長時間出差在旅途上辦公的訣竅

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Image caption 一路奔波的生活。

3月初,我出差了一個星期。那種體驗簡直就像一場旋風之旅。其中有兩天時間,我每天都要輾轉3座城市,另外兩天則要每天輾轉2座城市。我此行的目的是參加董事會議和董事委員會會議,還要進行幾次談判,並參與幾場私下討論。這一路上,我見了很多人,使用的交通工具有汽車、火車、飛機、輪船和巴士(謝天謝地,沒有氣球)。

保持連續行程是一場挑戰,而保留每次會議的文件和信件同樣並非易事。最重要的是,我需要在出差的路上保持生產力。時間不等人,我必須按時完成工作,而類似於「我被困在飛機上了」這樣的借口根本行不通。

在出差途中保持生產力是一門藝術——合適的工具和技術也能有所幫助。以下是我和其他忙碌的高管在出差路上合理安排生活的一些方法。

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謹慎地分享:我喜歡社交媒體,但我不會把所有行程內容都分享到上面。不加節制地過度分享可能洩露商業機密,甚至有可能對人身安全構成威脅。我關閉了社交媒體上的定位功能,我也不會在參加非公開會議前發推文。有時候,當我到達一座城市後,甚至不會在那裏通過Facebook或LinkedIn更新信息,因為這樣做有可能暴露行蹤,讓人們猜出我到那裏是去參加秘密交易或談判,從而暴露商業機密。有時候,儘管我在目的地城市有一些朋友,但出於這個原因,我卻不能告訴他們我在那裏。

在路上開會:有時候,無論你身在何處都要想方設法安排會議。如果我正飛往羅馬,但卻需要會見一個身在慕尼黑的人,我就會安排在慕尼黑短期停留一下,以便我們能在機場見面。幾個月前,我的兩個會談對象也在飛來飛去,所以我們相約在法蘭克福機場會面。溝通了幾個小時後,我們又各奔行程。

創造一片淨土:我旅行途中都會帶上降噪耳機和耳塞。如果沒有按時完成工作,你可能會找各種各樣的理由,例如,我鄰座的人不停地聊天,或者我酒店房門外有人在開派對。但沒有人願意聽到這樣的借口。我必須隨時隨地給自己創造一片工作的淨土,這需要借助一些有趣的方式。當我在火車站候車室裏用衣服蒙著頭,好給一段馬上就要使用的視頻錄製畫外音時,我完全可以想像周圍的人有何反應。衣服和手機組合到一起,就成了一個移動錄音棚。當然,千萬不要忘記自己是在公共場所工作,正如我前文所說:大聲談論交易內容可能會面臨風險。

延長線:我總是在行李中放一根延長線。我曾經住過一家酒店,房間裏的唯一一個插座位於浴室,所以很不方便。在多數火車上,每個座位上只有一個插座,但我有3台設備需要充電。另外,我總會給延長線配上一個多國轉換插頭。

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文檔電子化:只要有可能,我從來不帶任何紙質文件。我總是讓別人通過電子郵件或者鏈接給我發送文件,這樣我就能下載下來。我上一次出差開了好幾場董事會議和董事委員會會議,如果我隨身攜帶所有的紙質文件,那肯定得多帶一個行李箱。幸虧各大公司的董事會都在順應電子化趨勢。所以,對於原本需要通過快遞郵寄的文件來說,電子化如今已經成為常態。當我不能獲得電子文檔時,我會把自己關心的文件拍成照片,然後保存到筆記中。所有文件都加了密碼,而且只要設備支持,我都會使用指紋識別,以此確保文件安全。

備份:對於經常出差的人來說,雲計算的確是一大福音。我總是擔心丟失信息,所以我會使用幾個不同的備份系統。我使用Evernote做筆記,匯總董事會的文件,還會用它給我的專欄寫草稿——一切都會保存在裏面。我使用Dropbox備份照片和文檔,OneDrive也發揮了同樣的作用。如果碰上十分重要的文檔,我有時候甚至會給自己發送附帶文檔的電子郵件。

按時離開:我有一次錯過了飛機,原因是我在機場候機室裏工作時忘記了時間。

現在,我會採取很多預防性措施,避免錯過各種安排。我早晨起來通常會設好全天的鬧鐘,告訴我何時離開酒店,何時去大門口,何時離開會議。這樣我就能為下一項活動預留充足的時間。這就能避免因為擔心錯過時間而不停地看手表或手機(很多與我打交道的人都會認為這是不禮貌的行為)。

露西·馬庫斯是一名獲獎作家,還是多家組織的董事長和非執行董事。她還是Marcus Venture Consulting公司的首席執行官。

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(責編:友義)

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