怎樣才能寫出完美的電郵

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無論你是否喜歡電子郵件,這種通信渠道都不會消失——尤其是在工作場所。2014年,在全球每天發送的電子郵件中,商務電子郵件大約佔到55%——平均而言,我們每人每天接收和發送的電子郵件多達121封。

每天都有這麼多電子信息「飛來飛去」,也就難怪我們會經常犯錯了。從令人不解的標題到不合時宜的表情符號,多數員工仍然需要付出很多努力才能真正掌握專業電子郵件的撰寫技巧。

《哈佛商業評論》也曾經在電子郵件問題上遭遇過與我們相同的困惑,並製作了一份改進電子郵件撰寫的技巧指南。

標題明確

《哈佛商業評論》表示,標題欄應當簡明扼要,強調所需採取的行動。如果說標題欄對吸引讀者注意非常重要,那麼字體便是留住讀者的關鍵。《哈佛商業評論》建議使用Arial、Helvetica和Verdana等簡潔易讀的黑色字體,而且同一封郵件中的字體數量不宜超過3種。

內容賣萌

只有當給你發郵件的人也使用表情符號時,你才可以在給對方的工作郵件中使用表情符號。打字錯誤未必都是無可挽回的災難。《哈佛商業評論》表示,對高級管理者來說,有意的打字錯誤或許是個明智做法,既能展現自己的真誠,又不會讓人以為你總是一絲不苟地撰寫郵件。然而,這種表現感情真摯的方式很容易跨越顯得不夠專業的界限——所以在故意製造打字錯誤之前一定要三思。

重視語法

如果你一天早上連著發了好幾十封電子郵件,就很容易忽視標點符號或大寫字母。應該多花些時間來打磨這些細微之處。這可以節省收信人的閱讀時間,也能避免隨後額外花費時間來澄清自己的意思。

為了避免引人反感,應該盡可能保持電子郵件的內容言簡意賅。一些專家建議將內容保持在一屏之內。即使在內容較短的郵件中,也不要把文字堆積成塊,應該突出要點並充分分割段落。最重要的在於,盡量表明意圖、直奔主題,這樣才能節約所有人的時間。

三思而行

在點擊「發送」按鈕之前,應該再次檢查電子郵件的內容,確保所有的收件人都有必要閱讀這封郵件。《哈佛商業評論》建議,如有必要,可以把其他人列入收件人名單,但除非你有十足的把握,否則不要使用隱藏收件人名字的發送方式,以免「給人留下行事不得體的印象。」

雖然電子郵件通常都是必要的交流渠道,但請不要忘記,有時候當面交流或者電話溝通的效果反而更好。如果存在衝突或者有壞消息出現,文字信息便有可能出現歧義,具體取決於收件人的情緒。在這種情況下,面對面的交流或者通過電話或Skype進行溝通,往往有助於消除緊張情緒。

畢竟,人與人展開直接交流時往往更有禮貌,也更容易理解他人的內心感受。相比而言,電腦屏幕上用像素堆砌的文字顯得有些不近人情。

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(責編:躍生)