Kata yang tepat untuk menutup email pekerjaan Anda

office Hak atas foto Getty Images

Sebagai orang Amerika yang tinggal di Inggris, saya sering secara tidak sengaja menyinggung orang Inggris dengan penggunaan bahasa Inggris saya.

Kesalahan menggunakan kata "pants" (AS) untuk merujuk celana panjang, alih-alih "trousers"(UK), dengan cepat diperbaiki. Tapi untuk menyadari makna halus dari kata-kata lainnya, perlu waktu lebih lama.

Salah satunya adalah "Regards" untuk menyatakan salam, sebuah kata yang tidak pernah saya gunakan dalam bahasa sehari-hari yang telah menjadi embel-embel di email yang berhubungan dengan pekerjaan.

Selama bertahun-tahun saya dengan senang hati menambahkan "Regards" pada akhir email saya, sampai muncul dalam sebuah percakapan bahwa "Regards" terdengar dingin di Inggris.

"Kind regards" atau "Best regards" terdengar hangat dan dapat diterima; "Regards" saja bisa terdengar sedikit kaku.

"Ketika saya tinggal di Inggris saya menganggap 'Kind regards' sebagai standar dan jika itu disingkat menjadi 'Regards' saya khawatir jika saya telah menyinggung yang menerimanya," kata Leeanne Stoddart, seorang penyair dan sukarelawan untuk beberapa organisasi di Norwegia.

Stoddart dilahirkan di Inggris tetapi pindah ke luar negeri saat masih kecil. Dia mengalami kejutan budaya setelah kembali ke Inggris ketika masih muda dan bekerja di layanan pelanggan.

Perlu waktu baginya untuk mengkalibrasi nada yang tepat dan tingkat formalitas dalam email yang dia kirim. "Sesuatu seperti 'Regards' bisa membuat saya panik."

Hak atas foto Getty Images
Image caption Di Nigeria, email biasa diakhiri dengan catatan keagamaan, seperti varian 'Stay blessed' atau 'Tetap diberkati'.

Mengapa harus hati-hati dengan nada

Sulit untuk menemukan keseimbangan yang tepat saat menutup email. Louise Egan merasakan ini berkali-kali.

Sebagai presiden Soho Language Group, yang membantu pebisnis di New York untuk meningkatkan bahasa Inggris mereka, ia bertemu dengan penutur non Inggris yang secara harfiah menerjemahkan penutup email dari bahasa mereka sendiri, tanpa memperhatikan konteks.

Misalnya, 'A thousand kisses' yang berarti 'Seribu ciuman' - terjemahan langsung dari 'Mille baisers' yang digunakan di antara teman-teman dalam bahasa Prancis - terdengar sangat intim dalam email tempat kerja bahasa Inggris, katanya.

Penutupan email bahasa Inggris mungkin juga terdengar dingin bagi penutur bahasa Arab, yang terkadang mengakhiri email dengan ekspresi yang lebih menarik seperti Taqabalou waafir al-iHtiraam wa al-taqdeer ('Terimalah banyak rasa hormat dan penghargaan').

Dan sebuah studi perbandingan akademisi Korea dan Australia menunjukkan bahwa elemen email seperti penutup memang mempengaruhi persepsi orang tentang kesopanan lintas batas.

Sekitar 40% orang Korea dalam penelitian ini menemukan email orang Australia tidak sopan, dibandingkan dengan bagaimana orang hanya 28% orang Australia yang melihat orang Korea tidak sopan.

Sejumlah kebiasaan untuk menutup email cukup dikenal di seluruh benua.

Sejumlah negara Eropa menggunakan varian 'Kind regards' atau 'With friendly greetings' (Dengan salam ramah), seperti Med vänliga hälsningar (Mvh) di Swedia, Med vennlig hilsen (Mvh) di Norwegia, Mit freundlichen Grüßen (MfG) atau Liebe Grüsse (LG) di Jerman, dan Üdvözlettel (Üdv) di Hongaria.

Meskipun versi yang disingkat juga dapat diterima di beberapa email, itu tidak akan berlaku di Inggris.

'Rgds' belum umum diterima sebagai versi singkat 'Regards', dan saya belum pernah melihat email yang berakhiran 'KR' (untuk 'Kind regards').

Adalah umum di Amerika Latin untuk bergantung pada Saludos / Saudações (mirip dengan 'Regards') atau, untuk sentuhan yang kurang formal, Un abrazo / Um abraço.

Mengakhiri email yang setara secara verbal dengan pelukan dapat terasa canggung bagi orang-orang yang lebih tertutup seperti Inggris. Namun di Brasil, misalnya, penutup ini dapat diterima untuk email semi formal.

Bahkan orang Inggris sering membumbui email semi-formal dan informal mereka sendiri dengan 'xx'.

Tampaknya beberapa orang Inggris merasa nyaman mengekspresikan kasih sayang fisik dalam email atau pesan teks, asalkan itu tidak dijabarkan terlalu eksplisit!

Dan 'xx' sebagai penutup email juga digunakan di Amerika seperti 'Cheers' sesekali.

Tetapi yang terakhir telah menyebabkan beberapa keluhan tentang pretensi Amerika.

Selain itu, 'Cheers' adalah kata serbaguna yang membingungkan, sehingga keberadaannya di akhir email bisa membingungkan.

Hak atas foto Getty Images
Image caption Sejumlah negara Eropa menggunakan varian dari "Kind regards" atau "With friendly greetings".

Signifikansi budaya dalam penutup email

"Kita memutuskan penutup email berdasarkan hal-hal seperti keakraban dan status relatif," jelas Ken Tann, seorang dosen manajemen komunikasi di University of Queensland di Australia.

Etiket email di seluruh perusahaan juga memengaruhi dan mencerminkan budaya tempat kerja, seperti yang disarankan oleh studi pola email di dua perusahaan di Selandia Baru.

"Penutup email kita dapat memengaruhi semangat kerja dan keharmonisan organisasi, serta kemungkinan untuk mendapat tanggapan. Ini karena penutup itu memberikan cara untuk membentuk solidaritas dan isyarat untuk harapan kita pada hubungan," jelas Tann.

Beberapa kata di akhir email dapat memberikan wawasan tidak hanya tentang status sosial, jenis kelamin, dinamika hubungan dan budaya tempat kerja, tetapi juga budaya yang lebih luas.

Di Nigeria, misalnya, email biasa diakhiri dengan catatan keagamaan, seperti varian 'Stay blessed' atau 'Tetap diberkati'.

Innocent Chiluwa, yang mengepalai Departemen Bahasa di Covenant University di Nigeria, menunjukkan bahwa penutup email ini sebenarnya adalah doa.

Dan untuk email dari Nigeria, penutupan bisa lebih penting daripada pembukaan.

Ini berlaku untuk banyak email Nigeria terlepas dari bahasa yang digunakan. "Perilaku bahasa pada dasarnya adalah perilaku budaya... apa yang Anda temukan di penutup email (mis. doa) dalam bahasa Inggris hanyalah terjemahan dari bahasa asli Nigeria, termasuk Pidgin. Dan ini berlaku untuk semua budaya," kata Chiluwa.

Kadang-kadang penutup email yang menggunakan bahasa Inggris Nigeria dapat disalahartikan, sampai-sampai mempengaruhi karier.

Sarjana komunikasi Farooq Kperogi, yang sering menulis blog tentang Bahasa Inggris Nigeria dan budaya di Notes from Atlanta, memberikan contoh seorang profesor Nigeria yang mengakhiri email ke seorang profesor Amerika yang belum pernah ditemuinya dengan "Saya berharap dapat membaca email dari Anda segera".

Tetapi profesor Amerika itu hanya pernah mendapat penutup email seperti ini dalam email penipuan biaya muka yang sering, dan terkenal, berasal dari Nigeria.

Dia berasumsi bahwa email profesor Nigeria itu palsu dan menarik tawarannya untuk memperkenalkannya kepada orang lain di lingkungan yang sama.

Namun ungkapan ini sangat masuk akal dalam bahasa Inggris Nigeria.

Sangat disayangkan jika sebagian besar penutur bahasa Inggris pertama kali melihat Bahasa Inggris Nigeria, yang disebut Kperogi sebagai versi bahasa Inggris non-pribumi yang tumbuh paling cepat, melalui email penipuan.

Hak atas foto Getty Images
Image caption Mungkin perlu beberapa saat untuk mengukur nada dan formalitas yang sesuai untuk email jika Anda menggunakan bahasa kedua Anda.

Menjadikannya lebih personal

Signifikansi rambu-rambu budaya tidak berarti tidak ada ruang untuk kepribadian individu.

Seorang kru Hollywood yang saya kenal menutup emailnya dengan 'LTD' (singkatan 'Living the dream' atau 'Menjalani Mimpi').

Sementara itu, penutup email yang dipersonalisasi dari koki Kenya Njathi Kabui, 'Eat well', bersifat profesional dan politis.

Kabui mengatakan bahwa "sebagian besar orang Kenya menutup email terkait pekerjaan dengan cara khas kolonial" dengan kalimat yang dipengaruhi Inggris seperti 'Sincerely' dan 'All the best', ia berusaha untuk mendekolonisasi bahkan emailnya.

Dan tentu saja popularitas penutup email sebagai penanda generasi.

Rozena Crossman, seorang jurnalis di Paris, mencatat bahwa di Prancis 'bonne journée' adalah pilihan yang baik untuk email kasual-profesional, seperti 'have a good day' (semoga hari Anda baik) tanpa terdengar seperti email layanan pelanggan.

"Ini berevolusi menjadi belle journée ['have a beautiful day' yang berati semoga hari Anda indah], yang sangat dipengaruhi profesional milenial untuk sebuah email."

Jika sekarang Anda lelah dengan kemungkinan dan potensi ladang ranjau yang menunggu Anda sebelum Anda mengklik 'Kirim', Anda dapat melakukan seperti yang dilakukan sebagian orang Cina dengan sama sekali tidak peduli dengan penutup email.

Apa pun yang Anda pilih, Anda tidak ingin membuat penerima email Anda bingung.

Ini terjadi pada saya saat pertama kali saya menerima email yang anehnya berakhir 'TTFN'.

Kalian yang fasih dalam Winnie the Pooh atau komunikasi yang dipengaruhi militer Inggris akan dapat memecahkan kode ini segera. Namun saya dibiarkan menggaruk-garuk kepala untuk sementara waktu.

Anda dapat membaca artikel ini The beautiful ways different cultures sign emails dan artikel serupa lainnya di BBC Capital.

Berita terkait