你知道如何收發和處理電子郵件嗎?

Image caption 有些患有電子郵件焦慮症的人甚至會因此失眠(圖片來源:Getty Images)

丹尼·加西亞(Danny Garcia)希望你能盡快回復他的電子郵件。如果對方拖得時間太久,就會令他感到焦慮。他甚至會因為一心想著你會在何時回復郵件而失眠。

加西亞總為收發電子郵件而焦慮。他在紐約擔任Stacklist營銷運營經理,這家網站專門羅列各大企業的首席執行官在日常業務中使用的應用App和工具。當他按下「發送」按鈕後,內心便開始惴惴不安。

Image caption 聊天軟件和Facebook點讚文化營造了一種環境,導致我們期待著對方能夠立刻回復(圖片來源:Getty Images)

這或許有些極端,但實際上卻並不罕見。等待別人的答覆有時候也會引發焦慮。由於收件箱裏每天都有數百封郵件,所以幾乎不可能立刻回復每一封——有的甚至根本不會回復。

很多研究都表明,收件箱裏的未讀郵件過多會令人緊張——一項研究發現,一天到晚不停地收到電子郵件提醒,並在早晨和晚上查看電子郵件,會增加人的焦慮水平。但並沒有統計數據或研究表明,當人們的電子郵件未獲對方答覆時,究竟會引發多大程度的焦慮——至少美國心理學協會的信息表明,沒有一篇論文如此標榜。

缺乏控制

多倫多大學士嘉堡校區組織行為學和人力資源管理教授茱莉·麥卡錫(Julie McCarthy)表示,缺乏對自己所處環境的控制和不確定性會引發這種極端的電子郵件焦慮情緒。

「你無法控制對方何時回復郵件,除此之外,他們回復的內容也存在一定的不確定性。」她說。

另外,聊天軟件和Facebook點讚文化也營造了一種環境,導致我們期待著對方能立刻回復。如果沒有得到及時滿足,便會產生焦慮。至少在聊天軟件裏,你經常可以看到對方是否在輸入內容。但當你發了電子郵件,有可能石沉大海,你無法知道到底發生了什麼。

你應該等待多久?根據以色列的兩位大學教授的研究,50%的電子郵件會在發出後大約兩小時內收到回復。你的電子郵件有80%的概率會在29分鐘內收到回復。

己所不欲,勿施於人

不要著急:麥卡錫表示,儘管很難知道對方為何沒有回復,但收件方不太可能完全對你的郵件置之不理。他們可能忙於工作,也可能試圖脫離工作,與家人待在一起——你可以回想一下自己是否經常出現這種情況——也有可能是他們忘記回復了。儘管加西亞很焦慮,但他表示,由於手頭的事情太多,他自己也經常忘記回復別人的信息。

Image caption 丹尼·加西亞對電子郵件感到焦慮,尤其是當對方遲遲沒有回復時(圖片來源:Danny Garcia)

在加西亞的辦公室裏,所有人都會盡力回復當天的所有電子郵件。但在公司的首席執行官因為加西亞沒有回復她的電子郵件而感到懊惱後,她開始要求加西亞向她發送「已讀回執」。專家認為,收件人的這種做法可以幫助發件人緩解焦慮情緒。加西亞也意識到這種頗具諷刺意味的情況。

「我所犯的錯誤恰恰就是平時令我感到焦慮的事情。」他說。

即便是當人們將注意力轉向收件箱時,他們通常也有大量信息需要閱讀。國際通訊研究公司The Radicati Group的報告發現,2014年平均每人每天收發121封與業務相關的電子郵件。這一數字到2018年有望增至140封。試想,如果每封郵件需要1分鐘的閱讀時間和1分鐘的回復時間,那麼每天光是閱讀和回復郵件就要花掉4個小時。

《生產力項目》(The Productivity Project)一書的作者克里斯·貝利(Chris Bailey)每天收到的電子郵件最多達到500封,其中很多都是公關公司的宣傳材料。所有被他稱作「自私郵件」——無法為他提供任何價值的郵件——幾乎都會立刻被放到垃圾箱。他表示,如果你發送的就是這種郵件,但卻想提升對方回復的機率,就應該讓郵件內容更加個性化,而且要表現得更加重要。

「收到一封電子郵件時,我做的第一項決定就是我是否會處理這條消息。」貝利說,「我會對郵件進行歸檔。」

他還有兩個電子郵箱,一個是提供給工作關係密切或者他很願意快速回復的人,另外一個則提供給其他人。多數郵件都會發送到後一個收件箱,但他每天只會在下午3點查看一次。他會花費大約1小時的時間回復盡可能多的郵件。他表示,這種雙郵箱模式大幅緩解了他的電子郵件焦慮症。讓他可以集中精力處理更重要的任務。

管理自己的情緒

當然,郵件回復及時與否並不只是收件人的責任。你完全可以增加對方的回復機率,並減輕自己的焦慮情緒。

首先,《退訂:如何消除電子郵件焦慮症,避免分散精力並完成更多工作》(Unsubscribe: How to Kill Email Anxiety, Avoid Distraction and Get More Work Done)一書的作者喬斯林·格雷(Jocelyn Glei)表示,應該明確自己希望何時收到回復。

如果你需要啟動一個項目,但卻想要分享關於方向的一些想法,那就可以告訴對方,如果不能在某個時間之前獲得反饋,你就會直接啟動項目。你還可以告訴收件人,你希望在當天或者明天9點前收到回復。如果並不緊急,也應該明確說明。例如,你可以告訴對方你不期待立刻回復,但希望他們能在本周結束前回復郵件。

「為他們提供背景信息。」格雷說,「幫助他們了解你的時間安排。」

如果你真的很擔心,還可以使用一款應用——或者更精確地說是一種解決方案。Mixmax和Streak等程序可以讓你看到對方何時打開了自己的電子郵件,以及這封郵件是否被分享給他人。加西亞就在工作中使用這兩個程序。他表示,知道對方已經打開並看到了自己的郵件對緩解焦慮很有幫助。

Image caption 由於收件箱裏每天都有數百封郵件,所以幾乎不可能一一回復(圖片來源;Getty Images)

安德魯·斯溫德赫斯特(Andrew Swindlehurst)是英國博爾頓一家在線營銷公司的高管,他過去經常花費大量時間重寫電子郵件並反覆查看已經發送但卻沒有收到回復的郵件,甚至因此影響了工作效率。他經常在發送完一封電子郵件後感到擔憂,尤其是給上司發送郵件之後。

「即使沒有問題,我也總是擔心會出什麼差錯。」斯溫德赫斯特說。

這已經對他構成了困擾,所以他開始主動控制自己的焦慮。他花了很多時間研究各種電子郵件撰寫技巧,並改變了自己寫郵件的方式,期待著能夠更快地收到回復。雖然某些方法起到了一些效果,但他最好的解決方案還是思考收件人在收到郵件時可能在做什麼事情。

「我會有意識地讓自己覺得他們可能還沒打開郵件。」他說,「我得跟他們換位思考,想想他們可能因為什麼原因而沒有打開郵件,或者如果他們看到了郵件,為什麼會認為不需要回復。」

在此之後,如果還是沒有回復,那就繼續跟進。格雷表示,如果是同事,一兩天後再發郵件比較合適。如果是客戶,至少要等兩個星期。在這種情況下,應該修改一下內容,並為對方提供一些新的利益。

她表示,如果其他方法都無法奏效,打電話仍是一種不錯的溝通方式。

訪問 BBC Capital 閱讀 英文原文

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