開放式辦公室的弊端

Influence & Co是一家位於密蘇里州哥倫比亞市的通信公司,開放式辦公室一直以來都是他們引以為豪的特色。

該公司創辦至今只有2年,擁有70名員工。身為他們的出版總監,梅蘭妮·賈尼斯(Melanie Janisse)說:「我們沒有給員工指定辦公桌,首席執行官與實習生都在同一間辦公室裏工作。」

從積極的方面來看,這樣做可以提升透明度,提振員工士氣,還能加強合作。

但職場民主也要付出一些代價。

「沒有人為一團亂麻的辦公桌負責,」賈尼斯說,「咖啡杯和紙張總是亂放一氣。」

該公司對衛生狀況的放任還影響到了擺放在辦公室各個角落裏的垃圾桶。

「垃圾桶滿了也沒有人管,」賈尼斯說,「只有當蒼蠅肆虐時,才會有人把它倒掉。」

這就是全新的協作式辦公的弊端。

在世界各地,隨著越來越多的公司採用開放式辦公室,那些零距離合作的員工們也獲得了更多令彼此抓狂的機會。凌亂的桌子和惡臭的垃圾只是個開始,還有其他一些頗具爭議的問題,例如有的人喜歡大聲喧嘩,有的午餐味道濃烈,有的同事體味難聞,有的人霸佔桌子卻並不使用,甚至還有人把用完或損壞的訂書機放在桌子上,等著其他人來處理。「很多都像是幼兒園小孩子幹的事情,他們似乎完全不知道顧及他人的感受。」凱特·李斯特(Kate Lister)說,他在總部位於加州的國際職場諮詢公司Global Workplace Analytics擔任總裁。

但李斯特表示,要成功部署開放式辦公室,就必須設計完善的規定,從公共衛生到整理桌面,從安靜時間到員工教育,必須事無巨細。無論是借助面對面的對話,還是通過網絡視頻或手冊來傳達,只要能對所有受此影響的員工進行培訓即可。

「必須強制落實規定。」李斯特補充道,「否則就會有人把衣服掛在桌子上,對所有的規定視而不見。這會令其他人大為惱火。如果有一個人不守規矩,其他人也會紛紛效仿。」

把不守規矩的人扼殺在萌芽裏

規定越詳細,員工和管理者在使用和維護開放式辦公室時的誤解就越少。e-Work.com可以通過互聯網為世界各地的組織提供開放式辦公室培訓,該公司全球開發副總裁凱特·諾斯(Kate North)表示,人們需要知道什麼時間可以使用哪個房間或工作台從事何種活動。

「如果在你所處的環境中,有很多同事都在埋頭工作,那或許就不適合在這裏召開在線會議。」諾斯解釋道。

類似地,如果企業不告訴員工如何使用技術工具來實現數字化存儲,那就不能奢望他們放棄固定辦公桌和各種各樣的存儲空間。「如果人們還要受累於紙質文件,他們就會搶佔辦公桌。」諾斯說。

國際音頻技術公司Plantronics歐洲和非洲後勤經理喬治·考芬(George Coffin)採取了「早教育、常提醒」的模式,以此確保員工遵守規定。

考芬負責的部門共有120名員工,當他們兩年前搬到英國的一個開放式辦公室的時候,他要求員工要麼親自打掃衛生,要麼在需要打掃衛生或有設備損壞時匯報給後勤人員,由他們進行清理和維修。當然,並非所有人都能遵守規定。

例如,有一組人離開時經常忘記打掃和整理咖啡杯、廢棄的紙張和用過的白板。一天下午,考芬發現這組人離開會議室時又是一片狼藉,但他們還預訂了第二天早上繼續使用這間會議室。於是,考芬讓晚間清潔小組不要打掃這間會議室。這組粗心的員工第二天早晨來到會議室後,紛紛抱怨糟糕的衛生狀況。這時,考芬提醒他們,這一切都是他們自己造成的。

「從那以後,這組員工再也沒有犯過同樣的錯誤。」考芬說。

同事施壓

諾斯認為,如果同事能夠施加適當的壓力,便可最大程度地規範員工們在開放辦公室裏的行為。

DoSomething.com的諾米·希拉巴亞什(Naomi Hirabayashi)也認同這一看法。為了能營造一段安靜的時光,讓員工們可以在每個周末前專心致志地從事項目,這家熱鬧而充滿活力的非營利組織推出了「沉思星期四」(Thoughtful Thursday)活動。每周四下午1:30之後,DoSomething.com當天剩餘時間都會進入靜音模式。在這段時間內,不能交談,不能當著同事的面接打電話(會議室除外)。「必須要有一段時間讓所有人都靜下心來。」希拉巴亞什說,他是這家組織的首席營銷官,他們的總部位於紐約市,共有70名員工,主要幫助年輕人參與對他們重要的事業。

因為聊天而分散精力的情況在Influence & Co更為嚴重,但受影響的不是該公司自己,而是與之共同租用同一處辦公空間的其他小企業。「我們公司的人都很健談。」賈尼斯說,「辦公樓的管理員現在規定每周三早晨是『安靜時間』,以便所有人都能集中精力完成工作。我敢肯定這都是因為我們公司。」

Influence & Co也在解決衛生問題。賈尼斯的老闆本周宣佈了一個名叫「清潔之王」(The King or Queen of Clean)的項目,要求所有員工每周輪流清理公司的辦公室。(他並未透露這個項目是否是應辦公樓管理員的要求推出的。)為了給員工施壓,Influence & Co還規定了罰款政策。賈尼斯說,只要衛生不達標或者存在不顧及他人感受的行為,就必須往存錢罐裏放入1美元,所有罰款都會用做公司的娛樂基金。

Plantronic的考芬完全贊同讓員工相互監督,但他不會當眾提出批評。相反,當他收到關於大聲喧嘩或不講衛生的投訴後,就會與投訴對象的管理者溝通,但他不會直接透露違規者的姓名,而是讓這位管理者向整個團隊重申公司的規定。

這種方法的確很奏效。考芬表示,多數情況下,員工都很願意相互監督,也都為能夠保持辦公樓始終如一的整潔而自豪。「我們從2011年開始就在這棟樓裏辦公,」考芬說,「我敢跟你保證,如果現在走進去,你會以為我們是上周剛剛搬進來的。」

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