Giải pháp khi chán ngồi chung ở chỗ làm có nhiều người

Xu thế làm văn phòng rộng làm nhiều người bị lãng trí Bản quyền hình ảnh Getty Images
Image caption Xu thế làm văn phòng rộng làm nhiều người bị lãng trí

Việc gián đoạn do bị quấy rầy khi làm việc ở văn phòng rộng làm ta không thể tập trung suy nghĩ. Làm sao để khắc phục được mà không làm phật lòng người khác?

Đối với Jackson Carpenter không có ngày nào là ngày yên tĩnh ở văn phòng.

Với khoảng 80 người ngồi quanh ông ở văn phòng rộng của công ty, ông giám đốc quan hệ công chúng luôn nói và thảo luận với đồng nghiệp. Khi ông này ngừng thì đội bán hàng ở ngay phía sau lại gõ cồng mỗi khi họ xong một thương vụ.

Giống như trong phim "Wolf of Wall Street" chỉ khác là không có cảnh trác táng, ông nói.

Mặc dù ông thích không khí sôi nổi của văn phòng nhưng tập trung để làm xong việc là khó. Đó là lời phàn nàn chung của những người làm việc ở văn phòng rộng.

Nhưng đã có một số tiến bộ: vài năm trước đây, chủ hãng cho mỗi người một hộp vuông, một phía sơn đỏ, phía kia xanh. Khi mặt xanh trên mặt bàn thì bạn có thể tới trao đổi. Khi là màu đỏ, nghĩa là đừng tới.

"Trong môi trường làm việc kiểu này, việc đó là quan trọng," Carpenter, ông làm việc cho công ty Lucid Software từ tháng 10, nói. "Như thế là gọn."

Thói tự do ở văn phòng rộng

Bản quyền hình ảnh Getty Images
Image caption Tiếng ồn ào của văn phòng rộng đang tăng lên làm một số người bực mình

Với việc phần lớn chúng ta (ở Mỹ là 70%) nay làm việc ở văn phòng rộng nên các công ty buộc phải đưa ra những cách thức mới để đảm bảo chúng ta làm việc có năng suất mà không bị mê man trong tiếng ồn và nhộn nhạo. Văn phòng không có tường, hoặc ngay cả văn phòng có khoang làm việc với tường thấp, có thể làm giảm năng suất 15%, và một nửa nhân viên nói việc thiếu sự riêng tư chặt chẽ là vấn đề lớn nhất của văn phòng rộng, theo tạp chí Tâm Lý Học Môi Trường.

Sự gián đoạn thường xuyên và bất ngờ do làm việc ở văn phòng rộng là một phần đáng kể của vấn đề. Các nhà nghiên cứu của trường đại học California ở Irvine thấy rằng người lao động văn phòng điển hình cứ khoảng mỗi 3 phút lại bị gián đoạn công việc, và phải mất khoảng 23 phút mới bắt đầu lại được sau khi bị phá rối.

Một số ít công ty đang lo tìm cách để giúp nhân viên của họ luôn tập trung làm việc, Donna Flynn, phó chủ tịch của WorkspaceFutures là một chi nhánh nghiên cứu của công ty đồ văn phòng Steelcase, nói. Tuy nhiên, phần lớn chúng ta là độc lập, khi tìm các cách đời thường và cực đoan để nói với người khác là đừng làm phiền, bà nói.

Phần lớn chúng ta đeo headphones là tín hiệu chung nhất để nói đừng làm phiền. Nhưng ngay cả như vậy cũng không luôn ngăn được các đồng nghiệp lánh xa. Một số tạo "tường" giả bằng cách để bảng trắng hoặc để hàng chồng sách quanh chỗ làm việc của mình.

Một cái mũ để tiết kiệm thời gian

Bản quyền hình ảnh Getty Images
Image caption Đeo headphones được áp dụng thay cho biển báo "Xin đừng làm phiền"

Cũng có những biện pháp phức tạp hơn. Trong những tháng cuối của năm 2017, công ty Steelcase sẽ cho ra một loại bàn làm việc có đèn đỏ và xanh. Khi đèn đỏ bật, thì xin đừng tới.

Dẫu sao lúc này ta cũng có thể mua những dụng cụ tương tự. Công ty Plenom của Đan Mạch có đèn BusyLight là đèn đỏ-xanh nối với lịch biểu làm việc của bạn và theo đó mà đổi màu. Cờ Luxafor Flag của hãng Greynut, Latvia, là đèn LED hình cờ có thể cắm vào máy tính bạn và đổi màu tùy thuộc bạn bận hay không.

Đã có hơn 10.000 công ty trên thế giới dùng đèn BusyLight, giám đốc Christian Juel Jensen nói, doanh số đã tăng 200% trong 2 năm qua.

Doanh số bán cờ Luxafor Flag hàng tháng tăng 33% kể từ khi hàng ra mắt vào 2/2015.

Tất nhiên ai cũng có thể tạo ra tín hiệu, nhưng nó chỉ có tác động nếu mọi người xung quanh tuân thủ luật chơi. Nhiều năm trước đây, một giám đốc của Coca-Cola đã tìm ra cách để vừa mở cửa phòng và vừa bảo được là mình đang bận. Ông tự hào là có chính sách mở cửa, nhưng ông không làm việc được vì người ta cứ vào phòng ông. Tín hiệu 'không làm phiền' là cái mũ bóng chày Coca-Cola đỏ. Nếu đội mũ tức là ông không muốn bị quấy rầy, nhân viên vẫn có thể vào phòng ông khi có việc khẩn cấp. Ông sẽ bỏ mũ khi lại sẵn sàng tiếp đón.

Mấu chốt của thành công (ngoài cái mũ được trông thấy rõ ràng) là ông nói với nhân viên đúng điều ông đang làm, Laura Stack, chuyên gia về năng suất, viết. Bà đề nghị toàn bộ văn phòng cùng áp dụng một tín hiệu.

"Hãy họp toàn phòng và thống nhất một tín hiệu mà mọi người phải kiên định áp dụng," bà viết. Không cần gì phải cao siêu, chỉ cần đơn giản như lắp đặt các rèm qua cửa của khoang làm việc, xoay biển tên lại, hoặc đóng hé cửa phòng.

Rất tiếc là không có nghiên cứu nào cho biết tín hiệu nào là tốt nhất, Nancy Stone, giáo sư tâm lý học ở trường đại học khoa học và kỹ thuật Missouri, nói. "Hiện không có quy tắc cư xử cho việc này," Stone nói.

Carpenter nói rằng khối đỏ-xanh đã tạo nên sự khách biệt rất lớn. Trước đây ở nơi làm việc của ông, là văn phòng rộng, không có tín hiệu nên mọi người nói chuyện suốt ngày, cho dù có việc phải hoàn thành.

"Thật là lạ. Thay vì xoay cái gì đó, tôi có thể nói là tôi đang bận," ông nói. "Và tôi cần làm việc."

Bài tiếng Anh đăng trên BBC Capital

Tin liên quan