Који је најбољи начин да останете будни на састанцима

Жена дрема на састанку Image copyright Getty Images

Амерички министар за трговину Вилбур Рос наводно је склон дремкама на састанцима. И у томе није једини. Постоји ли, дакле, неки трик како спречити очне капке да вам одједном баш толико отежају?

Поспаност изазвана састанцима - дешава се и најбољима међу нама.

Бивши амерички потпредседници Џо Бајден и Дик Чејни; бивши председник Представничког дома Њут Гингрич; судије Врховног суда Рут Бејдер и Кларенс Томас - сва су ова славна лица завршила у вестима зато што су их ухватили на спавању током говора или састанака.

Рос је последњи политичар који је критикован зато што наводно не може да се „суздржи да не заспи на састанцима" властитог министарства, пише Политико. Али његово особље негира да је његова концентрација толико лоша да се свесно избегавају дуги састанци.

Како се онда одупрети слатком изазову спавања током вашег следећег састанка - и како одржати све присутне будним следећи пут кад ви будете водили неки?

Image copyright Getty Images

1. Право време...

Елиза Кит, оснивачица Лусид Митингса, америчке компаније за обучавање вођења састанака, каже да иако би омиљена времена могла да варирају од појединца до појединца, истраживања показују да су неки периоди можда бољи за остваривање одређених циљева.

„Ствари као што су ажурирања статуса или логичко размишљање - њих је боље радити раније ујутро", каже она. Кад је важно импресионирати људе - као што је током ажурирања статуса, демонстрације производа, разговора за посао - то је најбоље радити ујутру, „кад су оштрина и ентузијазам на највишем нивоу".

„Пред крај дана најбољи је за брејнсторминг... зато што је енергија коју сте имали ујутро почела да се осипа", каже она. „Људи се опуштају, а управо је то оно што вам треба кад покушавате да извучете добре идеје."

И, наравно, никад немојте да држите састанке у периоду „мртве зоне" - одмах после ручка.

Британска ауторка и стручњак за културу радног места Џуди Џејмс, међутим, каже да је тачно време „мање важно него што мислимо", а да је много важније да састанак има јасно дефинисано време кад се завршава.

„Често заспимо на састанцима из досаде, а не због умора."

2. ...и право место

Иако неке сесије морају да се одрже тамо где можете да завршите посао, састанци на неконвенционалним локацијама могу да поспеше креативност.

Стојеће састанке - на којима, као што само име каже, учесници говоре тако што не седе - такође хвале многи експерти за ефикасност зато што се показало да су делотворни.

Кит предлаже састанке у ходу или у просторима напољу ради што креативнијих сесија.

3. Будите припремљени

„Састанци на којима људи задремају су они на којима не би ни требало да буду присутни... или на којима им други људи причају нешто", каже Кит.

„Нека буде савршено јасно о чему је састанак и имајте план за постизање исхода тога састанка, што ће даље омогућити да на њега буду позвани само релевантни људи."

Једна скорашња студија показала је да амерички радници у просеку сматрају да су лидери само 33 одсто времена припремљени за састанке. А већина директора, истиче Кит, проводи и до 80 одсто времена на састанцима а да никад нису обучени за њихово вођење.

Дефинисање јасног циља чест је савет гуруа продуктивности.

Анет Катино, директорка у области здравства и предузетница, рекла је за Њујорк тајмс да је дневни ред од кључне важности, „зато што ако не знам зашто смо на састанку, а ни ви не знате зашто смо на састанку, онда нема разлога за одржавање тог састанка."

Image copyright Getty Images

„Један од начина на који људи остају будни јесте да се нађу на састанку који им је занимљив и релевантан за њихов посао."

А ако нисте сигурни ко би требало да је присутан? Оставите да су састанци опциони, па видите ко ће се појавити, предлаже Кит.

*Ако сте још увек с нама, сад би могао да буде прави тренутак за паузу, да се устане и мало протегне.

4. Останите будни током читавог дана

Џејмс предлаже да устајете од стола сваких пола сата или се протегнете и тако се „окрепите" током читавог дана.

Иако неке компаније као што су Гугл, Бен анд Џерис и онлајн трговина Запос нуде простор радницима на ком могу да одремају током радног дана, Џејмс упозорава да „дремке за освежење нису увек ефикасне, јер због њих почињете радно место да доживљавате као место за спавање."

5. Презалогајити или не?

Иако Џејмс предлаже да одбијете вруће напитке или грицкалице пуне угљених хидрата пре састанка уколико сте склони поспаности, Кит каже да права врста ужине може да поправи културу састанка.

Ужина може, као прво, да одржи човека будним, али је то у многим културама и „симбол да вам је стало".

„Зашто то не увести на ваше састанке? Зашто не показати људима да вам је стало до њих, да они негде припадају, да је њихово благостање нешто што вам је изузетно важно?"

Наравно, важно је избегавање и гласних или миришљавих грицкалица, као и вођење рачуна о ограничењима у исхрани конкретних учесника.

6. Ангажујте се

Просто речено - не можете заспати уколико учествујете.

„Огласите се у прва три минута", предлаже Џејмс. „То ће увести ваш глас у просторију и тако ћете се осећати као неко ко доприноси а није само пуки слушалац."

Џејмс такође предлаже активне доприносе у виду телесног језика - „климајте главом, користите контакт очима и невербалне реакције на оно што чујете."

Хватање белешки такође би могло да вам помогне да одржите мозак будним.

Image copyright Getty Images

„Ако се састанак одужио, натерајте се да водите белешке, тражите кључне тачке, одлуке које се доносе али их нико не артикулише јасно", каже Кит.

„Дигните руку, убацујте се, постарајте се да и друге прозову. Можете да помогнете да други буду саслушани и поставе питање."

Што се лидера тиче, Џејмс каже да они треба да пазе да се држе дневног реда састанка и само њега - прелазак на „разно", упозорава она, тренутак је „када наступа досада".

7. Почните да се врпољите

Кад све друго омане, можда ће вам помоћи ако нечим упослите руке.

Омиљено средство за игру Китове на састанцима је чистач за луле - једноставан, тих, мада помало необичан.

Црткање је још једно старо добро решење за учеснике састанка којима је постало досадно, али Џејмс упозорава да оно чак уме још више да вас успава.

Понекад је довољно само да се уштинете за руку, додаје она.

Ако се деси да ипак закунтате?

И Џејмс и Кит се слажу да је, ако поклекнете пред сном, можда најбоље да изађете.

„Смислите брзо неки изговор који не звучи нападно и, ако је могуће, устаните хитро, извините се и изађите", предлаже Џејмс. „И ако приметите да је неки ваш колега задремао, само га пробудите ћушкањем уколико сте пријатељи."

И након сваког таквог састанка, Кит истиче да је важно пружити искрену повратну информацију о њему.

„Ако сте присутни и спавате зато што је састанак толико лоше испланиран, толико незанимљив и толико велико губљење вашег времена, то је онда огромно бацање пара за вашу компанију и главни узрок неучествовања запослених", каже она.

„Такве ствари умеју да наведу људе да дају отказ."

Извештава: Риту Прасад

Повезане теме

Више о овој причи