不再使用電子郵件 他們是如何辦到的?

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給奧迪·張伯倫(Audie Chamberlain)發電子郵件的人或許會驚訝地發現,他總是在休假。

這是因為過去兩年來,他始終用自動回復功能讓那些發郵件給他的人用短信跟他聯繫,或者把郵件發給他的搭檔。

但他在工作上並沒有懈怠。身為美國公關公司Lion & Orb的首席執行官,張伯倫早已戒除電子郵件。你沒看錯,張伯倫的確不再使用電子郵件了。

相反,他通過短信或電話來完成很多溝通——甚至連工作也不例外。他有兩部手機,一部用來上網社交和拍攝照片,另外一部則用來發短信和打電話。

結果是:他幾乎可以脫離筆記本電腦工作。"實在是太自由了。"他說,"我感覺這樣可以騰出很多時間讓我思考問題,還能開展很多有意義的對話。"這也對他的客戶有利,因為他只要醒著,多數時候都可以查看和回復短信或電話。

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Image caption 我們每天都被淹沒在電子郵件裏,這降低了我們的工作效率(圖片來源:Alamy)

我們很多人都夢想著擺脫電子郵件的收件箱——甚至用電子方式炸掉它。而有趣的是,很多人真的在踐行這種想法,有的徹底棄用電子郵件,有的則特意在幾個小時內隔絶這種溝通方式,限制自己查看電子郵件的次數,或者引導人們通過其他方式與之聯繫。

"我確定電子郵件並不緊急後就會忽略它。"42歲的紐約網絡開發者穆布斯·伊克巴爾(Mubs Iqbal)說他過去一年開始嘗試將Slack、Hipchat和Facebook Messenger混合起來,作為自己與同事和朋友溝通的主要手段。

那些放棄電子郵件的人說,這種想法的目的是為了抽出更多時間從事其他工作和溝通事項。事實上,加州大學歐文分校教授格洛麗亞·馬克(Gloria Mark)表示,電子郵件使用量越大,生產力越低,壓力也越大。馬克曾在2014年以首席作者的身份針對這項研究發表了一篇論文。

個人安排

雖然文案公司Talking Shrimp創始人勞拉·貝爾格雷(Laura Belgray)並未完全放棄電子郵件,但她卻嘗試根據自己的安排來回復信息。在今年1月參加了一個生產力研討會後,家住紐約的她現在每個工作日都會等到上午11點再去查看郵件,周末則要等到中午再查看。每天與電子郵件絶緣的兩個小時都會用來專心致志地寫作。貝爾格雷表示,回復電子郵件"會徹底分散你的注意力"。

需要明確的是,收發短信也會像電子郵件一樣分散精力,但伊克巴爾表示,回復的內容可以更短,也不必那麼正式,因此處理起來速度更快。

轉向即時通訊工具使得他不必非要快速回復郵件,也不必時刻打開收件箱。"電子郵件現在更像是一個聚合工具。"伊克巴爾說。儘管每天還是會查看一次收件箱的主題,但他往往會通過即時通信軟件回復。

缺點猶存

並非所有人都需要永久啟用電子郵件——很多人也做不到。36歲的作家喬·皮亞扎(Jo Piazza)表示,單純抽出一段時間不再回復郵件有助於理清思路,她就在去年的圖書項目即將到期時暫時放棄瀏覽收件箱。

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Image caption 很多人都希望不再用電子郵件(圖片來源:Alamy)

為了與發件人保持聯繫,皮亞扎設置了自動回復郵件,告知對方她會在傍晚或第二天早晨回復郵件。這種方式使之可以在工作日期間不受打擾地寫作,不必費力管理數十封郵件,有的是關於她的數字諮詢公司,有的則來自朋友。"我原本感覺我必須在收到郵件後就開始處理。"皮亞扎說,家住美國舊金山的她寫了一本名為《婚姻之道》(How to Be Married)的書。

起初,皮亞扎的朋友和商業伙伴會跳過自動回復,轉而通過短信或Facebook與她聯繫。"有的人會直接忽視信息,通過短信跟我聯繫。"她說。

但她表示,一段時間之後,多數人都明白,她並不希望立刻回復。

現在,她會在夜間回復多數郵件,但也會使用Boomerang應用幫助自己規劃電子郵件的日期和時間。皮亞扎喜歡在上午發送郵件,那時候多數人都在工作,因而不會打擾到別人。她表示,這一過程"讓我對電子郵件的使用方式有了更深入的思考。"

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張伯倫表示,那些嘗試擺脫電子郵件的人應該為由此產生的副作用做好凖備。在他最初決定不想登錄電子郵件時,自動回復會告訴別人,他"已經不再使用電子郵件了",而沒有引導他們通過其他方式與之溝通,從而導致部分客戶感到困惑,甚至產生了不良影響。

"人們對我不再使用電子郵件感到很震驚。"他回憶道。

他目前在自動回復裏面使用了更加委婉的詞匯,而且會把郵件轉給自己的同事,這種方式顯然更加合適。他2015年印製的名片也刪除了電子郵箱,而是代之以可以收發短信的手機號碼。

在使用了一年的自動回復後,皮亞扎表示,她收到的郵件減少了,因為生意伙伴都預料到她會延遲回復。即便並未經常棄用電子郵件,這次實驗仍然給她帶來了長遠的利益。"經過一段時間的適應,他們幾乎都會向我發送效果更好、效率更高的電子郵件。"她說。

訪問 BBC Capital 閲讀 英文原文

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