Đừng để đồng nghiệp nắm "điểm yếu" của bạn

User Manual Bản quyền hình ảnh Getty Images

Ivar Kroghrud trải qua suốt sáu năm làm sĩ quan trong hải quân Na Uy suốt thời thập niên 1990 và mỗi khi tháng Tám đến, ông lại sống giữa những người mới, hoàn toàn xa lạ.

Đi lính là điều bắt buộc ở Na Uy, và mỗi năm Kroghrud lại đón một đơn vị lính mới. Cùng làm việc chung trên tàu tuần tra cỡ nhỏ trong nhiều giờ đồng hồ, thủy thủ đoàn nhanh chóng làm quen với nhau, cách tốt nhất để họ làm việc ăn ý là hiểu đặc điểm và tính cách của những người khác trong đoàn.

Sau đó, ông bước chân vào thế giới kinh doanh và nhận ra điều hoàn toàn trái ngược.

Năm 2000, Kroghrud, hiện sống ở Oslo, thành lập một công ty dữ liệu và khảo sát trực tuyến tên là QuestBack, và ông bị sốc khi thấy thật khó khăn để hiểu biết về đồng nghiệp của mình.

Ba lời khuyên để làm việc được lâu bền ở Anh

Bệnh thành tích: Đừng tự làm khổ mình!

Muốn thu nhập cao đừng tham công tiếc việc

Trong thập niên sau đó, công ty đã phát triển lên đến hơn 300 nhân viên, trong đó có rất nhiều người ông chưa từng nghe tới tên họ chứ đừng nói gì đến tính cách.

"Tôi vừa thấy thú vị và bối rối vì thời gian tiêu tốn để hiểu ai đó trong công ty," Kroghrud cho biết. "Nếu mọi người phải tự khám phá người làm chung với họ là ai, hẳn nhiên sẽ xảy ra nhiều vấn đề và xung đột."

Năm 2011, khi tham dự một hội thảo tại trường London Business School, một vị giáo sư đề cập đến việc truyền đạt lại ý tưởng mà Kroghrud cho rằng có thể giải quyết được vấn đề của ông: một bảng hướng dẫn người khác cách làm việc hòa hợp với mình.

Bản quyền hình ảnh Getty Images

Quay trở về công ty, ông phác thảo bản tài liệu một trang giấy, chỉ dẫn cách tốt nhất để người khác có thể làm việc với ông. Trong đó ghi chú những điều ông thích hay không thích và những gì ông trông đợi ở nhân viên. Chẳng hạn, ông ưa có những thảo luận sâu, hoặc thậm chí khi nào người khác nên mong đợi ông ra quyết định.

Phản hồi ông có được ngay lập tức rất đáng khích lệ. Nhiều đồng nghiệp nói tài liệu cho phép họ có thêm hiểu biết để làm việc với nhau hiệu quả hơn. Từ đó, ông khuyến khích mọi người quen viết một quyển sổ hướng dẫn sử dụng cá nhân dành cho riêng họ.

Với một số người, ý tưởng một cẩm nang hướng dẫn về cá nhân họ nghe có vẻ là cách hữu ích để quen với mọi người tại nơi làm việc. Nhưng với những người khác, đây có thể là kiểu ứng xử một nửa sự thật và nói chuyện kiểu công ty.

Ẩn ý sau câu nói "tôi đang bận"

'Sống ở Mỹ, nên học cách tự tin'

Người đột nhiên giàu 'thường bị cô đơn'

Nhưng các công ty có sử dụng các cẩm nang hướng dẫn về từng cá nhân nói đây là công cụ để giúp đồng nghiệp thích nghi trong kỷ nguyên có quá nhiều người làm việc tại nhà và không thể quen nhau ở không gian chung của công ty - hoặc những người không thích kết nối trên mạng xã hội.

Tuy nhiên, nếu bạn vẫn nghĩ đến việc viết một cẩm nang hướng dẫn về bản thân, có một vài điểm bạn cần biết:

Biết người biết ta

Ý tưởng về bản hướng dẫn sử dụng cá nhân xuất hiện khi Larry Stybel đang chờ đến giờ tham dự một cuộc họp. Đó là năm 2003, và Stybel là nhà tuyển dụng giám đốc điều hành và đồng sáng lập của công ty Stybel, Peabody và Cộng sự tại Boston. Ông sử dụng thời gian chờ để đọc hướng dẫn sử dụng chiếc điện thoại di động mới.

Bản quyền hình ảnh Getty Images

Với ông có lẽ mọi thứ sẽ thật hữu ích nếu có một quyển sách hướng dẫn nói về tất cả các giám đốc điều hành mà ông tuyển dụng. Vì thế ông thử nghiệm ý tưởng này bằng cách tự viết một bản hướng dẫn sử dụng cho bản thân. Sau đó, cảm thấy bị thuyết phục là công cụ này sẽ giúp mọi người biết rõ hơn về nhau, ông yêu cầu mỗi giám đốc điều hành mà ông tuyển dụng trong công việc mới sẽ tự viết một bản về chính họ.

Nỗi khổ khi được làm việc giờ giấc thoải mái

Mặt bàn nói lên tính cách của bạn?

Những người lao động nước ngoài rời Anh vì Brexit

Thời gian trôi qua, Stybel nhận thấy các bản hướng dẫn giúp tiết lộ tính cách riêng của từng vị giám đốc. Và cũng cho thấy cấp dưới làm việc thế nào để hiệu quả nhất với họ hoặc để tránh khỏi họ.

Chẳng hạn có một giáo sư đại học khuyến khích đồng nghiệp đặt lịch hẹn tại văn phòng thay vì tiếp cận ông khi ông đi trên hành lang, vốn là thời gian ông thích suy nghĩ. Hoặc có một giám đốc điều hành thú nhận ông biết ông thường kể lại những chuyện chiến tranh giống nhau, vì thế trong bản hướng dẫn của mình, ông khuyến khích đồng nghiệp nên cắt ngang khi ông bắt đầu nhắc lại chuyện cũ.

"Nó giảm tải rất nhiều sự hoang mang của nhân viên mới," Stybel nói. "Hơn thế nữa, nó giúp tăng cường cơ hội thành công của họ trong vị trí mới."

Bắt kịp

Gần đây, sử dụng bản hướng dẫn sử dụng cá nhân là việc được thảo luận trong các hội thảo của các giám đốc điều hành, và một số công ty công nghệ, công ty startup đã yêu cầu nhân viên của họ viết ra.

David Politis, sáng lập và là giám đốc điều hành công ty nền tảng công nghệ BetterCloud, đã học về sáng kiến này trong một hội thảo năm ngoái. Trong một bài nói chuyện, diễn giả yêu cầu người tham dự viết bản hướng dẫn sử dụng về bản thân trong lúc này lúc khác.

"Với tôi khoảnh khắc 'a-ha' thấy rõ trong căn phòng," ông nói. "Mọi người đầu cúi đầu, viết như điên. Tôi nhận ra đó là một ý tưởng tôi có thể đem về công ty."

Hai tuần sau, ông tổ chức một cuộc họp và yêu cầu nhân viên tự viết một bản hướng dẫn sử dụng bản thân. Ông đề nghị họ sử dụng một số câu hỏi cơ bản như, "cách tốt nhất để liên lạc với bạn là gì?" và "Bạn muốn nhận được phản hồi như thế nào?"

Câu trả lời được đăng tải trong các thư mục chung và để mọi người trong công ty ai cũng đọc được. Politis đăng bản của ông trên mạng xã hội, và thậm chí gửi một bản copy cho gia đình bên vợ.

Bản hướng dẫn sử dụng đã lý giải được các vấn đề từ lâu âm ỉ trong văn phòng. Chẳng hạn, giám đốc tài chính của công ty tiết lộ trong bản hướng dẫn sử dụng của ông rằng ông thích làm việc vào sáng sớm trước khi bắt tàu đến công ty. Trong khi đó, một đồng nghiệp của ông lại viết anh muốn làm việc muộn buổi tối và vô tình họ cùng hiểu vì sao thường xuyên có những khoảng chậm trễ giữa những email và phản hồi họ gửi cho nhau.

Với Politis, tiết lộ của ông cho thấy khi ông hoàn toàn yên lặng trong các cuộc họp, thì các nhân viên đừng lo lắng, thay vào đó họ biết ông vẫn lắng nghe tất cả.

Bản quyền hình ảnh Getty Images

"Giờ đây bạn nghe mọi người trích dẫn hướng dẫn sử dụng bản thân họ mọi lúc," Politis nói. "Bạn bước vào cuộc họp và có ai đó sẽ nói, 'tôi đặt lịch cuộc họp này bảy giờ sáng vì tôi thấy trong hướng dẫn sử dụng của anh nói anh muốn họp sớm.'"

Quá nhiều thông tin

Ý tưởng về bản hướng dẫn sử dụng cá nhân không phải không có mặt xấu. Người tạo ra nó, ông Stybel cảnh báo rằng nó không bao giờ nên là điều bắt buộc, vì nó có thể bị xem như là xâm phạm đời tư. Điều này đặc biệt đúng ở những quốc gia như Nhật Bản, nơi thói quen cá nhân hiếm khi được đem ra thảo luận ở nơi làm việc.

Mọi người cũng có xu hướng ít thành thật hơn trong phản hồi của họ, bao gồm cả những kiểu ứng xử cũ rích như cho rằng điểm yếu lớn nhất của bản thân là làm việc quá chăm chỉ. Politis đưa ra một giải pháp đơn giản: "Nếu giám đốc điều hành đi tiên phong và thành thật, mọi người cấp dưới sẽ thành thật," ông nói.

Ben Dattner, một nhà tâm lý học trong các tổ chức và là nhà huấn luyện giám đốc điều hành có trụ sở ở Thành phố New York nói ý tưởng là công cụ hữu ích cho các nhân viên làm việc ở xa hiếm khi có cơ hội gặp mặt đồng nghiệp trực tiếp.

Bản quyền hình ảnh Getty Images

Nhưng, ông cảnh báo, có một điều nguy hiểm là hướng dẫn sử dụng cá nhân của sếp bạn có thể không chính xác. Có thể hướng dẫn sử dụng của giám đốc bạn nói ông thích bị thử thách, và đây là điều bạn nhận ra không thật chút nào khi ông hạ bệ bạn vì việc đó.

Cũng có những lo lắng rằng hướng dẫn sử dụng của bạn có thể được dùng để chống lại bạn, đặc biệt nếu bạn có xu hướng tiết lộ nhiều về bản thân, ông cho biết thêm. Tiết lộ rằng bạn không thích họp sớm, và ông sếp "làm việc sớm" của bạn có thể nói đã đến lúc bạn phải thích nghi.

"Theo một cách nào đó, đó là điểm yếu, vì thế bạn phải cẩn trọng một chút về những gì bạn viết trong bản hướng dẫn sử dụng và những gì bạn có thể tin khi đọc bản hướng dẫn của người khác," Dattner nói.

Tuy nhiên, hãy làm đúng, và Kroghrud nhận thấy các bản hướng dẫn sử dụng cá nhân có thể giúp các đồng nghiệp mới quen với mọi người nhanh hơn.

Ông không bắt buộc điều này ở công ty hiện thời của mình, công ty Magic Garden, chuyên giúp các công ty startup phát triển doanh nghiệp. Nhưng Kroghrud vẫn duy trì bản hướng dẫn sử dụng mà ông viết đầu tiên và thỉnh thoảng cập nhật thêm.

"Tất cả những thói quen đặc biệt khiến mọi người là con người," Kroghrud nói.

Bản hướng dẫn sử dụng chỉ là một cách đi tắt để tìm ra chúng và hiểu điều gì khiến cho đồng nghiệp của bạn chịu hành động."

Bản tiếng Anh đã đăng trên BBC Capital.

Tin liên quan