Nên kiểm soát năng lượng chứ không phải thời gian của mình

Bill Gates và Warren Buffett, hai trong số những người giàu nhất thế giới, có nhiều ngày không sắp xếp kế hoạch gì, để ngồi và suy nghĩ. Bản quyền hình ảnh Getty Images
Image caption Bill Gates và Warren Buffett, hai trong số những người giàu nhất thế giới, có nhiều ngày không sắp xếp kế hoạch gì, để ngồi và suy nghĩ.

Khi khối lượng công việc tăng lên, nhiều người quyết định tăng số giờ làm việc. Nhưng việc khai thác những khoảnh khắc 'không tập trung' có thể là chìa khóa để làm được nhiều việc hơn trong thời gian ít hơn.

Trong mười năm, ngày làm việc của Lisa Congdon luôn được lèn chặt như cá hộp. Xoay xở với 5 đến 20 dự án tại bất cứ thời gian nào, người nghệ sỹ và tác giả này ở Portland, Oregon ở Mỹ, đã cố gắng hết mức nén công việc trong kế hoạch hàng ngày của mình.

Cuối cùng, vào năm thứ mười của nghề nghiệp, bà bắt đầu có các triệu chứng do hậu quả làm việc căng thẳng là đau lưng, đau cổ và nhức đầu kinh niên.

"Tôi thức dậy là thấy lo lắng, có cảm giác căng thẳng trong người, và tôi bị mất ngủ," bà nói.

Nhiều người trong chúng ta đã có cảm giác là thời gian trong ngày không đủ để làm hết các việc cần làm. Những công việc đáng chỉ mất vài phút có thể kéo dài hàng giờ, trong khi tất cả các công việc khác cứ ập đến.

Đối với đa số, giải pháp là làm việc khuya hơn về đêm hoặc thậm chí làm vào cuối tuần, điều này khiến nhiều người thấy mệt mỏi, căng thẳng và kiệt sức. Nhưng nếu làm việc ít đi là bí quyết để xong được nhiều việc hơn thì sao?

Huyền thoại về sắp xếp thời gian

Trước đây, Congdon thường làm việc từ tám giờ sáng cho đến bảy giờ tối mà không nghỉ.

Ta dễ dàng rơi vào cái bẫy này, ý nghĩ ăn sâu trong ta là làm việc liên tục trong 8 giờ hoặc hơn sẽ làm tăng sản lượng và gây ấn tượng với đồng nghiệp và chủ hãng. Nhưng trên thực tế, ngay cả ngày làm việc truyền thống từ 9 đến 5 tiếng/ngày cũng không có lợi cho năng suất.

Một nghiên cứu tại nơi làm việc thấy rằng một chuyên gia trung bình khi làm việc phải bị 87 lần gián đoạn mỗi ngày, nên khó có năng suất cao và có sự tập trung trong cả một ngày.

Biết rằng buộc phải có sản phẩm, Congdon đã bắt đầu điều chỉnh quan điểm làm việc và đã cơ cấu lại ngày làm việc để đạt được cùng một lượng sản lượng mà không cần phải làm việc suốt ngày. Bà quyết định tách ngày của mình thành các phân đoạn ít hơn 45 phút và nhằm tăng tối đa năng suất trong những khoảng thời gian chặt chẽ đó.

Bí quyết để có được sự tập trung và năng lượng trong những nỗ lực ngắn là áp dụng linh hoạt cho những phân đoạn đó, bà có thể sử dụng một số phân đoạn để luyện tập, một số để thiền, một số để làm việc. Việc nghỉ ngơi trong ngày làm việc giúp bà giảm mức căng thẳng và do đó đạt được kết quả tốt hơn trong thời gian quy định để làm việc, Congdon thấy như vậy.

Điều này là đúng so với kết quả của nghiên cứu cho thấy là năng suất ít liên quan đến số giờ làm việc mà ta chắt ra được trong ngày mà liên quan nhiều hơn đến sự nghỉ ngơi có được.

Năm 2014, công ty mạng xã hội The Draugiem Group đã sử dụng một ứng dụng năng suất theo thời gian để nghiên cứu những thói quen nào đã làm những nhân viên có năng suất cao nhất khác với người khác.

Đáng ngạc nhiên là 10% số nhân viên xếp hạng cao nhất về năng suất lại không làm việc lâu hơn người khác, thậm chí họ còn không làm việc 8 giờ/ngày. Thay vào đó, bí quyết cho năng suất của họ là mỗi 52 phút làm việc tập trung, họ lại nghỉ 17 phút.

Bản quyền hình ảnh Getty Images
Image caption Hầu hết chúng ta phản ứng với việc gia tăng khối lượng công việc bằng cách tăng thời gian làm việc. Nhưng nếu làm việc ít đi lại là bí quyết để xong được nhiều việc hơn thì sao?

Trong khi mà văn hoá của chúng ta có thể đẩy ta tới làm việc 24/7, nhưng Alex Soojung-Kim Pang, một chuyên gia ở Thung lũng Silcon và là tác giả của nghiên cứu "Tại sao ta đạt kết quả nhiều hơn khi làm việc ít hơn" tin rằng điều này không giúp ta làm việc hiệu quả hơn hoặc tìm ra được các giải pháp sáng tạo.

Thay vì thế nghiên cứu này hướng tới tầm quan trọng của việc nghỉ ngơi, ông nói.

"Nói chung, các nỗ lực ngắn trong số giờ dài có làm tăng năng suất, nhưng theo thời gian thì những lợi ích đó sẽ biến mất," Pang nói. "Sự mâu thuẫn của những sai lầm tốn kém sẽ tăng lên, và kết quả là những lợi ích đến từ việc làm việc nhiều giờ hơn sẽ biến mất."

Một nghiên cứu ở Viện Công nghệ Illinois của Raymond Van Zelst và Willard Kerr năm 1951 cho hay là các nhà khoa học dành 25 tiếng mỗi tuần tại nơi làm việc là không hiệu quả hơn những người chỉ làm việc 5 tiếng.

Trên thực tế, chỉ cần khoảng 1-3 giờ làm việc tập trung có thể có hiệu quả như cả một ngày làm việc truyền thống. Đối với Cal Newport, tác giả của "Quy tắc thành công do tập trung trong một thế giới phân tâm", đó là vì bận rộn chỉ đơn giản là một thay thế cho năng suất.

"Do không có các chỉ số rõ ràng thế nào là có năng suất và có giá trị trong công việc, nhiều người lao động viện vào một chỉ số công nghiệp về năng suất là: làm nhiều thứ mà ai cũng trông thấy," Newport nói.

Làm việc để phô bày, cũng là vô ích. Một nghiên cứu của các tư vấn của Trường Kinh doanh của Đại học Boston phát hiện ra rằng các lãnh đạo công ty không thể phân biệt được những nhân viên thực sự làm việc 80 giờ một tuần với những người chỉ giả vờ làm như vậy.

Tránh sao nhãng

Bản quyền hình ảnh Getty Images
Image caption Trong cuốn sách Messy của Tim Harford, ông giải thích cách thức mà việc dành thời gian cho một số ứng biến trong ngày có thể hỗ trợ bạn sáng tạo và có năng suất

Để chống lại cái bẫy tập trung vào việc bận rộn làm việc, Newport khuyên nên xây dựng một thói quen 'làm việc sâu', là khả năng tập trung mà không bị phân tâm.

Có một số cách tiếp cận để làm chủ nghệ thuật làm việc sâu, dù đó là việc sự rút lui kéo dài dành cho một nhiệm vụ cụ thể; xây dựng một thủ tục hàng ngày; hoặc áp dụng quan điểm 'báo chí' để nắm bắt thời khắc của việc làm việc sâu khi có thể trong ngày. Cho dù là cách tiếp cận nào, vấn đề chính là xác định độ dài thời gian tập trung, rồi bám theo đó mà làm.

Newport cũng đề xuất việc 'lập kế hoạch sâu'để chống lại sự gián đoạn liên tục và làm được nhiều việc hơn trong thời gian ít hơn. "Tại bất kỳ thời điểm nào, tôi phải có công việc sâu được lập kế hoạch cho khoảng một tháng sau. Một khi kế hoạch đã ấn định, tôi chấp hành nó giống như tôi chấp hành việc hẹn với bác sĩ hoặc việc họp quan trọng," ông viết.

Một cách tiếp cận khác để thực hiện được nhiều việc hơn trong thời gian ít hơn là rà soát lại cách sắp xếp thứ tự ưu tiên trong ngày, đặc biệt là cách lập danh sách việc cần làm. Tim Harford, tác giả của 'Sức mạnh của sự lộn xộn để biến đổi cuộc sống chúng ta', cho thấy một nghiên cứu vào đầu những năm 1980, chia sinh viên đại học thành hai nhóm: một số được yêu cầu đặt ra các mục tiêu và các hoạt động nghiên cứu hàng tháng; những sinh viên khác được yêu cầu lập kế hoạch hoạt động và mục tiêu chi tiết hơn, theo từng ngày.

Mặc dù các nhà nghiên cứu cho rằng các kế hoạch hàng ngày với cấu trúc tốt sẽ có hiệu quả nhất khi thực hiện, nhưng họ đã lầm: các kế hoạch chi tiết hàng ngày làm giảm động cơ thúc đẩy sinh viên. Harford cho rằng những việc phân tâm không tránh khỏi thường làm cho danh sách công việc hàng ngày trở nên vô hiệu, trong khi dành chỗ cho ứng biến trong một danh sách đó sẽ đạt được kết quả tốt nhất.

Để tận dụng tối đa sự tập trung và năng lượng, chúng ta cũng cần phải có thời gian ngừng làm việc, hoặc như Newport nói, "lười biếng."

"Sự thư thái không chỉ là nghỉ ngơi, thỏa mãn cái thích hay một thói xấu, nó là điều không thể thiếu đối với não, y như vitamin D đối với cơ thể ... ngược lại, sự thư thái là cần thiết để hoàn thành bất kỳ công việc nào," ông lập luận.

Srini Pillay, trợ lý giáo sư tâm thần học tại Trường Y Harvard, tin rằng mối liên hệ phản trực giác này giữa thời gian nghỉ và năng suất có thể là do cách mà bộ não chúng ta hoạt động. Khi bộ não chuyển đổi giữa tập trung và không tập trung ở một nhiệm vụ, thì não có xu hướng hiệu quả hơn.

"Điều mà người ta không biết là để hoàn thành những nhiệm vụ này, họ cần phải sử dụng cả mạch tập trung lẫn mạch không tập trung trong não," Pillay nói, ông đã viết một cuốn sách về chủ đề này, 'Mở khóa sức mạnh của tâm trí không tập trung'.

Đây là điều mà một số người thành công nhất thế giới đã khai thác.

Bản quyền hình ảnh Getty Images
Image caption "Hoàn toàn không chỉ là nghỉ ngơi, thỏa mãn cái thích hay một thói xấu; có vẻ như sự thư thái là điều không thể thiếu đối với não, y như vitamin D đối với cơ thể"

"Thí dụ, Serena Williams thường nói là trong tennis điều quan trọng là phải biết cả tập trung lẫn thư giãn," Pillay nói. Warren Buffett cũng nổi tiếng vì đã bố trí những ngày trong lịch biểu mình mà không có việc gì được lên kế hoạch bởi vì ông thấy ngồi và suy nghĩ có một ưu tiên cao hơn nhiều so với phủ kín từng phút trong ngày. Đó là một quan điểm mà Bill Gates, nhà đồng sáng lập của Microsoft, đã áp dụng theo nhà đầu tư tỷ phú này.

Tận dụng sự đình trệ

Theo nghiên cứu của các nhà tâm lý học của trường đại học Harvard, Matthew Killingsworth và Daniel Gilbert, chúng ta dành 46,9% thời gian của chúng ta để không nghĩ về những gì đang xảy ra ở phía trước mắt.

Bí quyết để có năng suất là ở việc sử dụng thời gian này một cách hiệu quả thông qua việc nắm bắt sự đình trệ trong một ngày của chúng ta, đó là những thời khắc mà năng suất của ta bắt đầu giảm đi, thường là vào giữa buổi sáng, ngay sau bữa trưa hoặc giữa buổi chiều.

Trong quá khứ, Justin Gignac, người đồng sáng lập mạng lưới tự do Working Not Working, đã dành ít thời gian trong công việc để nghỉ ngơi. Nay ông tin rằng điều quan trọng là phải dành thời gian để thư dãn và để cho não tự suy nghĩ, và ông là một trong nhiều người thành công đã vạch trần huyền thoại rằng làm việc nhiều tức là làm việc tốt nhất.

Gần đây, ông đã bắt đầu nằm trong cái võng mới mua của mình vào buổi tối sau khi làm việc.

"Tôi thắp một vài ngọn nến và sau đó tôi chỉ nằm trong võng và không làm gì cả," ông nói. "Thật đáng ngạc nhiên. Việc cho não một khoảng thời gian đó là rất quan trọng và đã giúp tôi tìm hiểu để khảo sát toàn bộ cục diện, không chỉ những điều ở ngay trước mắt."

Bài tiếng Anh trên BBC Capital.

Tin liên quan