Bạn chậm trả lời email khiến người khác lo lắng

Một số người lo lắng thậm chí mất ngủ. Bản quyền hình ảnh Getty Images
Image caption Một số người lo lắng thậm chí mất ngủ.

Danny Garcia muốn bạn trả lời ngay email của ông. Đợi lâu quá là ông bắt đầu lo lắng. Thậm chí ông còn mất ngủ, không biết bao giờ bạn mới trả lời.

Gửi email làm Garcia lo lắng, ông là giám đốc tiếp thị ở New York của hãng phần mềm ứng dụng và công cụ Stacklist mà các lãnh đạo doanh nghiệp cần sử dụng. Cứ gửi email xong là ông thấy bồn chồn.

Điều này có vẻ hơi quá đáng song thực tế không phải tất cả đều là bất thường. Đợi sự trả lời đôi khi gây lo lắng trong những tình huống mà ta háo hức mong. Với hàng trăm email hàng ngày gửi tới ta, trả lời ngay cho từng cái là gần như không thể được, nếu phải làm.

Nhiều nghiên cứu đã đưa số liệu về sự căng thẳng gây ra khi có quá nhiều thư đến mà không đọc kịp, một nghiên cứu cho thấy khi bị thông báo liên tục có email tới, và phải kiểm tra ngày đêm đã làm tăng mức lo lắng. Nhưng lại không có thống kê và nghiên cứu nào về mức độ lo lắng khi không được trả lời email, ít nhất không có đầu đề nghiên cứu nào như vậy, theo Hiệp Hội Tâm Lý Mỹ.

Không kiểm soát nổi

Đó là do thiếu sự kiểm soát hoàn cảnh của mình và do sự bất chắc đã dẫn đến nỗi lo lắng cực độ như vậy, Julie McCarthy, một giáo sư về hành vi trong tổ chức và và quản lý nguồn nhân lực ở Đại học Toronto Scarborough, nói.

"Bạn đã không kiểm soát được việc khi nào người đó sẽ trả lời, và ngoài ra, có một mức độ nhất định của sự bất chắc trong thư sẽ trả lời," bà nói.

Hơn nữa, văn hoá tin nhắn và bấm 'thích' ở Facebook đặt ra cho ta điều kiện mong đợi được trả lời ngay. Nếu ta không có ngay được điều này là ta thấy lo. Ít nhất trong tin nhắn, ta thường có thể trông thấy nếu người kia đang viết trả lời. Với email, thư của bạn đang trên mạng và không ai biết chính xác cái gì đang xảy ra, bà nói.

Bạn còn phải đợi bao lâu nữa? Theo nghiên cứu của 2 giáo sư đại học ở Israel thì 50% việc trả lời email xảy ra trong 2 tiếng kể từ khi email hỏi được gửi đi. Có 80% khả năng là email của bạn được trả lời trong vòng 29 phút.

Không phải là bạn, chủ yếu là tôi

Bản quyền hình ảnh Getty Images
Image caption Văn hóa nhắn tin và bấm like trên Facebook khiến chúng ta chờ đợi có sự phản hồi ngay lập tức.

Cứ yên tâm: chắc rằng người nhận email ở đầu kia không phớt lờ bạnDanny Garcia gets anxious over emails, particularly when they go unanswered mặc dù khó có thể biết vì sao họ không trả lời, McCarthy nói. Có thể họ đang bận việc, có thể họ đang ngắt liên lạc với văn phòng để dành thời gian cho gia đình, hoặc (hãy nghĩ điều này có hay xảy ra với bạn không) có thể họ quên không trả lời. Mặc dù Garcia lo như vậy nhưng anh nói cũng thường quên trả lời tin nhắn của người khác vì có quá nhiều việc đang phải làm.

Ở văn phòng Garcia mọi người cố trả lời email nội trong ngày, mặc dù sau khi giám đốc điều hành bực với Garcia vì đã không trả lời email của bà, bà đã yêu cầu ông gửi dòng "tôi đã nhận được" để xác nhận đã nhận được thư, đó là điều các chuyên gia nói người nhận có thể làm để giảm nỗi lo cho người gửi. Ông hiểu sự trớ trêu này.

"Rõ ràng là tôi đã mắc đúng cái lỗi mà nó làm tôi lo lắng," ông nói.

Ngay cả khi người ta chú tâm vào hộp thư đến thì họ cũng thường phải đọc một số lượng thư rất lớn. Một báo cáo của The Radicati Group, một công ty nghiên cứu truyền thông toàn cầu, cho biết trong năm 2014 trung bình một người mỗi ngày gửi và nhận 121 email công việc. Đến 2018 con số này sẽ tới 140. Hãy tưởng tượng nếu cần 1 phút để đọc 1 thư và 1 phút để trả lời 1 thư thì phải mất 4 tiếng đọc và trả lời trong 1 ngày.

Chris Bailey ở Ottawa, tác giả của dự án The Productivity Project, nhận được hơn 500 email một ngày, nhiều cái là từ các công ty quan hệ công chúng. Với ông, những thư nào ông gọi là "ích kỷ" (không có giá trị gì với ông) là ông gạt bỏ ngay. Nếu bạn là người gửi những email kiểu này, hãy làm sao để nó mang tính riêng tư và tính hậu quả nếu muốn tăng khả năng được hồi đáp, ông nói.

"Khi một email tới, quyết định đầu tiên của tôi là tôi đáp lại nó hay không," Bailey nói. "Tôi lưu trữ nó."

Ông có 2 địa chỉ email, một dành cho những người thường xuyên làm việc hoặc ông sẵn sàng trả lời ngay, và một cho các người khác. Với hòm thư ở địa chỉ sau, chiếm đa số thư, ông chỉ kiểm tra một lần một ngày, vào 15 giờ. Ông dành khoảng 1 giờ để trả lời với số lượng tối đa có thể. Kiểu xử lý 2 nhánh này đã giảm đáng kể nỗi lo email cho Bailey, ông nói, và nó giúp ông tập trung vào những nhiệm vụ quan trọng hơn.

Sắp xếp gọn gàng trong đầu óc

Bản quyền hình ảnh Danny Garcia
Image caption Danny Garcia bồn chồn vì email, đặc biệt là khi chưa nhận được email trả lời.

Tất nhiên không phải người phúc đáp là chịu trách nhiệm về việc trả lời mau lẹ hay không. Bạn có thể làm tăng cơ hội được trả lời và giảm nỗi lo.

Đối với những người mới vào nghề, bạn phải rõ khoảng thời gian nào sẽ có thể có trả lời, Jocelyn Glei, tác giả bài "Cách khử nỗi lo, tránh sao lãng và làm việc hiệu quả", nói.

Nếu bạn cần khởi sự một dự án, nhưng muốn chia sẻ ý kiến về phương hướng thì hãy nói rằng nếu bạn không nhận được hồi âm trước một thời điểm cụ thể thì bạn cũng cứ triển khai. Bạn cũng có thể nói bạn mong có được trả lời vào cuối ngày hoặc trước 9 giờ hôm sau. Nếu không cấp thiết thì cũng nên nói rõ. Hãy nói bạn không chờ đón được trả lời ngay, nhưng sẽ rất tốt nếu nhận được phúc đáp, thí dụ, vào cuối tuần.

"Cho họ biết bối cảnh của mình," Glei nói. "Giúp họ biết lịch phản hồi của bạn."

Nếu bạn thực sự lo lắng thì đã có một phần mềm ứng dụng cho việc này, hay đúng hơn, một cách để điều chỉnh. Những chương trình như Mixmax và Streak cho phép ta biết khi nào email của ta được mở và nó có được chia sẻ cho các người khác không. Garcia đang dùng cả hai chương trình này và nói rằng biết được thư mình được mở và đọc chẳng giảm nỗi lo là bao.

Andrew Swindlehurst, một chuyên viên của một hãng tiếp thị trên mạng ở Bolton- Anh, trước đây đã mất nhiều thời gian viết lại email, rồi kiểm tra đi kiểm tra lại những cái đã gửi mà không được trả lời và chúng làm đã ảnh hưởng đến năng suất công việc. Ông thường cảm thấy kinh hãi sau khi một email được gửi đi, đặc biệt là cho cấp trên.

"Tôi lo lắng có cái gì không ổn, ngay cả khi nó được làm một cách đúng đắn," Swindlehurst nói.

Điều này nghiêm trọng đến mức ông thực tế đã bắt đầu tìm cách không chế nỗi lo. Ông dành rất nhiều thời gian nghiên cứu cách thảo một email, và thay đổi cách viết để xem có cái gì khiến cho người ta trả lời nhanh. Trong khi một số thư viết qua loa lại có kết quả nhất định, giải pháp tốt nhất của ông là nghĩ xem người nhận thư đang làm gì khi email tới.

"Tôi buộc phải nghĩ một cách có ý thức là họ có thể thậm chí không bao giờ mở nó ra," ông nói. "Tôi phải tự đặt mình trong hoàn cảnh họ và nghĩ họ có thể đang làm gì, vì sao họ có thể không mở thư, hoặc nếu họ đọc thì vì sao họ không cảm thấy cần được trả lời."

Sau tất cả những điều đó, nếu không có phản hồi, ta hỏi tiếp. Nếu là một đồng nghiệp, ta viết lại sau 1 hoặc 2 ngày là vừa phải. Nếu là một một địa chỉ không quen, ta đợi ít nhất một vài tuần, Glei nói. Và trong trường hợp này, hãy viết lại thư theo phong cách mới và chào mời thêm một số lợi ích mới cho người đọc nó.

Nếu mọi thứ khác đều thất bại, bà nói, thì việc nhấc điện thoại vẫn còn là cách tốt để ta có thể gửi được thông điệp của mình.

Bài tiếng Anh đăng trên BBC Capital

Tin liên quan