PowerPoint: 'cây đũa thần' hay tội đồ nơi công sở?

Bill Gates đã giành phần thắng khi Microsoft mua Forethought Inc., công ty đứng đằng sau sản phẩm PowerPoint vào năm 1987 Bản quyền hình ảnh Getty Images
Image caption Bill Gates đã giành phần thắng khi Microsoft mua Forethought Inc., công ty đứng đằng sau sản phẩm PowerPoint vào năm 1987

Có lẽ ai trong chúng ta cũng từng có lúc ngồi trong phòng tối để nhìn lên màn hình trắng lớn trước mặt, theo dõi từng slide chiếu qua.

Microsoft PowerPoint là công cụ thuyết trình phổ biến nhất.

Một vài con số cho thấy phần mềm thuyết trình chinh phục được tất cả mọi người này được cài đặt trên hơn một tỷ máy tính trên thế giới và có thể có đến một con số khủng là 30 triệu bài thuyết trình PowerPoint được tạo ra mỗi ngày.

Văn phòng mở làm tổn hại trí nhớ?

Vì sao phụ nữ khó làm thêm việc phụ kiếm sống?

Giải mã sự bùng nổ thực phẩm lành mạnh

Một số người sử dụng PowerPoint say mê nó đến nỗi họ không thể từ bỏ nó - ngay cả khi họ tính xem nên sử dụng thời gian rảnh rỗi thế nào.

Ben Velzian, một người mới ra trường, lên tìm hiểu các hồ sơ cá nhân trên mạng Tinder và nhận được lời mời hẹn hò.

Trong lúc tìm cách chọn lựa xem họ sẽ gặp ở đâu, Velzian gửi cho đối phương một trình duyệt PowerPoint trong đó đưa ra các phương án là hai người sẽ làm gì trong buổi hẹn gặp đầu.

“Tôi không đưa ra bất kỳ cảnh báo nào hay bất cứ thứ gì – điều đó có lẽ là lý do tại sao anh ấy không xem trình duyệt đó theo cái cách mà tôi mong muốn… anh ấy không nói cái gì cả mà 'block' tôi luôn,” Velzian cho biết.

Lúc chưa có PowerPoint

Không ai có thể phủ nhận rằng đó là một công cụ có sức mạnh và gây nghiện – nhưng có phải nó đã quá hạn sử dụng – như nhận xét của một số người chỉ trích hay không?

Nó được công ty phần mềm Forethought Inc. từ Thung lũng Silicon tạo ra vào thời thập niên 1980. Chương trình này, khởi đầu được đặt tên là Presenter, được ra mắt lần đầu vào năm 1987 trên máy tính Macintosh của Apple. Tác giả là Bob Gaskins.

Bản quyền hình ảnh Getty Images
Image caption PowerPoint đóng vai trò to lớn trong việc nâng cao kỹ năng trình bày của mọi người, nhưng liệu có phải lúc nào nó cũng mang lại hiệu quả tích cực?

“Tôi biết vào đầu những năm 1980 có hàng tỷ trang thuyết trình được tạo ra chỉ ở nước Mỹ,” Gaskins nói, “nhưng tất cả chúng đều được làm bằng tay và gần như không có ai dùng máy tính để hỗ trợ công việc này."

“Lúc đó tôi biết rõ rằng đây sẽ là một ứng dụng khổng lồ có giá trị hàng tỷ đô la mỗi năm ngay khi có một cuộc cách mạng về chiếc máy tính.”

Nên chọn thời điểm nào để dễ thành công?

Nét tích cực của nhịp sống quay cuồng

Làm việc thâu đêm phá cơ thể mức nào?

Vào lúc đó Gaskins rất khó để thuyết phục người khác sử dụng nó.

Phần mềm này không thể chạy được trên bất cứ máy tính cá nhân nào vào lúc đó. Bất cứ ai muốn dùng nó đều phải mua một cái máy mới.

Thế nhưng đã có những người mua máy tính cá nhân lần đầu chỉ để có thể sử dụng được PowerPoint, Russell Davies, nhà báo tạp chí Wired và là một cây viết về công nghệ, cho biết.

“Chi phí bỏ ra để mua máy tính cộng với phần mềm PowerPoint vẫn rẻ hơn chi phí mà họ bỏ ra hàng năm để tạo các trang thuyết trình.”

Davies giải thích rằng trước khi có PowerPoint, người ta dùng các trang thuyết trình, dùng máy chiếu đặt trên cao và phim acetate để truyền đạt thông tin đến cử tọa - nhưng bất cứ ai muốn tạo ra một bài thuyết trình đều phải gửi tài liệu đi để làm.

Công việc này mất rất nhiều thời gian, khó mà chỉnh sửa và do chi phí quá đắt đỏ, chỉ có những nhân sự cao cấp nhất trong công ty mới có thể làm được.

Tạo ra cuộc cách mạng

“PowerPoint,” Davies nói, “giúp cho bất kỳ ai trong công ty cũng có thể đứng lên và trình bày nội dung của mình.”

Nhưng mặc dù PowerPoint đã tạo cuộc cách mạng và dân chủ hóa phương thức làm việc của chúng ta, nó cũng đem đến một kết quả không mong muốn.

'Chỉ cần được yêu mến, bạn sẽ có tất cả'

Tạo ảnh hưởng trên mạng xã hội để kiếm tiền có dễ?

Thủ pháp tâm lý đặc biệt để tuyển lao động tốt

Lúc PowerPoint bắt đầu trở nên thông dụng cũng là lúc cấp quản lý bậc trung bị chỉ trích nặng nề, ông Matthew Fuller, giáo sư về văn hóa học tại Đại học Goldsmiths thuộc Đại học London, nói.

Fuller cho rằng điều này có liên quan đến PowerPoint: do ứng dụng này giúp nhiều người chia sẻ ý tưởng, nó bộc lộ những thiếu sót của quản lý cấp trung và dẫn đến một làn sóng những người từ bỏ những vị trí quản lý này.

“Có lẽ ý tưởng của họ ở một mức độ nào đó được nhìn thấy quá vặt vãnh,” ông nói.

PowerPoint đã phát huy khả năng của chúng ta – đem sự sáng tạo đến cho công sở và lớp học và giúp chúng ta trở thành những người thuyết trình – nhưng nó cũng bị chỉ trích là đã tối giản hóa các ý tưởng và làm cho chúng ta xa rời tư duy minh bạch.

Sarah Kaplan là một giáo sư dạy về quản lý và là nhà dân tộc học tại Đại Trường Quản lý Rotman thuộc Đại học Toronto.

Một phần công việc của bà là quan sát mọi người khi họ làm việc. Bà đã nhận ra rằng mọi người thay vì yêu cầu có thêm phân tích hay đi sâu tìm hiểu vấn đề trong các cuộc họp, họ lại yêu cầu có thêm slide PowerPoint.

“Tôi để ý rằng đa số chúng ta đang đề ra chiến lược bằng cách tạo ra PowerPoint,” bà nói. “Các trang PowerPoint trở thành mục đích cuối cùng thay vì phải là các ý tưởng hay các phân tích nằm bên trong nó,” bà nói.

Hiểm họa

Kaplan nói rằng một số CEO, chẳng hạn Jeff Bezos của Amazon, đã cấm sử dụng PowerPoint.

“Ông cảm thấy, và tôi cho rằng nhiều người cũng cảm thấy rằng PowerPoint đã trở thành đối tượng của một quy trình đến nỗi họ đã đánh mất các ý tưởng trong đó và đó là hiểm họa của PowerPoint.”

Bản quyền hình ảnh Getty Images
Image caption Tàu con thoi của Mỹ, Challenger, được phóng đi hôm 28/1/1986 từ Trung tâm Vũ trụ Kennedy Space Center, đã nổ tung sau 72 giây, giết chết toàn bộ phi hành đoàn 7 người

Một trong những hiểm họa đó đã xảy ra vào ngày 28/1/1986 khi phi thuyền con thoi Challenger của Nasa vỡ tan chỉ 73 giây sau khi được phóng, giết chết toàn bộ bảy thành viên phi hành đoàn.

Thảm họa này đã được nhà thống kê và nhà thiết kế thông tin người Mỹ Edward Tufte, một trong những người chỉ trích PowerPoint nổi tiếng nhất, đề cập tới như là một minh họa sống động và khủng khiếp của những nguy cơ của dạng thuyết trình kiểu này.

Đoàn tùy tùng du lịch của tầng lớp giàu có

Tương lai nào cho thời trang công sở?

Cắt mọi giao tiếp xã hội có nâng cao hiệu suất công việc?

Vấn đề cơ bản khiến cho tàu con thoi bị hỏng đã được nêu lên trong một bài thuyết trình đưa cho Nasa trước khi phóng.

Nhưng nó được bao quanh bởi quá nhiều thông tin khác và bị chôn vùi trong một mớ những gạch đầu dòng đến nỗi người ta không thấy được và do đó bỏ qua nó.

Russell Davies cho rằng lập luận của Tufte được diễn giải như sau: bài thuyết trình bằng hình ảnh theo dạng slide khiến cho các thông tin không đâu vào đâu trông có vẻ như là rất quan trọng, do đó nó có vẻ như là một loạt những chấm đầu dòng có ý nghĩa gì đó trong khi đó có thể chỉ là hình thức bên ngoài.

Nói cách khác, nó khiến chúng ta có vẻ như nắm rõ những gì mình đang nói ngay cả khi chúng ta không biết gì hết.

Tuy nhiên, bất chấp tất cả các khiếm khuyết này và cạnh tranh công nghệ cao, PowerPoint dường như có sức bền mãnh liệt.

Đây là một trong những ứng dụng thành công nhất, có sức sống nhất và có ảnh hưởng nhất mà con người từng tạo ra.

Và bởi vậy, trong những căn phòng tối trên toàn thế giới, chúng ta sẽ tiếp tục ngồi dự các khóa huấn luyện về sức khỏe và an toàn lao động, các buổi thảo luận ý tưởng để tăng doanh số bán hàng, và các buổi hội thảo hay các giờ giảng nơi những người thuyết trình cố nhồi nhét những gì họ biết vào chỉ vài trang slide, với những gạch đầu dòng và những thứ lừa mị khác nhằm giữ cho cử tọa khỏi buồn ngủ.

Bản tiếng Anh bài này đã được đăng trên BBC Capital.

Chủ đề liên quan

Tin liên quan