你討厭開放式辦公室嗎?其實還有更好的辦法

Image caption 並非所有人都認同這種大膽而新穎的辦公室(圖片來源:Getty )

對安妮·戴維斯(Anne Davis)和她的同事而言,幾年前從滿是封閉式辦公室的大樓搬進開放式辦公室,著實令他們感受到了衝擊。

「這是一種文化上的震撼。」 戴維斯說,她在加州聖地亞哥(也稱聖迭戈)的夏普醫療公司擔任勞動力支持副總裁。

現在,當這個有著1,100名員工的部門經過了充分的適應後,戴維斯和她的團隊對座位的安排已經很滿意,他們甚至還增加了「酒店式」工作站——這其實是一些沒有分配的辦公桌,上面都配有電腦。辦公室裏的流動性員工可以根據需要登記使用這片區域。

「最終還是要採用更為開放的模式。」戴維斯說,「人們已經更加適應旁邊有人走來走去,然後對你說:『你覺得這個怎麼樣?』這樣一來,你就不會感覺太孤立。」

Global Workplace Analytics是一家總部位於加州卡爾斯巴頓的國際遠程辦公研究和諮詢公司,該公司總裁凱特·李斯特(Kate Lister)表示,從全球來看,過去5到10年已經湧現出越來越多的開放式協作辦公室。

她補充道,歐洲企業一直以便於協作的長椅式辦公座位著稱,因而成為了這一趨勢的領導者,比美國公司早了好幾年。

根據國際設施管理協會(International Facility Management Association)的統計,約有68%的北美員工在開放式辦公室裏工作。

但李斯特表示,並非所有人都認同這種大膽而新穎的辦公室。例如,有些老員工「一輩子都在封閉式辦公室裏工作」,所以他們有可能更難適應這種平等的辦公室布局。法律、金融和其他專業公司同樣如此,這類公司往往需要專門與客戶會面,而接打電話更是家常便飯。

另外,世界各地最近有多項研究顯示,很多人抱怨開放式辦公室會降低工作效率、破壞員工士氣,甚至導致曠工事件增多。

協作空間實例

李斯特表示,降低物業成本是促成這種轉變的最大動力。

李斯特說,得益於移動設備和遠程會議技術的普及,加之員工的分佈越來越國際化,「人們大概只有40%至50%的時間在辦公桌前工作。」

很多企業沒有為所有閒置不用的辦公桌支付費用,而是展開了整合。在那些物業成本遠高於遠程辦公、移動辦公和靈活辦公計劃的國家尤其如此,例如美國、德國、英國和荷蘭。

從2009年開始,在全球35個國家擁有8,000多名員工的美國Citrix公司,就在半數辦公樓內採用了開放性和協作性更強的布局。Citrix物業和設施副總裁蓋伊·德索泰爾斯(Guy Desautels)表示,通過這種方式,該公司已經將物業成本在其總預算中的佔比從6.5%壓縮到4%。

但這麼做並不僅僅是為了適應科技趨勢和節約成本。

「很多成功的企業是為了展開團隊合作,並與商業伙伴和客戶進行協作。」蘇黎世保險集團公司物業和設施管理全球副總裁巴里·瓦考伊(Barry Varcoe)說,這家瑞士跨國公司擁有6萬名員工。

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為了達到這個目標,蘇黎世保險集團位於世界各地的1,200個辦事處多數都採用了開放、協作的辦公室布局,沒有給每位員工分配具體的座位。很多員工「已經不再需要擁有自己的專屬辦公桌了。」瓦考伊說,「工作的性質正在改變。」

國際辦公家具公司海沃氏駐上海副總裁兼總經理弗蘭克·雷克薩奇(Frank Rexach)表示,無線技術和雲存儲軟件也讓企業更容易部署這種流動性的辦公室。

「人們不希望被禁錮在自己的辦公桌上,尤其是千禧一代。」雷克薩奇說。

開放式辦公的缺陷

不過,李斯特說,「有證據顯示,這種方法可能矯枉過正了。」

噪音和隱私是最嚴重的兩個問題。隨著辦公空間的縮小,辦公室裏將會出現越來越多分散精力的因素,導致員工難以集中注意力。

根據跨國設計公司Gensler 2013年對美國的開放式辦公室和傳統辦公室進行的調查,只有四分之一的員工表示,其辦公環境既有利於協作,還能增強個人注意力。超過一半的受訪者自稱會在試圖集中精力時被其他人打擾。

該研究的結論是,由於會在增強協作的同時降低員工的注意力,因此開放式辦公室是一種失敗的方案。

夏普公司高管戴維斯承認,開放式辦公室的噪音有所增加,因此需要適應。為了幫助員工適應這種環境,她的公司最初專門在公共空間內增加一些噪音,並提醒員工小聲說話。

而缺乏隱私也會以意想不到的方式影響工作效率。

美國房產經紀公司TheSquareFoot在十多座美國城市幫助小企業租賃商業樓宇,該公司聯合創始人阿隆·蘇斯曼(Aaron Susman)記得,曾經有一位客戶在經濟危機最嚴重的時候租下了一處開放式辦公室。每當管理人員在會議室裏召開臨時會議時,基層員工的擔憂情緒都會增強——使之無法集中精力工作。

「這種意料之外的結果會產生高昂成本。」蘇斯曼說。

混合式解決方案?

事實上,在封閉式辦公室和開放式辦公室之間,還存在一種令人舒適的中間狀態。可以借助混合式辦公室融合二者的優點:員工既可以隨時進入安靜而私密的環境,不必擔心分散注意力,又能夠在協作區與團隊展開溝通和合作。Gensler全球工作空間負責人珍妮特·伯格(Janet Pogue)表示,這樣一來,便可從很大程度上解決這一問題。

Gensler最近對工作場所進行的研究發現,美國員工有超過一半的工作時間在從事個人項目,還有四分之一的時間與同事合作。如果能夠在設計辦公室的時候同時滿足這兩種需求,便可培養高效而均衡的雇員。

「提供一個讓人們可以集中精力工作的選擇的確非常重要。」伯格說。

瓦考伊表示,蘇黎世保險集團在開放式辦公室裏設計了傳統辦公桌——其中一部分分配給指定的員工,另一部分供所有人使用——旁邊則是團隊工作區,可以展開快捷的協作。另外,這些辦公室還配置了客廳風格的休息室,以及開會用的私人房間。

「人們希望有一種家的感覺。」瓦考伊說。

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(責編:凱露)

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