討厭沒完沒了的開會?那就不要開了

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伊恩·休斯(Ian Hughes)逐漸意識到,他參加的會議至少有一半都是在浪費時間。所以,他改寫了規則。

現在,如果有人要在他的調研公司 Consumer Intelligence(消費者信息情報)中安排一次會議,他們必須向每一個受邀參會的人解釋他們為什麼需要參加這個會議。如果覺得這個會沒有成效,任何人都可以中途離場。

重點是,沒有非參加不可的會議。

「我們公司沒有一個會議是必須參加的,」休斯在英國布里斯托爾(Bristol)的辦公室中說道。

改變觀念

然而這一以更有成效的工作日為目標的轉變並不容易,休斯承認,當三年前他的這項新計劃剛推出時,很多經理花了好長時間才習慣這種新制度。而且目前會議的數量似乎仍然過多。但是,休斯認為他的方法提高了工作效率,改善了辦公室文化。

「假如一封郵件就足以解決問題,那麼開一次冗長的會議有什麼價值?如果沒有價值,那麼我們就不要開這個會,」他說。

休斯正在應對一個大多數辦公室都存在的問題。經理的時間有三分之一花在會議上,而研究已經表明很多會議都沒有成效,是在浪費時間。

「似乎每周——甚至每天——的會議都在增加,大家對開會真的感到厭煩了,」比利時弗拉瑞克商學院(Vlerick Business School)組織與管理學副教授拉爾夫·韋策爾(Ralf Wetzel)說,「問題在於經理不知道如何改變這種會議文化。」

安全傘

安全感較低不自信的經理會經常召集會議,韋策爾補充說。一些擔心自己失去了控制力,不信任自己下屬的老闆,常常會安排很多會議來事無巨細的管理每一項決定。會議室成為了經理與其團隊溝通交流的唯一渠道,而這不是一個解決問題的好方法。

「正是這些經理一整天都在沒完沒了的忙於開會,卻沒有完成任何實際工作,」位於英國倫敦城外的管理諮詢公司That People Thing的首席執行官布萊爾·帕默(Blaire Palmer)說。「我們對開會有點上癮了,」她說,「如果我們不去開會,有時候我們還不知道自己應該做什麼。」

幸運的是,這個問題有很容易的解決方法。學會授權他人,讓員工自己去找問題的解決方法。只邀請最關鍵的人參加會議。而且,要確保所有參會者知道會議的目的。會議的最終的目的應該是作出一項決定。

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嚴禁無聊的會議

讓開會變的有意義的簡單步驟……

  1. 讓員工自己去完成任務,而不是通過開會來微觀管理
  2. 只邀請最關鍵的人
  3. 跳過冗長的現狀匯報環節
  4. 大多數情況下,會議是用來解決問題和達成解決方案的

「我們常常安排一個接一個的會議,以尋找某個答案,然後我們作出了一個其實大家早就預知要作出的決定,」帕默說,「相反,我們應該在第一次會議上就說清楚,一個小時以後將作出決定。」

關於例會,想一想你部門每天或每周的例會是否真的會給公司帶來價值,帕默說。很多情形是,例會上要討論的事項只需通過一封簡短的郵件或一個電話就可以完成。或者更好的一種方法是 ,讓下屬有權自己作決定。

富有成效的開會藝術

改變你如何對待會議的方式能夠縮短會議時間,減少形式化,減少層級化,而這才會帶來真正的合作效應,帕默說。

大衛·黑爾(David Hale)四個月前在他位於美國舊金山的公司Gigwalk就是這麼做的。Gigwalk是一家開發輔助項目管理軟件的公司。他注意到公司裏工程師部門開會時都站著,時間決不超過15分鐘,而且會上發佈信息的速度極快。會議的內容是每個人敘述昨天做的事情,今天要做的事情,工作中遇到的困難是什麼。

「我們是開放式辦公室,所以他們好像就在我辦公桌邊開會,我邊看邊想,『天啊,這種會議很高效,』」黑爾回憶道。

「改變你的開會思路能夠縮短會議時間,減少形式化,減少層級化」

他的管理人員過去每周通常要開三個冗長的會議。現在,他們每周一開一次時間比較長的戰略會議,然後就按照工程師部門的開會方法開兩個簡短的「站立式」會議。這一做法還啟發了他取消了例會和任何可以通過電子郵件解決問題的會議。

隨著會議的減少,經理就會更少的參與到項目的細節中來,但是黑爾說,這常常會帶來創新。「你不斷得到驚喜,因為你的團隊給你帶來你從未想到過的點子,這時你才是一個成功的經理,」黑爾說。

對休斯來說,減少會議的文化甚至會延伸到他的客戶。最近,他的一個客戶要求安排一個兩天的會議,來討論戰略計劃,但是休斯回復一天就夠了。

「不要因為我們有兩天的時間,就在日程表裏安排一個為期兩天的會議,」休斯說,「如果兩天的會議並不比一天的會議更有價值,客戶就會感激我們,因為我們為他們節約了時間。」

休斯說,減少會議最大的優點並不僅僅是讓經理有了更多自由的時間,而是改變了企業文化:經理不應該把大量時間花在會議室裏,而應該專注於如何實實在在的完成工作。

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(責編:友義)

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