Како да се искобељате кад сте затрпани мејловима

Stressed lady at computer Image copyright Getty Images
Натпис на слици Од нагомиланих мејлова, за које немате времена, могли бисте да се и разболите

Ендрју Крозби има 7.000 мејлова у инбоксу. Некима то можда не звучи много, али у Рилекс Гејмингу ради тек годину дана, тако да није било много времена да му се инбокс отргне контроли.

Као старији руководилац у софтверској компанији, која има осам канцеларија широм Европе, он жонглира са око 140 мејлова дневно.

„Морате да одаберете шта мислите да ће бити релевантно за вас лично... Можете да завршите у превише цц-ова који немају ама баш никакве везе са вама", каже он.

А ту је и кључни проблем кад су мејлови у питању - најважнија порука те године могла би да се изгуби негде у депонији вашег инбокса.

Замор од мејлова

Није само неефикасно, већ је и лоше по здравље.

Натпис на слици Многи инбокси затрпани су мејловима које вероватно више никад нећете прочитати

„Људи се разбољевају од затрпаности мејловима", каже Кери Купер, професор организационе психологије на Универзитету у Манчестеру.

Његово истраживање показало је да је већа затрпаност мејловима повезана са већим стресом на радном месту.

„Проблем је што не постоје добре смернице у вези са најбољим начином да се користе мејлови и стварима које не би требало да радимо", каже он.

„Убацујемо све живо у цц уместо само једну или две особе са којима би заправо требало да водимо тај разговор. Претпостављени не би смели да шаљу мејлове ван радног времена потчињенима сем уколико нису од апсолутне важности."

„Нема смисла ни у петак увече запосленом послати мејл да нечим не мора да се бави до понедељка ујутро, јер ће људи онда бринути око тога и урадиће то за викенд."

Међутим, он не каже да мејл треба потпуно елиминисати из употребе.

„То је сјајан начин да одржите контакт са људима, нарочито с онима који су физички далеко. То је сјајан начин да шаљете податке, да шаљете информације. Сам по себи, он је у реду - проблем је начин на који га људи користе", каже професор Купер.

Наметнуте паузе

Француска је покушала да поправи ситуацију - 2017. године је изгласан закон који обавезује фирме да осмисле план за паузу од канцеларијских мејлова.

У августу 2018. године, француски огранак британског Рентокил Инишла проглашен је кршиоцем тог закона и наложено му је да једном запосленом плати 60.000 евра одштете.

У Великој Британији не постоји такав закон, али неке фирме су предузеле сличне мере.

Платипус Диџитал је маркетиншка агенција која води кампање за сакупљање средстава за добротворне акције. Од самог почетка, у 2014. години, њени оснивачи су забранили интерне мејлове, а запослени који забораве на то морају да донирају пет фунти у добротворне сврхе.

Image copyright Getty Images
Натпис на слици Једно решење је политика „нула порука у инбоксу" - ригорозно чишћење мејлова који пристижу по читав дан

„Сви смо радили у добротворним организацијама и компанијама које постоје много дуже и искусили затрпаност интерним мејловима, када већина вашег дана одлази на мучно пробијање кроз апдејте чији део не морате да будете", каже директор Мет Колинс.

Уместо тога, седам запослених компаније користе Гуглов сервис порука и софтвер за документе, као и Асанин систем за менаџмент пројеката.

„Одлучили смо да користимо алате који су много ефикаснији и много забавнији", додаје Колинс.

Нула порука у инбоксу

Али шта ако радите у много већој организацији, где морате да користите мејлове да бисте завршили било шта?

Клер Годсон је извршна директорка у адвокатској фирми Аосфир у Њујорку. Пре шест месеци она је одлучила да испроба политику „нула порука у инбоксу" и од тада се понаша „проповеднички" у вези са том политиком.

Идеја је да строго чистите инбокс, а идеална ситуација је да у њему не остаје ништа.

Image copyright Clare Godson
Натпис на слици Адвокаткиња Клер Годсон се односи проповеднички према постизању 'нула порука у инбоксу'

Има много савета на интернету о томе како то да постигнете, али суштина је да урадите нешто са сваким мејлом који добијете.

„То је потпуно револуционаризовало начин на који се опходим према мејловима", каже она.

„Више немам осећај да ме тамо чека нешто са чим сам заборавила да се позабавим. Огромно је задовољство радити на тај начин, осећам се продуктивнијом и мислим да се чак и ментално осећам опуштеније."

Она прихвата да за многе то представља велики терет.

„Већина не верује да можете то да се постигне. Они мисле да сте стално у инбоксу проверавајући поруке, да их бришете и сортирате, што напросто није тачно."

Људи мисле и да онда она сигурно није баш толико заузета, што такође одбацује: „Што сте заузетији, то морате бити ригорознији и организованији."

Слеков напад

Помиримо се с тим, већина запослених који раде у канцеларији никад неће достићи нула порука у инбоксу.

Онај који буде успео да реши овај комуникациони проблем „постаће најважнија софтверска компанија на свету".

Тако мисли Слек, америчка компанија која корисницима омогућава да шаљу поруке и сарађују на пројектима.

Image copyright Getty Images
Натпис на слици Слек се нада да ће постати 'најважнија софтверска компанија на свету'

Његови оснивачи, несрећни због количине мејлова, покренули су Слек 2014. године и, према тврдњама фирме, њихову услугу користи више од 600.000 организација.

У Слеку се комуникација заснива на групама корисника уместо индивидуалним инбоксима. Упркос томе што је изгубила 420 милиона долара за три године, фирма планира да изађе на берзу касније овог месеца.

Ендрју Крозби из Рилекс Гејминга користи Слек и допада му се, мада га то није спречило да нагомила 7.000 мејлова у инбоксу.

И друге фирме покушавају да искористе незадовољство људи мејловима, укључујући Мајкрософт, ког Слек сматра највећим ривалом.

Мајкрософт Тимс покренут је 2017. године и компанија каже да њене услуге користи више од 500.000 компанија.

Фејсбук такође нуди алатку за сарадњу по имену Воркплејс.

Тајна?

Иако су многи пуни хвале за такве услуге, оне не делују као потпуна замена за мејлове. А то је и даље најбољи начин за комуникацију са људима изван ваше организације.

Трик је, према Колинсу, да се буде строг при коришћењу.

Он уз све мејлове прилаже документ у ком објашњава личну политику, упозоравајући саговорнике да ће му мејлови бити кратки и, уколико нису актуелни клијенти, да не треба да очекују брз одговор.

Каже да многи прочитају његову политику и да им се она допада, а чини се и да делује - кад сам причао с њим, имао је само 20 мејлова у свом инбоксу.

Ако вам све ово помало делује као превише труда, онда можда треба да се помирите с безброј мејлова у инбоксу.

Идеја је да дозволите да се сви ти мејлови нагомилају, да се препустите хаосу и тако се ослободите осећаја кривице и тескобе.

Само пазите да не пропустите поруку вашег шефа да сте добили повишицу.

Више о овој причи