如何打斷別人說話搶回發言權?

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Image caption 在泰勒·斯威夫特(Taylor Swift)獲得2009年MTV最佳女歌手錄影帶大獎時,坎耶·韋斯特(Kanye West)跳上了台(圖片來源:Getty Images)

即便是在最好的情況下,電話會議也會非常嘈雜:有的人忘記靜音,導致抽水馬桶的聲音從揚聲器裏傳出;有的人中途剛剛加入進來,然後提出了別人已經問過的問題;還有的人臨時斷線,等到再加入進來時難免傳出嗶嗶的雜音。

但對任何電話會議而言,最棘手的問題還在於如何插話。無法通過任何一種肢體語言向對方暗示你想說話,也無法像面對面交流那樣利用各種視覺元素。由於很多人都希望表達自己的觀點,所以打斷別人的情況在所難免。既然如此,如何能在不失禮節的情況下插話呢?

發表觀點

法裔加拿大人西爾萬·巴雷特(Sylvain Barrette)在法蘭克福的一家資產管理公司工作,他會根據不同文化調整自己的風格。在他看來,在電話會議上打斷他人沒有捷徑。「只能硬著頭皮打斷。」

即便如此,他多年以來還是總結了自己的一套技巧。例如,巴雷特發現,與德國人相比,法國人更容易被打斷,因為法國人「無論開什麼電話會議總有點混亂」。

「跟法國人開會,大家都會同時說話。所以打斷彼此很正常。但跟德國人開會,就必須等到句子最後的動詞出現。打斷一個德國人是很不禮貌的事情,尤其是在德國。」巴雷特說,「歸根結底,最關鍵的還是禮貌問題。」

裏奇·弗裏曼(Richie Frieman)的網名是Modern Manners Guy,他還寫過一本名為《回復所有人……以及其他讓你的職業生涯平步青雲的方法》(REPLY ALL... And Other Ways to Tank Your Career)。他認為,首先必須有充分的理由打斷別人,包括催促別人做決定、總結接下來的步驟、為未來的通話確定話題。接下來,就要通過各種嘗試找到不同文化背景和不同層次的人所能接受的方式,這就需要首先了解接受那種文化熏陶的人打斷他人的方式。也可以向精通那種文化的人徵求建議。

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Image caption 對任何電話會議而言,最棘手的問題還在於如何插話(圖片來源:Getty Images)

不要虎頭蛇尾

弗裏曼說,一旦你打斷了別人,就該你發言了,所以不要虎頭蛇尾。

弗裏曼說:「你最好能夠闡述一些實質性的內容。不要說,『是的,我同意戴夫』這種空話。」如果打岔後提出建設性的內容,效果會更好。

但提出建設性的內容並不容易,尤其是當你在電話線另一邊的人自說自話、強調要點,或者顯示自己的強勢地位或卓越智慧時打斷他們。

「我不喜歡聽到別人說,『咱們來理順一下』……因為這會降低對方的威望。」弗裏曼說。如果你暗示對方的貢獻沒有價值,那你最終往往會很難看。

為了避免這種情況,他會溫柔地打斷對方,然後感謝對方的分享,如果會議沒有太大進展則會直接忽略。之後,弗裏曼會迅速轉變話題,讓那些在溝通中漫無目的的人沒有機會再提起之前的內容。他會說,「這的確是個好觀點,由於時間快到了,我們可以下一次再來考慮XYZ。」

國際電話會議禮儀

  • 不同國家有著不同的電話文化。在開口之前多傾聽,多觀察。
  • 如果電話會議規模很大,導致人們無法識別每個人的聲音,那就應該在開口說話時報上自己的名字,「我是瑪麗,我希望補充一些內容……」
  • 尊重他人的時間。
  • 不要在大型電話會議上推銷自己或自己的服務,除非別人明確要求你這麼做。

簡明扼要

凱瑟琳娜·巴塔(Katharina Barta)是巴斯夫Creator Space項目的創新設計專家,她去年領導了一個全球化項目的一部分,需要在全球規劃6個大型旅遊驛站。她當時花了很大一部分時間來召開全球電話會議,這些會議最早6點開始,最晚要等到20點。

她表示,打斷別人是電話會議主持人不可避免的一項工作,而由於團隊都已經事先花時間明確了任務和責任,所以過程會更加簡單。在項目剛剛開始的時候,電話會議都會帶有試探的性質,這時,巴塔就會採取更加開放的交流方式。但隨著項目截止日期的臨近,她更願意單刀直入。

通常而言,當她感覺自己聽夠了針對某個論點的各種討論,需要制定決策時,就會打斷別人。此時不能再喋喋不休下去,而是應該進行投票。「有時候真的需要單刀直入,這是把電話會議拉回正軌的唯一方式。」巴塔說。

但與面對面溝通相比,巴塔認為電話溝通更難以打斷別人,原因是不能舉手或向前探身。「從技術上講,電話信號的延遲也會加大打斷別人的難度。在一個大集團內,只有一個聲音在說話,其他人都是靜音狀態,我不能直接切換。通常必須等到真正有停頓的時候。在電話會議上,需要比面對面的會議更激進一點。」

事先聲明

弗裏曼表示,有的時候,插話的最佳時機是在所有人都同時說話,然後對此一笑了之時,或者是在大家都默不作聲時。「如果在大家默不作聲時說話肯定沒問題。」

應該牢記一件事情:打斷別人時不必非要遵循相同的模式。你可以說「抱歉,但是」,但這樣很累,或者讓你看上去不太自信,所以可以試試其他詞匯。有的人會清清喉嚨,然後說「好,好,好」,或者用自己標誌性的聲音插話。

如果你感覺人們可能受夠了你總是打斷他們,或許可以通過事先聲明來緩和氣氛。你可以告訴他們,如果內容跑題或持續時間過長,你就會以友好的方式打斷他們。

或者效仿巴塔的做法:「我會在這種情況下事先聲明。如果我感覺某個問題可以晚些時候再討論,我就會打斷對方說:『這件事情還在推進……我們可以下次再討論嗎?』事先聲明和電話會議規則可以讓人們更好地了解哪些行為更受歡迎,哪些不太適合這種環境。」

她補充道:「有了事先聲明,他們在溝通時就會感覺更安全。」

訪問 BBC Capital 閱讀 英文原文

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