Как написать письмо и заставить коллег вас ненавидеть

Phone Копірайт зображення Getty Images

Прежде, чем поставить босса в копию письма, хорошо подумайте.

Показать себя с лучшей стороны вам это не поможет, а вот доверие коллег можете потерять навсегда.

Таковы выводы исследования о пользовании функцией электронной почты "добавить в копию", которое провел профессор менеджмента из Кембриджской бизнес-школы.

В своем исследовании Дэвид де Кремер проанализировал эмоциональную составляющую офисных электронных писем.

"Когда люди постоянно ставят в копию руководство, это не способствует "прозрачности", - объясняет профессор де Кремер, - а подпитывает "культуру страха".

Это далеко не единственное, чем злоупотребляют пользователи почты.

Вот несколько распространенных ошибок, которые могут существенно испортить вам имидж в глазах коллег.

  • "Я здесь, я на месте". Это тот случай, когда электронную почту используют, чтобы рассказать всем коллегам (ближним и дальним), что вы сейчас на работе. С этим трюком легко справится рассылка какого-то документа, которая продемонстрирует, что вы отнюдь не бездельничаете. Есть еще версия под названием "полуночный экспресс" - рассылка электронной почты в то время, когда все рассудительные люди сидят в пабах или в пижамах.
Копірайт зображення Getty Images
Image caption Если я забросаю их письмами, они будут знать, что я до сих пор на работе
  • "Эго-мейл". Так же, как некоторые люди трактуют слово "собрание" как приглашение поделиться со всеми своими основными успехами в карьере, есть работники, которые видят в электронной почте средство для беззастенчивой саморекламы. Это могут быть амбициозные менеджеры, а также их подчиненные, которые хотят привлечь внимание к своим карьерным стремлениям. Но это настолько очевидно, что... все начинают об этом переписываться.
  • BCC. Скрытая копия - это оружие массового поражения в электронной почте, невидимое, но с потенциалом огромного вреда. А если кто-то узнает, что вы пользуетесь этой коварной тактикой, это может быть использовано против вас.
Копірайт зображення Getty Images
Image caption Кому же ты отправляешь это письмо?
  • Х или не Х - вот в чем вопрос. Как подписывать электронные письма? Такие вопросы подпитывают нашу онлайн-тревогу. Если кто-то присылает рабочее письмо с большим Х в конце, вы отвечаете так же? А если нет, то не рискуете ли вы при этом показаться невоспитанным зазнайкой? Есть также люди, которые подписываются одним инициалом - как электронно-монаршей монограммой. По мнению профессора де Кремера, лучшая подпись, на которую скорее всего откликнутся, - это "Заранее спасибо". Вежливо и с надеждой.
  • Приписывание заслуг. Остерегайтесь электронных писем, в которых на самом деле присваивается работа других людей. Их пишут языке "менеджеров", более скользком, чем угорь в масле. Или же в таких письмах будут пассивно-агрессивные насмешки над трудностями других людей.
  • Прикол с Facebook. Человеку он показался таким смешным, что он почувствовал себя просто-таки обязанным разослать его всем в адресной книге. А для вас он такой скучный, что даже сводит челюсти. А человек не унимается, все шлет и шлет. Но что вы скажете? Разве существует такое понятие, как антисоциальные сети? Напишите в ответ восклицательный знак "!".
  • Краткость. Рабочая электронная почта - часть иерархии, где списки рассылки - как маленькие карты власти, и есть теория о том, что существует прямая зависимость между длиной электронных писем и властными отношениями между адресатами. Подчиненный посылает длинные произведения, тогда как босс отписывает несколькими короткими словами. Будьте немногословны, если хотите быть впереди.
Копірайт зображення Getty Images
Image caption Почему вы думаете, что я требую внимания?
  • Позор, при воспоминании о котором вздрагиваешь и через много лет. От этого не уйдешь. Это происходит так, как будто у Судьбы есть собственная кнопка "Отправить". Вы только что отправили человеку, о котором злословили, электронное письмо, в котором высказались плохо именно о нем. Это затмевает все другие мелкие бестактности, такие как нажать "Ответить всем" и рассказать всему офисному центру о том, почему вы не можете пойти на чью-то прощальную вечеринку. И это даже хуже, чем то письмо, которое я получил недавно: "Уважаемый [пусто], Надеюсь, ваши дела в [пусто] идут хорошо". Чувствуешь себя таким особенным.
  • Загадочный молчун. Это акула в водах электронной почты. Вы отправили какой-то довольно прямой запрос и ждете. Может, на той стороне его не заметили, и вы позволяете себе еще раз это письмо переслать. И опять ничего. Что это значит? Они там вообще? Или еще более удивительный вариант - отвечать перестают посреди разговора. Вас о чем-то спрашивают, вы отвечаете, чтобы продолжить обмен мнениями, и вдруг - полная тишина. Алло?
  • "Спасибо", а не "извините" - вот самое сложное слово. Как вы отвечаете на поздравительные письма от босса? Вас награждают электронным похлопыванием по спине, и вы чувствуете, как внутри поднимается волна теплой благодарности. Но потом она ударяет по вам. Что же сказать в ответ? Буркнуть "спасибо" в знак благодарности? Или воспользоваться моментом для продвижения еще одной блестящей идеи, которую уже давно вынашиваете? Но не возникнет ли у босса впечатление, что вы клянчите? Спонтанность момента безвозвратно утеряна. Шеф, может, даже не сразу увидит ваш ответ... И тут вы ненароком отправляете пустой ответ. Выхватываете поражение из челюстей победы. Еще одного человека теперь придется избегать в коридоре.

Новости по теме