你讨厌开放式办公室吗?其实还有更好的办法

Image caption 并非所有人都认同这种大胆而新颖的办公室(图片来源:Getty )

对安妮·戴维斯(Anne Davis)和她的同事而言,几年前从满是封闭式办公室的大楼搬进开放式办公室,着实令他们感受到了冲击。

“这是一种文化上的震撼。” 戴维斯说,她在加州圣地亚哥(也称圣迭戈)的夏普医疗公司担任劳动力支持副总裁。

现在,当这个有着1,100名员工的部门经过了充分的适应后,戴维斯和她的团队对座位的安排已经很满意,他们甚至还增加了“酒店式”工作站——这其实是一些没有分配的办公桌,上面都配有电脑。办公室里的流动性员工可以根据需要登记使用这片区域。

“最终还是要采用更为开放的模式。”戴维斯说,“人们已经更加适应旁边有人走来走去,然后对你说:‘你觉得这个怎么样?’这样一来,你就不会感觉太孤立。”

Global Workplace Analytics是一家总部位于加州卡尔斯巴顿的国际远程办公研究和咨询公司,该公司总裁凯特·李斯特(Kate Lister)表示,从全球来看,过去5到10年已经涌现出越来越多的开放式协作办公室。

她补充道,欧洲企业一直以便于协作的长椅式办公座位著称,因而成为了这一趋势的领导者,比美国公司早了好几年。

根据国际设施管理协会(International Facility Management Association)的统计,约有68%的北美员工在开放式办公室里工作。

但李斯特表示,并非所有人都认同这种大胆而新颖的办公室。例如,有些老员工“一辈子都在封闭式办公室里工作”,所以他们有可能更难适应这种平等的办公室布局。法律、金融和其他专业公司同样如此,这类公司往往需要专门与客户会面,而接打电话更是家常便饭。

另外,世界各地最近有多项研究显示,很多人抱怨开放式办公室会降低工作效率、破坏员工士气,甚至导致旷工事件增多。

协作空间实例

李斯特表示,降低物业成本是促成这种转变的最大动力。

李斯特说,得益于移动设备和远程会议技术的普及,加之员工的分布越来越国际化,“人们大概只有40%至50%的时间在办公桌前工作。”

很多企业没有为所有闲置不用的办公桌支付费用,而是展开了整合。在那些物业成本远高于远程办公、移动办公和灵活办公计划的国家尤其如此,例如美国、德国、英国和荷兰。

从2009年开始,在全球35个国家拥有8,000多名员工的美国Citrix公司,就在半数办公楼内采用了开放性和协作性更强的布局。Citrix物业和设施副总裁盖伊·德索泰尔斯(Guy Desautels)表示,通过这种方式,该公司已经将物业成本在其总预算中的占比从6.5%压缩到4%。

但这么做并不仅仅是为了适应科技趋势和节约成本。

“很多成功的企业是为了展开团队合作,并与商业伙伴和客户进行协作。”苏黎世保险集团公司物业和设施管理全球副总裁巴里·瓦考伊(Barry Varcoe)说,这家瑞士跨国公司拥有6万名员工。

Image caption (图片来源:Getty )

为了达到这个目标,苏黎世保险集团位于世界各地的1,200个办事处多数都采用了开放、协作的办公室布局,没有给每位员工分配具体的座位。很多员工“已经不再需要拥有自己的专属办公桌了。”瓦考伊说,“工作的性质正在改变。”

国际办公家具公司海沃氏驻上海副总裁兼总经理弗兰克·雷克萨奇(Frank Rexach)表示,无线技术和云存储软件也让企业更容易部署这种流动性的办公室。

“人们不希望被禁锢在自己的办公桌上,尤其是千禧一代。”雷克萨奇说。

开放式办公的缺陷

不过,李斯特说,“有证据显示,这种方法可能矫枉过正了。”

噪音和隐私是最严重的两个问题。随着办公空间的缩小,办公室里将会出现越来越多分散精力的因素,导致员工难以集中注意力。

根据跨国设计公司Gensler 2013年对美国的开放式办公室和传统办公室进行的调查,只有四分之一的员工表示,其办公环境既有利于协作,还能增强个人注意力。超过一半的受访者自称会在试图集中精力时被其他人打扰。

该研究的结论是,由于会在增强协作的同时降低员工的注意力,因此开放式办公室是一种失败的方案。

夏普公司高管戴维斯承认,开放式办公室的噪音有所增加,因此需要适应。为了帮助员工适应这种环境,她的公司最初专门在公共空间内增加一些噪音,并提醒员工小声说话。

而缺乏隐私也会以意想不到的方式影响工作效率。

美国房产经纪公司TheSquareFoot在十多座美国城市帮助小企业租赁商业楼宇,该公司联合创始人阿隆·苏斯曼(Aaron Susman)记得,曾经有一位客户在经济危机最严重的时候租下了一处开放式办公室。每当管理人员在会议室里召开临时会议时,基层员工的担忧情绪都会增强——使之无法集中精力工作。

“这种意料之外的结果会产生高昂成本。”苏斯曼说。

混合式解决方案?

事实上,在封闭式办公室和开放式办公室之间,还存在一种令人舒适的中间状态。可以借助混合式办公室融合二者的优点:员工既可以随时进入安静而私密的环境,不必担心分散注意力,又能够在协作区与团队展开沟通和合作。Gensler全球工作空间负责人珍妮特·伯格(Janet Pogue)表示,这样一来,便可从很大程度上解决这一问题。

Gensler最近对工作场所进行的研究发现,美国员工有超过一半的工作时间在从事个人项目,还有四分之一的时间与同事合作。如果能够在设计办公室的时候同时满足这两种需求,便可培养高效而均衡的雇员。

“提供一个让人们可以集中精力工作的选择的确非常重要。”伯格说。

瓦考伊表示,苏黎世保险集团在开放式办公室里设计了传统办公桌——其中一部分分配给指定的员工,另一部分供所有人使用——旁边则是团队工作区,可以展开快捷的协作。另外,这些办公室还配置了客厅风格的休息室,以及开会用的私人房间。

“人们希望有一种家的感觉。”瓦考伊说。

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(责编:凯露)

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