அளவுக்கு அதிகமாக குவியும் மின்னஞ்சல்கள் - தொல்லையிலிருந்து தப்பிப்பது எப்படி?

அளவுக்கு அதிகமான இமெயில்களை கையாள்வது எப்படி? படத்தின் காப்புரிமை Getty Images

ஆண்ட்ரூ குரோஸ்பி - இன்பாக்ஸில் 7,000 மின்னஞ்சல்கள் உள்ளன. சிலருக்கு அது பெரிய எண்ணிக்கையாகத் தோன்றாது. அவருக்கு வரும் மின்னஞ்சல்களின் எண்ணிக்கை அளவுகடந்து போவதைக் கட்டுப்படுத்த அதிக நேரம் இல்லை.

ஐரோப்பாவில் எட்டு அலுவலகங்களைக் கொண்ட மென்பொருள் நிறுவனத்தில் மூத்த நிர்வாகி என்ற முறையில் தினமும் சுமார் 140 மின்னஞ்சல்களை அவர் கையாள்கிறார்.

"உங்களுக்குத் தேவையானது எது என்பதை நீங்கள் தேர்வு செய்து, எடுத்துப் பார்க்க வேண்டும். உங்களுக்கு எந்த வகையிலும் சம்பந்தம் இல்லாத பல மின்னஞ்சல்கள் உங்களுக்கும் சேர்த்து அனுப்பப்பட்டிருக்கும்,'' என்று அவர் கூறுகிறார்.

மின்னஞ்சலில் முக்கிய பிரச்சனை உள்ளது. வருடம் முழுக்க உங்களுக்கு முக்கியமான விஷயத்தைத் தெரிவிக்கும் தனிப்பட்ட ஒரு மின்னஞ்சல், இன்பாக்ஸில் உள்ள ஏராளமான மின்னஞ்சல்களின் குவியலில் மறைந்து போயிருக்கலாம்.

மின்னஞ்சல்கள் தரும் வாட்டம்

அது செயல் திறனற்றது மட்டுமல்ல, உடல்நலகத்துக்கு கேடு ஏற்படுத்துவதும் கூட.

படத்தின் காப்புரிமை Getty Images

எங்களுடைய இன்பாக்ஸ்களில் பலவும் நிறைய மின்னஞ்சல்களின் குவியலாக இருக்கும். அநேகமாக மறுபடியும் அவற்றை ஒருபோதும் படிக்க மாட்டோம்.

அளவுக்கு அதிகமாக மின்னஞ்சல்கள் குவியும் காரணத்தால் மக்களுக்கு உடல்நலக் குறைபாடு உண்டாகிறது,'' என்கிறார் மான்செஸ்டர் பல்கலைக்கழகத்தில் உள்ள நிறுவன உளவியல் பேராசிரியர் கேரி கூப்பர்.

அதிகமாக மின்னஞ்சல்கள் குவிதல் என்பது, அதிக பணிப்பளு மன அழுத்தத்துடன் தொடர்புடையது என்று அவருடைய ஆய்வில் தெரிய வந்துள்ளது.

"மின்னஞ்சல்களை எப்படி சிறப்பாக பயன்படுத்துவது என்பது பற்றியோ, எவற்றைச் செய்யக் கூடாது என்பது பற்றியோ வழிகாட்டுதல்கள் ஏதும் இல்லை என்பது தான் பிரச்சனை,'' என்கிறார் அவர்.

"நாம் தகவல் பரிமாற்றம் செய்து கொள்ளும் ஓரிருவர் மட்டுமின்றி எல்லோருக்கும் சி.சி. காப்பி போடுகிறோம். துறை மேலாளர்கள் மிக்க அவசியம் இருந்தால் தவிர, அலுவல் நேரத்துக்குப் பிறகு தங்களுடைய துணை அலுவலர்களுக்கு ஒருபோதும் மின்னஞ்சல் அனுப்பக் கூடாது.''

"இந்த விஷயத்தை திங்கள்கிழமை வரை நீங்கள் கையாள வேண்டாம் என்று வெள்ளிக்கிழமை இரவு ஒருவருக்கு மின்னஞ்சல் அனுப்புவதில் எந்த அர்த்தமும் இல்லை. ஏனென்றால் அவர்கள் அதுபற்றி வார இறுதியில் கவலை கொள்வார்கள்.''

ஆனால் ஒட்டுமொத்தமாக மின்னஞ்சல்களை கைவிட்டுவிட வேண்டும் என்று அவர் கூறவில்லை.

"மக்களுடன், குறிப்பாக தொலைவில் உள்ளவர்களுடன் தொடர்பில் இருப்பதற்கு அற்புதமான வழி இது. புள்ளிவிவரம் அனுப்ப, தகவல் அனுப்ப அற்புதமான வழி இது. மின்னஞ்சல் என்பது நல்லது - மக்கள் அதைப் பயன்படுத்தும் விதத்தில்தான் பிரச்சனை இருக்கிறது,'' என்கிறார் பேராசிரியர் கூப்பர்.

விலகி இருப்பதற்கான நேரம்

படத்தின் காப்புரிமை Getty Images

இதுபோன்ற சூழ்நிலையை மேம்படுத்த 2017ல் பிரான்ஸ் முயற்சி மேற்கொண்டது. நிறுவன அலுவலர்களுக்கு மின்னஞ்சலில் இருந்து விலகி இருப்பதற்கான நேரம் கிடைப்பதை உறுதி செய்வதற்கான ஒரு திட்டத்தை முன்வைக்குமாறு வலியுறுத்தி ஒரு சட்டம் அறிமுகம் செய்யப்பட்டது. பிரிட்டனை சேர்ந்த Rentokil Initial நிறுவனத்தின் பிரான்ஸ் கிளை 2018ல் இந்த விதியை மீறிவிட்டதாக அறிவிக்கப்பட்டு ஒரு தொழிலாளிக்கு €60,000 (£53,000) நிவாரணம் தரும்படி உத்தரவிடப்பட்டது.

பிரிட்டனில் அதுபோன்ற சட்டம் எதுவும் இல்லை. ஆனாலும் சில நிறுவனங்கள் இதற்காக நடவடிக்கை எடுத்துள்ளன.

Platypus Digital என்பது அறக்கட்டளைகளுக்கு நிதி திரட்டும் பிரசார இயக்கங்கள் நடத்தும் மார்க்கெட்டிங் நிறுவனம். 2014ல் தொடங்கியதில் இருந்தே, அலுவலகத்திற்குள் தொடர்புக்கு மின்னஞ்சல் அனுப்பக் கூடாது என தடை விதிக்கப் பட்டுள்ளது. எந்த அலுவலராவது அதை மறந்து மின்னஞ்சல் அனுப்பினால் ஐந்து பவுண்டு நன்கொடை அளித்துவிட வேண்டும்.

"ஜீரோ இன்பாக்ஸ்'' என்பது ஒரு தீர்வு - தினமும் வரும் மின்னஞ்சல்களை தீவிரமாக ஆய்வு செய்தல்

"நீண்ட காலமாக இயங்கி வரும் அறக்கட்டளைகள் மற்றும் நிறுவனங்களில் நாம் பணியாற்றிக் கொண்டிருப்போம். அலுவலகத்துக்குள் தொடர்புக்கான மின்னஞ்சல்கள் அதிகம் இருப்பதை நாம் பார்த்திருப்போம். நாம் பங்காற்ற வேண்டிய அவசியம் இல்லாத, அலுவலகத்துக்கு உள்பட்ட தகவல்களை பார்ப்பதில் ஒரு நாளின் பெரும் பகுதி செலவாகிவிடும்,'' என்று நிர்வாக இயக்குநர் மேட் காலின்ஸ் கூறினார்.

அதற்கு மாறாக, நிறுவனத்தின் ஏழு அலுவலர்கள் கூகுளின் தகவல் அனுப்பும் சேவை மற்றும் ஆவணங்கள் மென்பொருளையும் திட்ட மேலாண்மை முறைமையையும் பயன்படுத்துகின்றனர்.

"இதைவிட சிறப்பான மற்றும் அதிக ஆர்வமானதாக உள்ள வழிமுறைகளைப் பயன்படுத்த நாங்கள் முடிவு செய்தோம்,'' என்று கூறினார் காலின்ஸ்.

படத்தின் காப்புரிமை CLARE GODSON

ஜீரோ இன்பாக்ஸ்

ஆனால், எதைச் செய்வதாக இருந்தாலும் மின்னஞ்சலை பயன்படுத்தியாக வேண்டும் என்ற நிலையில் பெரிய நிறுவனத்தில் நீங்கள் வேலை பார்த்தால் என்ன செய்வது?

கிளாரே காட்சன் என்பவர் நியூயார்க்கில் Aosphere என்ற சட்ட ஆலோசனை நிறுவனத்தின் செயல் இயக்குநர். ''ஜீரோ இன்பாக்ஸ்'' என்ற நடைமுறையைப் பின்பற்றுவது என ஆறு மாதங்களுக்கு முன்பு அவர் முடிவு செய்தார். அப்போதிருந்து அதை அவர் ''புனிதக் கடமையாக'' நிறைவேற்றி வந்தார். உங்கள் இன்பாக்ஸில் எதுவும் இல்லை என்பதற்காக தீவிரமாக, சாத்தியமான நடவடிக்கைகளை எடுப்பது என்பதுதான் இதன் விஷயம்.

இணையத்தில் அதை எப்படி செய்வது என்பது பற்றி நிறைய ஆலோசனைகள் சொல்கிறார்கள். ஆனால், பரவலான பார்வையில், உங்களுக்கு வரும் ஒவ்வொரு மின்னஞ்சலுக்கும் நீங்கள் ஏதாவது செயல்பாடு காட்ட வேண்டும்.

"எனது மின்னஞ்சல் பற்றிய எனது எண்ணத்தை அது முழுமையாக மாற்றிவிட்டது,'' என்கிறார் அவர். "நான் எதையோ கையாள மறந்துவிட்டேன் என்ற எண்ணம் எனக்கு ஒருபோதும் ஏற்பட்டதில்லை'' என்று அவர் குறிப்பிட்டார்.

"பணியாற்றும் விதம் பெரிய திருப்தி தரும் வகையில் இருக்கிறது. அதிக செயல்திறன் கிடைப்பதாக உணர்கிறேன். மனதளவில் இலேசாக உணர்கிறேன்,'' என்று அவர் கூறினார்.

பலருக்கு இது பெரிய தடையாக இருக்கும் என்பதை அவர் ஒப்புக்கொள்கிறார்.

"அதை எட்ட முடியும் என்று பெரும்பாலானவர்களுக்கு நம்பிக்கை இல்லை. தொடர்ந்து இன்பாக்ஸ் பார்த்துக் கொண்டு, வகைப்படுத்தி, சிலவற்றை அழித்துவிட வேண்டும் என்று நினைக்கிறார்கள். அது உண்மை கிடையாது,'' என்கிறார் அவர்.

அவ்வளவு வேலையாக இருப்பதாகச் சொல்ல முடியாது என சிலர் நினைக்கிறார்கள். அதையும் அவர் மறுக்கிறார். "நீங்கள் எந்த அளவுக்கு வேலையாக இருக்கிறீர்கள் அந்த அளவுக்கு தீவிரமாகவும், திட்டமிட்டு செயல்படுபவராகவும் இருந்தாக வேண்டும்,'' என்கிறார்.

படத்தின் காப்புரிமை Getty Images

Slack வழியில் கையாளுதல்

அதை நாம் எதிர்கொள்வோம். பெரும்பாலான அலுவலக தொழிலாளர்கலுக்கு ஜீரோ இன்பாக்ஸ் என்பது ஒருபோதும் சாத்தியப்படாது.

இந்த தகவல் தொடர்புப் பிரச்சனையைத் தீர்ப்பது யாராக இருந்தாலும் .'' உலகில் அதுதான் மிக முக்கியமான மென்பொருள் நிறுவனமாக இருககும்.'' அலுவலர்கள் ஒருவருக்கொருவர் தகவல் அனுப்பி திட்டங்களில் ஒத்துழைப்பு காட்டுவதற்கான மென்பொருளை விற்கும் Slack என்ற அமெரி்க்க நிறுவனத்தின் கருத்து அது.

மின்னஞ்சலால் வெறுப்படைந்து 2014ல் தொடங்கப்பட்ட Slack நிறுவனத்தின் சேவைகளை 600,000 க்கும் மேற்பட்ட நிறுவனங்கள் பயன்படுத்துவதாக அந்த நிறுவனம் தெரிவித்துள்ளது.

Slack பொருத்தவரை தகவல் தொடர்புகள் தனிப்பட்ட இன்பாக்ஸ்கள் என்பதைவிட குழு பயனாளர்களை அடிப்படையாகக் கொண்டது. மூன்று ஆண்டுகளில் 420 மில்லியன் அமெரிக்க டாலர்கள் இழப்பு ஏற்பட்டாலும், இந்த மாத இறுதியில் பங்குச் சந்தை பட்டியலில் இடம் பெற்றுவிட வேண்டும் என்று அந்த நிறுவனம் திட்டமிட்டுள்ளது.

Relax Gaming நிறுவனத்தின் ஆண்ட்ரூ குரோஸ்பி Slack பயன்படுத்துகிறார். இன்பாக்ஸில் 7,000 மின்னஞ்சல்கள் குவிவதை அது தடுத்து நிறுத்திவிடவில்லை என்றாலும், அது அவருக்குப் பிடித்திருக்கிறது.

மின்னஞ்சல்களால் விரக்தி அடைந்துள்ள வேறு நிறுவனங்களும் இதைப் பயன்படுத்த முயற்சிக்கின்றன. மைக்ரோசாப்ட் நிறுவனத்தின் சேவையும் இதில் அடங்கும். அந்த நிறுவனம் தங்களுக்கு பிரதான போட்டி என்று Slack கருதுகிறது. Teams நிறுவனம் 2017ல் தொடங்கப்பட்டது. தங்களுடைய சேவையை 500,000 க்கும் மேற்பட்ட நிறுவனங்கள் பயன்படுத்துவதாக அந்த நிறுவனம் தெரிவித்துள்ளது.

ஃபேஸ்புக்கில்கூட workplace என்ற இணைந்த செயல்பாட்டு தளம் வசதியை அளிக்கிறது.

படத்தின் காப்புரிமை Getty Images

ரகசியம் என்ன?

இதுபோன்ற சேவைகள் குறித்து பலர் பலவாறு கருத்துகள் கூறினாலும், அவை மின்னஞ்சலுக்கு முழுமையான மாற்றாகத் தோன்றவில்லை. உங்கள் நிறுவனத்துக்கு வெளியே தகவல் பரிமாற்றத்துக்கு அதுதான் இன்னும் சிறந்த வழிமுறையாக இருக்கிறது.

அதை நீங்கள் எப்படி பயன்படுத்துகிறீர்கள் என்பதில்தான் நுட்பம் இருக்கிறது என்கிறார் காலின்ஸ். தன்னுடைய தனிப்பட்ட கொள்கை பற்றிய ஆவணத்தை தனது அனைத்துமின்னஞ்சல்களிலும் அவர் இணைத்து அனுப்புகிறார்.

தனக்கு வரும் மின்னஞ்சல்கள் சுருக்கமாக இருக்க வேண்டும் என வற்புறுத்தும் அந்த ஆவணம், அவர்கள் தற்போதைய வாடிக்கையாளராக இல்லாவிட்டால், விரைவாக பதில் வரும் என எதிர்பார்க்கக் கூடாது என்றும் தெரிவிக்கப் பட்டுள்ளது.

நிறைய பேர் தனது தனிப்பட்ட கொள்கையைப் படித்து, அதை வரவேற்றிருக்கிறார்கள் என்று அவர் கூறுகிறார். அது நல்ல பலனைத் தருவதாகவும் தெரிகிறது. நான் அவருடன் பேசியபோது, அவருடைய இன்பாக்ஸில் 20 மின்னஞ்சல்கள் மட்டுமே இருந்தன. இதற்கு அதிக சிரமப்பட வேண்டியிருக்கும் என்று நீங்கள் நினைத்தால், உங்களுக்கு வரம்பில்லாத அளவுக்கு இன்பாக்ஸ் தேவைப்படக் கூடும்.

மின்னஞ்சல்களை குவிய விடுவது, குழப்பத்தில் சிக்கிக் கொள்வது, பிறகு குற்ற உணர்வு மற்றும் பதற்றத்தில் இருந்து விடுபடுவது என்பது திட்டமாக இருக்கும். உங்களுடைய சம்பள உயர்வு பற்றி உங்களுடைய மேலதிகாரி அனுப்பும் மின்னஞ்சலை தவற விட்டுவிடக் கூடாது என்பதை உறுதி செய்து கொள்ளுங்கள்.

சிட்டுக்குருவிகளை மீட்கும் ஒரு தமிழ் பெண்ணின் முயற்சி

பிற செய்திகள்:

சமூக ஊடகங்களில் பிபிசி தமிழ் :