电子邮箱末日:禁用电子邮件的公司

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Image caption 电子邮件不仅会拖累工作效率,还会影响人们的健康,因此它已成为全球各地公司的众矢之的。

克莱尔·伯奇(Clare Burge)一直以为自己邮件处理得还不错,直到 2001 年,在摩洛哥十天的假期结束回去上班时,她发现自己的收件箱里竟然有 10000 封新邮件。巨大的压力令她度假之后的喜悦荡然无存,她甚至怀疑自己为什么要劳神要去度假。

随后,在伯奇所称的疯狂时刻,她决定开始一个为期一年的大胆实验:她要停止使用电子邮件。她在自己的工作邮箱和私人邮箱分别留下自动回复,请人们不要再写邮件给自己,而是打电话给她。对伯奇而言,这是一个人生转折点。

伯奇解释说:“电邮是个很自私的工具。”目前,她在都柏林经营一家名为“Get Organised(井井有条)”的咨询公司。她表示:“人们往往将自己的工作丢到别人的邮箱里,而不会去想自己是否善解人意。”这样做的结果就是,“你成为自己邮箱的奴隶,每天早晨第一件事就是查邮件,而且一直持续到晚上休息。”

伯奇因不分昼夜、源源不断涌来的邮件倍感烦恼,大多数上班族对此都会有共鸣。电子邮件对公司利润也会产生直接影响。它会分散员工的注意力,使其将精力耗费在处理无关紧要的邮件上,却无法专注于本职工作。一位研究人员估计,人们查看一封新邮件后需要花 64 秒时间才能回到原来的工作中,其他研究也表明,频繁地查看邮件会使每天损失的时间以小时计。

由于电子邮件不仅会拖累工作效率,还会影响人们的健康,因此它已成为全球各地公司的众矢之的。在伯奇大胆创新的同一年,法国 IT 公司 Atos 首席执行官蒂埃里·布莱顿(Thierry Breton)宣布,公司 80000 名员工禁用内部电子邮件。

此后,禁用电子邮件的举措日益受到众多公司的欢迎,它不仅能帮助员工实现工作和生活的平衡,还能促进他们工作效率的提高。

不过,盖洛普公司工作场所管理与员工福祉研究首席科学家吉姆·哈特(Jim Harter)警告,全面禁止使用电子邮件有可能导致适得其反的效果。

哈特表示:“它表面看来似乎是个正确的做法,但各公司必须研究让员工备感压力的根源所在。”他指出,公司下班时间禁用电子邮件可能会冷落那些喜欢有灵活工作时间的高效员工。

诸多效仿

虽然取消电子邮件的举措似乎仅仅受到那些最为特立独行的公司的青睐,但它也正在影响着一些行业。德国的汽车制造公司纷纷宣布限制使用电子邮件的政策。一位《纽约时报》专栏作家提及自己与编辑会使用诸多工具取代电子邮件。连一家英国非营利住房公司的霍尔顿住房信托公司(Halton Housing Trust),也减少了电子邮件的使用。该公司负责成千上万套住宅的管理。

霍尔顿首席执行官尼克·阿特金(Nick Atkin)直言不讳地批评电子邮件,但他在一篇公司博客文章中也承认,减少使用电子邮件举措实施起来并非“一帆风顺”。提及让280名员工放弃不停查看邮件这一举措所面临的各种挑战时,他表示,“这进一步证明人们对电子邮件多么上瘾,禁止查看电子邮件的举措引发了非理性反应。”

企业文化

坐落于美国爱荷华州锡达拉皮兹市的Van Meter公司是一家电气零件经销商,它对下班后电子邮件问题进行跟踪,并将此举措纳入一项公司文化整体改良计划。大约10年前,该公司开始评估员工敬业度,并实施相关政策,改善员工生活与工作之间的平衡。

劳拉·麦克布莱德(Lura McBride)在一家有400名员工的公司任首席运营官。她表示,你可以告诉员工,你希望他们能平衡生活与工作,可是,除非你切实采取一些必须严格遵循的对策解决这个问题,否则,“你就只是在做口头文章。”

麦克布莱德回忆自己“顿悟”的那一刻:傍晚下班,她驶入自家车道,却锁上车门,而四个孩子敲着车窗迎接,她意识到自己已养成了这个习惯。自那以后,一切都改变了。

她说:“我不知道自己是否在维护个人空间,在工作和家庭两个方面我们都会作出牺牲,但我真的需要以家庭为先。”

麦克布莱德向公司高管团队建议,在周末时间和工作日下午5点至次日早晨 7点之间,应停止使用公司内部邮件和电话联系员工。麦克布莱德表示,实施这项政策,更主要的是尊重他人的时间,而不在于电子邮件本身。毕竟,即使在下班时间,只要听到新邮件提示音,人们就会感到有必要查看邮件是否重要。

她说:“在我以前工作的公司,有些人以午夜发送电子邮件为荣。现在回头看,这真是令人尴尬。”

随着时间的推移,这项政策惠及公司普通员工,成为员工发展计划的一个组成部分。现在,该公司甚至会关闭休假员工的电子邮件。麦克布莱德表示,自己和其他员工仍然会在夜间工作,但如果有人一定要写邮件,除非是回应客户问题或者时效性很强,否则邮件都应该在次日发出。在下班时间收到非紧急邮件时,她会留到第二天再做处理。

她表示:“没人会因此惹麻烦,这已经融入我们的企业文化。”

游刃有余

在为期一年的实验中,伯奇认识到,公司要成功弃用电子邮件,就必须找到用以替代的沟通与合作手段。2012 年,她首先尝试不使用电子邮件时,她的做法并未奏效,因为像 Slack (一种办公即时通信工具)这样的其他协同工作工具尚未开发出来。

她表示:“当时,我以为我们根本无法摆脱电子邮件。现在,各种通信工具发展迅速,功能已经超过电子邮件。”

英国伯恩茅斯一家IT咨询公司“Rarely Impossible(难得不可能)”的创始人李·马伦(Lee Mallon)表示,作为第一步,禁用电子邮件很容易。去年九月,在听了伯奇的演讲后,他做出禁用电子邮件的决定。马伦表示:“我发现,我一天查看手机会多达150次。”电子邮件已经成为“令人分心的、持续的干扰”。

他说,2014 年年底的一天,当他来到公司,毫无预警地宣布禁用电子邮件的命令,他的员工都有解脱之感。马伦告诉员工,任何违背此禁令的人都必须在空的办公桌上工作,他们称之为“淘气椅”。他自己是唯一不得不坐在那里查邮件的人,主要因为他必须把客户的邮件转发给各团队成员。

马伦表示,弃用电子邮件举措所面临的最大挑战是转而使用其他通信工具,在分配工作或共享文件方面,那些工具要比邮件好。

马伦说:“以前,电子邮箱不仅是存储所有沟通信息的仓库,也是与客户沟通和保存文件的工具。现在,我们用四种不同的产品以相应的形式存放信息和文件。”

由于是小型办公室,因而以前通过电子邮件处理的大多数紧急事务现在都由人亲自出面处理,或者直接通过电话或短信处理。员工利用 Skype、Dropbox 和 Slack 等即时通信工具,关注工作情况并共享各种信息。

马伦说:“我们团队成员之间沟通得到大大改善。”他估计,禁用电子邮件后,他们在工作日节省的时间大约为 20%。“现在,有了问题能马上得到解决。”

伯奇认为,距离完全弃用电子邮件的时代还有些遥远。她说:“我依然每天都会用电子邮件,因为我还没有让全世界70亿人都弃用电子邮件。在每个人都弃用电子邮件之前,我还必须给人写邮件。”

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(责编:郱书)

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