換個腦袋 讓我們更高效地工作

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設定最後期限對我來說絕非易事。不管我為自己完成任務預留了多少時間,在最後期限臨近時我總是會手忙腳亂。

我知道我在一個優秀的公司裏工作,這裏全都是做事拖延的人。但最近,我已在嘗試讓自己用更少的時間完成相同的工作量。為了提高效率(並且減少拖延),我已經下意識地為工作設定更嚴格的最後期限。一小時的電話現在在30分鐘內打完。過去要三天才能完成的寫作任務,現在必須在兩個半小時內完成。我用日曆鬧鐘提醒自己開始進行下一個工作任務。

費城互聯網優化公司Trinity Insight的創始人克雷格·史密斯(Craig Smith)表示,對於大多數工人而言,通過縮短最後期限來處理重覆任務是提高生產率的一個竅門。去年,史密斯嘗試將某項目的最後期限提前了一周,該項目是一個由17名員工組成的團隊負責的。結果發現,他的長期員工沒有超過項目最初分配的額外時間。他說:「工作越熟悉,就越能挑戰極限。」

但我發現,如果工作中可能重覆的是過程(採訪、研究、寫作、編輯、交付)而不是內容(每次這都是一個新主題),就沒那麼容易了。有時候,只需設定一個更嚴格的期限,當我按照最後期限來工作時,更容易保持高效。但更多時候,我發現自己沒法滿足這樣的期限,比如,在電話採訪過程中,採訪對象侃侃而談,這種情況下要想在第31分鐘掛掉電話是很難實現的。這時工作(不可避免地)耗時稍長,然後我覺得自己像是失敗了。

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誠然,假設最後期限不是一個新概念。60年前提出的帕金森定律就提到這樣的觀點,工作負荷會膨脹,佔滿完成工作可用的所有時間。反過來,任務也可以佔用你盡量少的時間。

這在理論上意味著任何人應該都能加快速度,應對充滿較短最後期限的日程表。但我們都已看到實踐中的情況。結果通常不太好。

結果證明,可能不是最後期限本身的問題,而是我們試圖欺騙自己在不手忙腳亂的情況下完成工作的方式問題。設定更短的最後期限是一門藝術,它不像我想像的那樣簡單。

在某次採訪布蘭得利·斯塔茨(Bradley Staats)時,他告訴我說,故意設定合理的較短最後期限有很多好處。斯塔茨是美國北卡羅萊納州凱南-弗拉格勒商學院的副教授,他研究了學習和效率行為科學,那次採訪他時我分配了25分鐘(比過去少5分鐘)。

斯塔茨說:「通過限制我們自己,我們強迫自己完成它,並且我們經常會簡化事情並在沒有問題時走捷徑。」當然,設定更嚴格的限制可以讓工人(包括我自己在內)有紀律意識和自我控制意識。他補充道:「我們可能低估了我們可以從中得到的好處。」

雖然從長遠來看,制定一個最後期限全部縮短的時間表徒勞無益,因為它不會留出「偷懶」時間,但所謂被浪費的時間可以幫助我們想出創新理念和解決方案,斯塔茨解釋說。

他說:「如果沒有這種懶散,我們看到的創造性和創新可能會變少。但我們[通過快速工作]犧牲的東西對於效率或解決方案可能非常重要。」

中庸之道

奧斯汀媒體戰略家、《逆境才是正路:將考驗轉變為勝利的永恆藝術》(The Obstacle Is the Way: The Timeless Art of Turning Trials into Triumph)一書的作者賴安霍·霍利迪(Ryan Holiday)表示,關鍵是要找到平衡。

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霍利迪可以實現寫作與創意機構日常工作任務之間的平衡。他的整個日程表都圍繞著設定嚴格最後期限的想法。但時間段更靈活,用某些類型的工作填補時間段,但並不是像在表上列出一件事需要30分鐘、另一件事需要45分鐘這樣簡單。

在家工作的時候,霍利迪利用前半天長時間工作,包括寫作或頭腦風暴,沒有嚴格的時間限制。午飯後他集中處理最後期限較短的任務,包括電話、會議,並留出時間來回復電子郵件,保持在30分鐘的增量內。早晨處理最重要的事情,讓他可以通過為簡單任務設定的較短最後期限來激勵自己。

但對於耗時較長的項目來說,特別是那些不設定期限就好像永遠也完不成的創意項目,設定最後期限很重要,霍利迪說。霍利迪說:「通過設定短期最後期限,你不會被無盡的可能性搞得精疲力竭。」為任務制定更嚴格的時間表也會給人帶來一種成就感(從我的日常待辦事項列表中刪除任務時,我會有這種感覺)。

最重要的是,不要把最後期限設得太緊。在設定較短的最後期限之前,了解任務通常需要多長時間(例如 Rescuetime.com 或 Toggl 應用等在線工具)。因為我們大多數人都在重覆類似的任務,了解這些任務通常需要多長時間可以容易地設定更凖確的最後期限或減少你認為過於充裕的時間。

斯塔茨建議我為初始任務設定緊迫的最後期限(例如某篇故事的第一稿),然後用更寬泛的時間來對作品進行審查和分析。這不僅僅適用於寫作,還適用於更廣泛的領域。例如,在科技領域,程序員在首輪編寫代碼時可以設定一個較短的最後期限,然後用更寬泛的時間來編輯和完善,他說。

當然,關於是否設定更嚴格的最後期限,這個問題有點麻煩。斯塔茨說,如果你知道預期結果,設定較短的時間限制很劃得來。「有些人需要了解他們正在嘗試完成的任務是什麼」,以便更好地控制它所需要的時間,他說。

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(責編:友義)

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