Повелитель имейлов: 10 способов победить хаос в почтовом ящике

  • 21 июля 2018
Девушка перед ноутбуком Правообладатель иллюстрации iStock

Чтобы стать настоящим хозяином своей электронной почты, вам надо обратиться к истинным причинам того, отчего ваш почтовый ящик всегда переполнен.

Большинство из нас по-настоящему зависимо от электронной почты. По некоторым оценкам, мы проводим около пяти с половиной часов каждый рабочий день, проверяя свой почтовый ящик и отвечая на письма.

Несмотря на бум соцсетей, который мир переживает в последние годы, имейл вовсе не собирается сдавать позиции.

Исследования прогнозируют, что количество электронных писем, отправляемых ежедневно, в 2019 году вырастет до 246 миллиардов (по сравнению с 205 млрд в 2015 г.).

Что интересно, есть доказательства того, что молодежь пользуется имейлом столь же охотно, что и представители поколения, которое помнит то время, когда электронную почту изобрели.

На это, конечно, можно сказать, что объяснение простое: мы стали работать больше и дольше. И часть правды в этом есть.

Однако рост количества электронных писем также можно объяснить и тем, что мы всё больше интернет- и цифрозависимы. И не прекращаем попыток разгрести завалы в своем почтовом ящике - но почему-то делаем это так, что завалы эти все больше и страшней.

Электронная почта уже не привязывает нас к настольному компьютеру или ноутбуку - большинство проверяет ее на смартфонах и планшетах, порой лежа в постели.

Как правило, мы стремимся ответить на письмо тут же, думая, что это свидетельствует о нашей постоянной готовности заглянуть в почтовый ящик. Быстро отвечая на имейлы, мы стараемся хоть как-то уменьшить количество писем, ждущих нашей реакции.

Однако почтовый ящик вновь наполняется - со скоростью, которая порой вводит нас в депрессию.

Дело вот в чем: нам, чтобы стать настоящими хозяевами в своей электронной почте, надо разобраться с глубинными причинами хаоса в ней, а не пытаться лечить симптомы.

Вот десять способов побороть этот хаос и обрести контроль над почтовым ящиком.

Правообладатель иллюстрации iStock

1. Прекратите пользоваться имейлом как мессенджером

Электронная почта не предназначена для быстрого обмена сообщениями. Масса времени уходит на то, чтобы разобраться, кто, что и когда написал, на что ответил и как. Имейлы в таких переписках как правило имеют одинаковые заголовки, что делает поиски нужного еще более затруднительным.

Для чата, быстрого обсуждения какой-то темы больше подходят всевозможные мессенджеры. А лучше всего поговорить по телефону или лицом к лицу.

2. Избегайте тиражирования

Эта проблема известна как "тиражирование сообщений". Вы получаете смс: "Хочу проверить, получил ли ты мой имейл". Звонит телефон: "Я послал тебе письмо".

Многие люди по-прежнему не доверяют решениям, принятым в электронном пространстве. К договоренностям, достигнутым по имейлу, относятся с подозрением и пытаются проверить с помощью дополнительных писем, смс и телефонных звонков - плюс встреч лицом к лицу, чтобы подтвердить то, о чем вроде бы уже договорились по телефону.

Все это отнимает массу времени и часто запутывает. Электронная почта - не самое лучшее место для принятия официальных решений.

Старая добрая комната для совещаний, где мы встречаемся как реальные люди, живые существа, где можно пожать друг другу руку и посмотреть в глаза, - по-прежнему самое лучшее место для принятия совместных решений.

3. Устройте прополку своего электронного огорода

Правообладатель иллюстрации iStock

Переполненный почтовый ящик - как огород, заросший сорняками. Поэтому полезно регулярно выделять время на его прополку.

Один из простых и эффективных приемов - использовать функцию поиска по почте. Какое слово искать? Ну конечно "unsubscribe" - "отписаться". Во-первых, это напомнит вам о том, на какие рассылки вы когда-то имели неосторожность подписаться, во-вторых, даст возможность тут же нажать на "отписаться".

Вы будете удивлены, какое количество рассылок приходит в ваш ящик, а вы совершенно не помните, чтобы вы на них подписывались!

Даже после того, как пронесся и схлынул шквал имейлов, вызванных требованиями GDPR (новым регламентом защиты персональных данных в ЕС. - Прим. переводчика), все равно вы обнаружите сотни ненужных вам писем.

Сделайте себе одолжение на будущее - зайдите в каждое из них и нажмите на "отписаться".

4. Папку "спам" используйте с умом

Автоматическое распознавание спама с каждым годом становится эффективнее. Однако такие письма все-таки время от времени проникают в наши почтовые ящики.

И это еще один простой способ прополоть ваш имейл-огород. Отведите немного времени на то, чтобы обучить ваш спам-фильтр более точно распознавать этот самый спам среди приходящих имейлов. Не просто удаляйте спам, а помещайте его в папку, предназначенную для него.

Кроме того, не забывайте регулярно заглядывать в нее, чтобы удалять вполне законно пришедшие имейлы, попавшие туда по ошибке.

5. Попросите друзей и коллег не посылать вам имейлы

Не стесняйтесь. Просто будьте тактичны. Это еще одна причина того, что ваш почтовый ящик переполнен: письма от близких вам людей, а также от коллег, которые сидят в одной комнате с вами - порой за соседним столом.

Вежливо попросите их не обсуждать по имейлу вопросы, которые лучше решить во время личной встречи, по телефону или мессенджеру.

6. Упростите свои вопросы и пожелания

Не посылайте слишком сложных имейлов. Если вы задаете в письме пять вопросов, будьте уверены - большинство ваших адресатов ответит только на последний.

В итоге это порождает новый вал переписки, в ходе которого вы будете добиваться ответов на остальные четыре вопроса.

7. Отвечайте на письма исчерпывающе

Отвечайте на все вопросы, содержащиеся в письме. Если вы что-то упустите, это станет причиной продолжения переписки - до тех пор, пока спрашивающий не добьется от вас ответов.

8. Проверяйте почтовый ящик только в определенное время

Есть все больше свидетельств тому, что наша продуктивность вырастает, если мы заглядываем в почту и отвечаем на имейлы только в определенное время - несколько раз в день. (К тому же это избавляет вас от значительной доли стресса.)

Не верьте мифу о том, что вам следует быть на связи каждую минуту. Ну а если это все-таки входит в требования вашей работы, то электронная почта - далеко не лучший способ. Используйте мессенджеры.

9. Повторяйте заголовок вашего имейла внутри письма

Возможно, вам кажется, что повторение одного и того же - пустая трата времени и сил. Но это не так в отношении электронной почты.

Напишите краткую суть вашего письма в заголовке имейла и этим же предложением завершите письмо. Такое ясное изложение цели имейла, повторенное дважды, увеличивает вероятность того, что вам ответят полностью и по существу.

10. Прекратите пользоваться электронной почтой. Совсем.

Число людей и организаций, которые полностью отказались от использования электронной почты и перешли на другие виды коммуникаций, растет с каждым днем (хоть пока и неясно, какие результаты это принесет в отдаленном будущем).

Такой отказ сделает вашу рабочую жизнь более продуктивной и менее нервной. Другие виды связи (например, мессенджеры) оказываются более гибкими. В любом случае, стоит попробовать - хотя бы одну неделю. Жить без электронной почты - это возможно.

Правообладатель иллюстрации iStock

Ознакомившись с этими способами, попробуйте применить их - если не все, то хотя бы несколько. Порой те вещи, которые мы считаем само собой разумеющимися, как раз и оказываются теми, что доставляют нам наибольшие проблемы.

---

Эта статья впервые была опубликована на сайте The Conversation и помещена здесь в рамках лицензии Creative Commons. Ее автор Пол Леви - старший научный сотрудник кафедры управления инновационной деятельностью Университета Брайтона (Великобритания).

Новости по теме