Frustrasi karena bekerja di ruang kantor terbuka yang tanpa sekat? Ini solusinya

open office Hak atas foto Getty Images
Image caption Tren kantor dengan konsep terbuka membuat para pegawai rentan dengan gangguan

Gangguan akibat bekerja di kantor dengan konsep terbuka bisa membuat frustrasi karena konsentrasi kita rusak. Bagaimana mengatasinya, tanpa harus menjadi kasar?

Tidak ada hari tenang di kantor bagi Jackson Carpenter.

Karena konsep ruang terbuka yang diterapkan perusahaannya, ada 80 orang yang duduk di sekitarnya. Akibatnya, manajer humas yang berbasis di Utah, AS, ini terus menerus mengobrol atau berdiskusi dengan kolega-koleganya.

Ketika dia tidak melakukan keduanya, tim penjualan di belakangnya memukul gong setiap kali mereka berhasil menjual sesuatu.

Bayangkan film Wolf of Wall Street, namun tanpa alkohol, obat-obatan dan seks, katanya.

Hak atas foto Getty Images
Image caption Penggunaan kantor berkonsep terbuka membuat pegawai semakin frustrasi

Meski dia menikmati energi di kantor, sulit untuk fokus dan menyelesaikan pekerjaannya. Itu adalah keluhan yang biasa datang dari orang-orang yang bekerja di konsep kantor terbuka.

Namun telah terjadi perkembangan: beberapa tahun yang lalu, para pegawainya memberikan setiap orang balok dengan satu sisi dicat merah dan lainnya dicat hijau. Ketika sisi hijau diletakkan di atas meja, Anda dapat mengajak orang tersebut mengobrol.

Ketika sisi merah yang tampak, artinya menjauhlah.

"Di jenis lingkungan pekerjaan seperti ini, (penanda) itu penting," kata Carpenter, yang memulai langkah tersebut di perusahaan Lucid Software, pada Oktober. "Ini adalah hal yang cermat."

Petualangan kantor terbuka

Saat ini, sebagian besar dari kita bekerja di kantor dengan konsep terbuka - beberapa penelitian mengatakan bahwa 70% dari pekerja di AS bekerja dengan kondisi seperti ini - perusahaan-perusahaan dipaksa muncul dengan cara baru untuk memastikan para pegawai tetap produktif dan tidak mengkhayal akibat suara dan kekacauan yang timbul.

Kantor tanpa dinding atau bilik dengan sekat yang rendah dapat mengurangi produktivitas hingga sekitar 15% dan setengah dari jumlah pegawai berkata kurangnya privasi akibat suara adalah masalah terbesar dari kantor dengan konsep terbuka, menurut Jurnal Psikologi Lingkungan.

Hak atas foto Alamy
Image caption Beberapa pegawai menggunakan pembatas simbolik sendiri untuk menjaga privasi

Gangguan berkala dan yang tidak diharapkan yang muncul dengan konsep ruang terbuka adalah bagian besar dari masalah.

Para peneliti dari Universitas California, Irvine, menemukan bahwa para pegawai umumnya diganggu setiap tiga menit dan membutuhkan waktu hingga 23 menit untuk dapat kembali bekerja setelah gangguan.

Segelintir perusahaan telah memimpikan cara-cara untuk membantu orang-orang tetap fokus, kata Donna Flynn, Wakil Presiden WorkspaceFutures, divisi riset perusahaan mebel Steelcase.

Dengan begitu, sebagian besar kita harus berusaha sendiri, mencari cara-cara yang lebih ekstrem untuk menjauhkan orang-orang, katanya.

Mayoritas orang menggunakan headphone, sinyal jangan-diganggu yang paling lazim digunakan para pegawai. Namun bahkan headphone tidak selalu efektif menjauhkan kolega-kolega yang berkeliling.

Sebagian kita lebih jauh lagi membangun 'dinding' palsu di sekitar area kita, menggunakan papan tulis atau tumpukan buku, kata Flynn.

Hak atas foto Getty Images
Image caption Mayoritas orang menggunakan headphone, signal jangan-diganggu yang paling lazim digunakan para pegawai

Bagaimana topi sederhana dapat membantu

Dan kemudian muncul cara yang lebih mutakhir. Pada akhir 2017, Steelcase akan mengeluarkan meja dengan dipasang lampu merah dan hijau yang mencolok. Ketika lampu merah menyala, menjauhlah.

Anda juga dapat membeli perangkat serupa sekarang. Perusahaan asal Denmark, Plenom mengeluarkan BusyLight, lampu berwarna merah dan hijau yang dapat terhubung dengan kalender Anda dan secara otomatis berganti warna saat Anda sibuk atau tidak.

Produk perusahaan Greynut asal Latvia, Luxafor Flag adalag lampu LED berbentuk bendera yang dapat ditempel ke komputer Anda dan berganti warna saat Anda sibuk atau tidak.

BusyLight digunakan lebih dari 10.000 perusahaan di seluruh dunia, kata CEO Christian Juel Jensen, dengan penjualan yang meningkat sebesar 200% selama dua tahun terakhir. Peningkatan penjualan Luxafor Flag meningkat sebesar 33% dari bulan ke bulan sejak diluncurkan pada Februari 2015.

Tentu saja, semua orang dapat memberikan sinyal, namun hal itu hanya akan bekerja jika setiap orang di sekeliling Anda ikut ambil andil. Beberapa tahun yang lalu, seorang manajer di Coca-Cola ingin menemukan cara bagaimana pintunya tetap terbuka bagi para pegawainya namun mereka juga tahu kapan dia sedang bekerja.

Dia bangga pintunya terbuka bagi pegawainya, namun dia tidak dapat menyelesaikan pekerjaannya karena orang-orang terus masuk ke ruangannya. Sinyalnya agar jangan diganggu: topi Coca-Cola merah.

Jika dia mengenakannya, dia tidak ingin diganggu - para pegawai tetap bisa datang jika ada keadaan darurat. Dia akan melepaskan topinya saat dia sudah siap menerima tamu lagi.

Kunci sukses (selain dari penggunaan topi yang jelas) adalah manajer tersebut mengatakan kepada para stafnya persis apa yang dilakukannya, tulis Laura Stack, ahli produktivitas dalam bukunya 'Leave the Office Earlier' (Tinggalkan Kantor Lebih Dini).

Dia menyarankan semua perusahaan untuk mengadopsi sebuah sinyal.

"Berkumpullah dengan departemen Anda dan carilah sebuah sinyal yang akan dipakai semua orang secara konsisten," tulisnya.

Tidak harus yang canggih dengan teknologi, dapat juga sesederhana memasang tirai di pintu bilik, membalikkan plat nama atau menutup sebagian pintu ruangan.

Sayangnya, tidak ada penelitian yang memberitahu sinyal apa yang paling efektif, kata Nancy Stone, seorang profesor ilmu psikologi di Universitas Sains dan Teknologi Missouri, AS.

"Tidak ada norma-norma perilaku untuk hal ini", kata Stone.

Carpenter berkata balok merah dan hijau telah membuat perbedaan besar. Di lingkungan kantor sebelumnya, yang juga berkonsep terbuka, tidak ada sinyal dan semua orang mengobrol tanpa henti sepanjang hari, tidak peduli apa yang harus dikerjakan.

"Ini luar biasa. Hanya dengan membalikkan sesuatu saya dapat berkata saya sibuk," dia berkata. "Dan saya membutuhkannya."

Versi bahasa Inggris tulisan ini bisa Anda baca diThe solution for open office frustration di BBC Capital

Berita terkait