

訪問 BBC Capital 閲讀 英文原文

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