会議なんて大嫌い 会議をもっと有意義にするにはどうすれば

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Image caption なんの意味もない職場の会議は、誰もが経験している問題だとヘアさんは言う

英国の生産性が低いのは、会議のせいだと職場コメンテーターのステファニー・ヘアさんは考えている。

低生産性の原因は何なのだろうとエコノミストが首をかしげるたびに、あのおぞましい単語を吐き出したくて仕方がなくなる。「会議!」と。

電話会議やビデオ会議が、何より最悪だ。最初の数分間は必ず、無駄に終わる。あなたも同僚も、接続その他の技術的な問題で手一杯になるスクリーンに映し出されている資料を全員が見られるのか。誰の音声がミュートになっていて、誰をミュートするべきなのか。実に大変だ。

そしてようやく誰かが中身のある内容をやっと話し始めたかと思うと、別の誰かがいきなり登場する。遅刻してごめんなさいと謝り、会議は振り出しに戻る。私の経験で言うと、イライラのあまり叫んだり怒鳴ったりする前には、自分で自分をミュートしたほうがいい。

たいていの場合、会議の議題は事前に決まっていない。なので、自分が何のために出席するのか、何を貢献すべきで何を期待するべきなのか、まったく白紙のまま出席することだってあり得る。

自分がなぜ出席しているのかよく分からないことも多い。単に会議を眺めて時間を無駄にしている場合もある。その時間をもっと有意義に使うことだってできるのに……たとえば、仕事をするとか。

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Image caption 自分にとって時間の無駄なら会議室を出たほうが良いと、イーロン・マスク氏

会議の最後に具体的な「行動に移すべきこと」について何の合意もできていないなら、いったいあれはなんだったのかと呆然として会議室を出るのも致し方ない。人生は短いのに、失われた1時間は、決して戻ってこないのだから。

テスラやスペースXのイーロン・マスク氏は最近、自分がその会議に出ていても何も貢献できていないと思うなら、退席した方がいいと同僚に促した。「別に失礼なことじゃない。むしろ、誰かに残らせて時間を無駄遣いさせる方が失礼だ」。

アマゾンのジェフ・ベゾス氏も、駄目な会議を非常に警戒している。そのベゾス氏が編み出した回避策はこうだ――。

  • 午前10時より早い会議は出ない。その時間帯の自分は生産性が低いと気づいたので
  • 会議は少人数のものに限定する。ピザ2枚が行き渡る人数しか参加させない
  • パワーポイントは禁止

その代わりにベゾス氏は会社幹部に、「文章として読めるように構成された」資料6枚を要求する。「本物の文章と動詞と名詞が使われている。ただの箇条書きじゃないんだ」とベゾス氏は打ち明ける。

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Image caption ベゾス式会議は少人数で午前10時以降で、各自が用意した資料をお互いがしっかり読む

これを読んでいるパワポ中毒の皆さんは、信じられないとひきつけをおこしているはずだ。

だとしたら、この次を読んで卒倒するのではないか。

ベゾス氏の会議では、パワポを読み上げている人など誰もいないので。

誰かがパワポを読み上げる代わりに、会議の冒頭30分は沈黙が続く。みんなで資料を熟読しているからだ。重役は時として10代の子供のようなものだと、ベゾス氏は承知している。何の準備もしないまま会議室にやってきた可能性は十分ある。

赤面している人もいるのでは? 自覚はあるはず!

それでも、まだ素晴らしい会議が保証されたわけではない。たとえ、参加人数は完璧で、議題を全員に事前に周知して、最後に行動プランについて合意したとしても、全員が発言しなければ良い会議とは言えない。

それは単にマナーが悪いというより、経営としてまずい。

どんどん発言したがる人たちが会話を独占しているところに、内向的な同僚たちはわざわざ割って入ろうとは思わなかっただろうし、正直なところそれだけのエネルギーも持ち合わせていなかったかもしれない。

そして会議では多くの場合、女性が男性に無視され、たとえ発言しても男性にさえぎられる。これは多くの研究が一貫して示していることだ。

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Image caption 押しの強いおしゃべりな人だけでなく全員に発言の機会を与える必要があるとヘアさんは言う

なので、もっと良い会議を目指して、全員が検討するための行動ポイントを提示してみる。

その1。「何か質問や意見は?」と司会者が聞く際、まずは女性に尋ねるべきだ。

これは、最初の質問や発言をするのが女性だと、ほかの女性が発言する確率も高くなることが、研究によって分かっているからだ。そして女性の皆さん、機会を与えられたら、つかむように。

その2。口数少ない同僚たちにも場を作ってあげること。事前に、どういう風に発言したいか確認しておくといい。私自身がもう何年も、会議で発言しようとしても誰かがそれをさえぎって私の声を掻き消すという目にあってきた。なのでそれだけに分かるのだが、物静かな人にもアイディアはたくさんあるのだ。

その3。全員が自分の行動に責任をとるべきだ。本当に会議が有効な時間の使い方だと思うなら、同僚の意見を確認してみよう。

そして最後に。同僚の誰かがイーロン・マスク流に退席しても、個人攻撃とは受け止めないように。私たちがつまらないからとは限らないので。出て行った人はただ単に、もうこれ以上その場に何も貢献できないから出て行ったのだと、そう思うことにしよう。

(英語記事 Why I hate meetings - and how to make them better

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