減少工時卻能完成更多任務的神奇辦法

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10年來,麗莎·康頓(Lisa Congdon)的日子一直都像"沙丁魚罐頭"一樣塞得滿滿當當。作為美國波特蘭的一名藝術家兼作家,她總要同時應對5到20個項目,要在日常生活中抽出盡量多的時間來完成這些任務。

最終,在工作了10年之後,她開始因為壓力過大而出現各種各樣的病症——慢性背痛、上頸疼痛和頭痛。

"我會因為焦慮而半夜驚醒,胃總是不舒服,入睡也很困難。"她說。

很多人都會感覺一天裏的時間不夠用,無法完成需要完成的各種事情。原本只需要幾分鐘就能做完的事情可能延長到幾個小時,導致其他工作不斷積壓。

對多數人來說,解決辦法就是利用晚上或周末的時間加班,這也導致很多人感覺筋疲力盡、壓力山大,甚至身體被掏空。但是否存在這樣一種可能:減少工作時間反而能多完成一些任務?

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Image caption 多數人都會通過延長工作時間來應對工作量的增加。但是否存在這樣一種可能:減少工作時間反而能多完成一些任務?(圖片來源:Getty Images)

時間管理的錯誤觀念

康頓以前經常從上午8點開始,一直馬不停蹄地工作到晚上7點。

人們非常容易落入這樣的陷阱——這讓我們誤以為每天工作8小時或更長時間便可增加產出,給同事和老闆留下深刻印象。但實際上,就連傳統的朝九晚五工作制也無益於提升效率。

一項職場研究發現,上班族平均每天會被打斷87次,導致他們很難全天保持效率和專注。

了解了取捨之道後,康頓開始調整自己的工作方式,還改變了全天的工作安排,好讓自己不必一天到晚不停地工作也能完成同樣的產出。她決定以45分鐘為單位將一天的時間分割開來,並希望在這些嚴格限制的時間段內盡可能提高工作效率。

想要在較短的時間內保持專注和精力,關鍵就是為這些時間段賦予靈活性——你可以使用其中一些時間段來鍛煉,一些用於冥想,還有一些用於工作。康頓發現,在工作日內休息有助於減輕壓力,從而在分配的工作時間內實現更好的結果。

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Image caption 一項研究發現,管理者根本看不出員工是真的一周工作80小時,還是假裝為之(圖片來源:Alamy)

這麼做很有道理,因為有研究發現,我們的效率與工作日裏擠出的工作時間關係不大,反而與休息時間關係較大。

2014年,社交網絡公司The Draugiem Group使用時間追蹤效率應用研究了該公司效率最高的員工都有哪些特殊的習慣。

令人意外的是,10%效率最高的員工的工作時間並不比其他人長——他們的工作時間甚至經常連8個小時都不到。相反,他們之所以能夠實現較高的工作效率,關鍵在於,每集中精力工作52分鐘,他們就會休息17分鐘。

雖然文化因素會迫使我們全天候待命工作,但在硅谷擔任顧問,《休息一下:工作越少,反而產出越高!》(Rest: Why You Get More Done When You Work Less)的作者 Alex Soojung-Kim Pang 認為,這無助於我們提高效率,也無法幫助我們想出有創造力的解決方案。

他表示,研究反而強調了休息的重要性。

"整體而言,偶爾長時間工作的確會提升效率,但久而久之,這些好處就會消失。"Pang說,"代價高昂的錯誤會增加,因此通過延長工作時間獲得的好處會消失。"

伊利諾伊理工學院的雷蒙德·範澤爾斯特(Raymond Van Zelst)和維拉德·可兒(Willard Kerr)在1951年發現,每周到辦公室工作25小時的科學家的工作效果不比每周只來5小時的科學家更高。

事實上,只需要集中精力工作1至3小時,效果就堪比一個完整的傳統工作日。對《深入工作:在心煩意亂的世界裏聚焦成功的法則》(Deep Work: Rules for Focused Success in a Distracted World)的作者卡爾·紐珀特(Cal Newport)來說,這是因為忙碌未必代表效率。

"由於缺乏明確指標衡量工作的成效和價值,很多員工都會回歸到工業化時代的效率指標:以肉眼可見的方式做很多事情。"紐珀特說。

為了給別人留下印象而工作似乎也沒有效果。波士頓大學商學院的顧問們進行的調查發現,管理者根本看不出員工是真的一周工作80小時,還是假裝為之。

利用分神時刻

為了擺脫這種陷阱,不再過分看重流於表面的忙碌,紐珀特建議形成一種"深入工作"的習慣——也就是集中注意力,不分散精力的能力。

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Image caption 在《散亂》一書中,蒂姆·哈福特(Tim Harford)解釋了如何利用一天中的即興時刻提升創造力和生產力(圖片來源:Getty Images)

有很多方法可以幫助我們掌握深入工作這項藝術——既可以專門為了特定任務而長時間休息,也可以培養日常習慣,或者像"新聞工作者"那樣抓住一天中可以深入工作的時刻。無論採用哪種方法,關鍵都是要確定你集中精力的時間長度,然後堅持下去。

紐珀特還推薦通過"深入安排"來對抗不斷出現的干擾因素,在更短的時間內完成更多的工作。"在任何一個時點,我都會制定大約一個月後的深入工作計劃。一旦做好安排,我都會像對待預約醫生或重要會議一樣保護這些時間不被佔用。"他寫道。

另外一種在更短的時間內完成更多工作的方法,就是重新思考你一天中最看重的事情——尤其是你制定待辦事項列表的方式。《散亂:用無序改變生活》(Messy: The Power of Disorder to Transform Our Lives)一書的作者蒂姆·哈福特指出,20世紀80年代初的一項研究將一群大學生分成兩組:他們建議其中一組制定月度目標和活動計劃,另外一組則被建議制定更加細緻的目標和活動計劃,最好具體到每一天。

研究人員原以為每天制定計劃的學生在執行任務時效果最好,但實際情況並非如此:細緻的計劃反而會降低學生的積極性。哈福特認為,經常會出現一些難以避免的干擾因素,導致每天制定的待辦事項難以完成,而如果在這些列表中騰出一些空間來即興發揮,反而能獲得最好的效果。

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Image caption 放空並不是休假、放縱或缺點,"它對大腦的作用就像維生素D對人體一樣不可或缺。"(圖片來源:Getty Images)

為了讓多數人集中精力,我們還需要主動休息,或者就像紐珀特所說,主動"偷懶"。

"放空並不是休假、放縱或缺點,"它對大腦的作用就像維生素D對人體一樣不可或缺……雖然聽起來有些矛盾,但放空的確是完成任何工作所必不可少的因素。"他說。

哈佛醫學院精神病學助理教授斯裏尼·皮萊(Srini Pillay)認為,休息與效率之間這種違反直覺的聯繫可能源自我們大腦的運作方式。當我們的大腦時而專注一項任務,時而分散精力時,效率往往更高。

"很多人不明白的是,為了完成這些任務,他們需要使用專注和分心兩種大腦迴路。"皮萊說。他曾經寫過一本名為《釋放渙散思維的力量》(Tinker, Dabble, Doodle Try: Unlock the Power of the Unfocused Mind)的書來闡述這個主題。

一些取得巨大成就的人都會充分利用這種現象。

"例如,塞雷納·威廉姆斯(Serena Williams)就經常說,集中精力和放鬆精神對網球都非常重要。"皮萊說。沃倫·巴菲特(Warren Buffett)也會在日程表裏安排一些空白時段,因為他發現,呆呆地坐著思考比填滿全天的日程重要得多。微軟聯合創始人比爾·蓋茨(Bill Gates)也從這位億萬富豪那裏學會了這種方法。

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Image caption 作為全球兩大頂尖富豪,比爾·蓋茨和沃倫·巴菲特都會安排一些沒有計劃的日子,好讓自己呆呆地坐著思考(圖片來源:Getty Images)

變廢為寶

哈佛大學心理學家馬修·吉林斯沃斯(Matthew Killingsworth)和丹尼爾·基爾伯特(Daniel Gilbert)進行的研究發現,我們約有46.9%的時間不會思考眼前的事情。

通過充分利用一天中精神萎靡的時刻,或許是提高效率的關鍵——往往在上午10點左右,午飯之後或下午3點左右,我們的效率就會開始下降。

以往,自由職業網絡Working Not Working聯合創始人賈斯汀·吉格奈克(Justin Gignac)很少會在日常工作中預留偷懶的時間。但現在,他認為專門抽時間放鬆,讓大腦天馬行空地思考是非常重要的事情。很多成功人士也都批判了"工作越多,效果越好"的錯誤觀念。

他最近每天晚上工作結束後,都會躺在新買的吊牀上。

"點上幾根蠟燭後,我就會躺在吊牀上,什麼也不幹。"他說,"這很神奇。給大腦充分的自由空間非常重要,這可以幫助我思考全局,而不僅局限於眼前的事情。"

訪問 BBC Capital 閲讀 英文原文

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