개방형 업무 공간, 효과적일까

개방형 사무실은 직장 내 팀워크와 의사소통을 감소시킨다고 한다 Image copyright Getty Images
이미지 캡션 개방형 사무실은 직장 내 팀워크와 의사소통을 감소시킨다고 한다

오늘날 많은 사무실이 의사소통이 원활하게 이루어질 수 있도록 설계됐다. 하지만 새로운 연구 결과에 따르면 개방형 사무실은 오히려 직원들 간의 의사소통을 떨어뜨린다.

개방형 사무실은 직원들 간의 교류와 협력을 높이기 위해 만들어졌다. 그러나 연구 결과에 따르면 개방형 사무실에서 일하는 직원들이 얼굴을 직접 마주하고 교류하는 시간이 73% 줄어든 것으로 나타났다. 오히려 이메일과 메시지 사용량은 67% 이상 증가했다.

이 연구는 개방형 사무실의 의사소통을 객관적으로 측정하기 위해 전자 배지와 마이크를 사용했고, 이메일 사용량의 변화 또한 측정했다. 이 연구는 개방형 사무실이 직원들의 집중력을 떨어뜨린다는 연구에 기반해 진행됐다.

왜 개방형 사무실인가?

이론적으로 개방형 사무실의 장점도 있다. 개방형 사무실과 같은 사회적 환경은 우리가 자극을 받고 능동적으로 일하는 데에 큰 영향을 준다.

또한 오늘날 직장에서의 성공은 종종 회사 전체와 개개인이 서로 얼마나 잘 소통하는지에 따라 달라지기도 한다.

연구에 따르면 지난 20년간 개방형 사무실에서 근무했던 직원들이 "협력 활동"에 소비한 시간이 "50% 이상 증가"한 것으로 나타났다.

상호 간의 접촉과 대화를 촉진하는 업무 공간은 일, 직무 만족도 및 사회 지원에서의 의사소통과 협력을 증가시킨 것으로 나타났다. 사무실의 디자인은 독립적인 업무를 증가시키거나 감소시킴으로써 이에 상당한 영향을 미친다.

강한 공동체 의식을 형성하는 것은 개방형 사무실 '위워크(WeWork)'의 성공에 있어 중요한 요소였다. 위워크는 깨끗한 공간과 좁은 복도, 공동 주방 등의 물리적 디자인을 통해 이를 달성했다.

사생활과 집중력의 중요성

직장에서는 협력뿐만 아니라 집중력도 중요한 요소다.

연구 결과에 따르면 집중하기 어려운 환경에서 직원들 간의 의사소통이 줄어들고, 동료들에게 무관심해질 수 있다고 한다.

지식 산업에 종사하는 사람들은 다양한 정보를 활용하고 수집, 분석함으로써 의사결정을 해야 한다. 이 과정에서 외부의 방해를 받게 되면 업무 비효율성과 실수가 증가한다.

효과적인 업무를 위해서는 주변의 방해 없이 오로지 작업에만 집중할 수 있어야 한다.

그러나 연구 결과에 따르면 개방형 사무실 디자인이 의도치 않은 결과를 초래할 수 있고, 충분한 개인 공간이나 사생활이 없으면 직원들의 인지적 부담이 증가해 주의가 산만해진다고 한다.

개방형 사무실이 반드시 협업으로 이어지지 않는 이유

많은 개방형 사무실은 동료들과의 교류 및 협업을 강화하고자 하는 의욕과 업무 능률을 떨어뜨린다.

주변이 산만해지면 집중하기가 어려워지고, 이는 인지적, 감정적 자원을 고갈시켜 스트레스와 실수를 증가시킨다.

직원이 업무에 집중할 수 없게 되면 동료들과 교류하거나 협력하려는 욕구도 떨어지게 된다.

새로운 연구 결과에 따르면 개인 공간이 줄어들고 사생활이 충분히 보장되지 않으면 방어적 행동을 유도하기 때문에 직장 내 관계를 긴장시키는 결과를 초래한다고 한다.

충분한 햇빛과 같은 환경은 자연적 관점에서 봤을 때 주의 산만한 환경에서도 집중하는 데 도움을 준다.

미적으로 유쾌한 환경 또한 직원들의 원기를 회복시키는 데에 도움이 된다. 연구에 따르면 미적으로 즐거움을 주는 업무환경이 직장 내 신뢰를 형성한다고 한다.

업무 환경의 균형

연구에 따르면 직장 내 개개인이 같은 업무환경을 다르게 받아들이는 것으로 나타났다. 개방형 사무실은 일반적이고 획일화된 방식이 아니라 직원들이 효과적으로 일할 수 있도록 지원하는 다양한 옵션을 제공해야 한다.

진화한 업무 환경 디자인은 직장 내 서로 다른 다양한 공간을 제공함으로써 각기 다른 직종이 작업과 요구사항에 따라 업무 환경을 선택할 수 있도록 했다.

하지만 이러한 업무 환경에서도 책상 배열 방법에 대해서는 추가적인 논의가 필요하다.

많은 기업이 직원의 사생활과 집중은 뒤로하고 협력과 상호작용을 추진하는 것에만 집중한다.

기업은 직원 개인의 사생활과 업무 집중에 필요한 사항을 지원하고 직원 간의 상호작용과 협업을 지원하는 업무 환경을 제공하는 데 초점을 맞춰야 한다.

이를 달성하기 위해서는 시각 및 청각 사생활이 보장되어야 하고, 음향 사용과 사무실의 전체적인 배치와 외관에 더 많이 신경 써야 한다.

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