如何打断别人说话抢回发言权?

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Image caption 在泰勒·斯威夫特(Taylor Swift)获得2009年MTV最佳女歌手录影带大奖时,坎耶·韦斯特(Kanye West)跳上了台(图片来源:Getty Images)

即便是在最好的情况下,电话会议也会非常嘈杂:有的人忘记静音,导致抽水马桶的声音从扬声器里传出;有的人中途刚刚加入进来,然后提出了别人已经问过的问题;还有的人临时断线,等到再加入进来时难免传出哔哔的杂音。

但对任何电话会议而言,最棘手的问题还在于如何插话。无法通过任何一种肢体语言向对方暗示你想说话,也无法像面对面交流那样利用各种视觉元素。由于很多人都希望表达自己的观点,所以打断别人的情况在所难免。既然如此,如何能在不失礼节的情况下插话呢?

发表观点

法裔加拿大人西尔万·巴雷特(Sylvain Barrette)在法兰克福的一家资产管理公司工作,他会根据不同文化调整自己的风格。在他看来,在电话会议上打断他人没有捷径。“只能硬着头皮打断。”

即便如此,他多年以来还是总结了自己的一套技巧。例如,巴雷特发现,与德国人相比,法国人更容易被打断,因为法国人“无论开什么电话会议总有点混乱”。

“跟法国人开会,大家都会同时说话。所以打断彼此很正常。但跟德国人开会,就必须等到句子最后的动词出现。打断一个德国人是很不礼貌的事情,尤其是在德国。”巴雷特说,“归根结底,最关键的还是礼貌问题。”

里奇·弗里曼(Richie Frieman)的网名是Modern Manners Guy,他还写过一本名为《回复所有人……以及其他让你的职业生涯平步青云的方法》(REPLY ALL... And Other Ways to Tank Your Career)。他认为,首先必须有充分的理由打断别人,包括催促别人做决定、总结接下来的步骤、为未来的通话确定话题。接下来,就要通过各种尝试找到不同文化背景和不同层次的人所能接受的方式,这就需要首先了解接受那种文化熏陶的人打断他人的方式。也可以向精通那种文化的人征求建议。

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Image caption 对任何电话会议而言,最棘手的问题还在于如何插话(图片来源:Getty Images)

不要虎头蛇尾

弗里曼说,一旦你打断了别人,就该你发言了,所以不要虎头蛇尾。

弗里曼说:“你最好能够阐述一些实质性的内容。不要说,‘是的,我同意戴夫’这种空话。”如果打岔后提出建设性的内容,效果会更好。

但提出建设性的内容并不容易,尤其是当你在电话线另一边的人自说自话、强调要点,或者显示自己的强势地位或卓越智慧时打断他们。

“我不喜欢听到别人说,‘咱们来理顺一下’……因为这会降低对方的威望。”弗里曼说。如果你暗示对方的贡献没有价值,那你最终往往会很难看。

为了避免这种情况,他会温柔地打断对方,然后感谢对方的分享,如果会议没有太大进展则会直接忽略。之后,弗里曼会迅速转变话题,让那些在沟通中漫无目的的人没有机会再提起之前的内容。他会说,“这的确是个好观点,由于时间快到了,我们可以下一次再来考虑XYZ。”

国际电话会议礼仪

  • 不同国家有着不同的电话文化。在开口之前多倾听,多观察。
  • 如果电话会议规模很大,导致人们无法识别每个人的声音,那就应该在开口说话时报上自己的名字,“我是玛丽,我希望补充一些内容……”
  • 尊重他人的时间。
  • 不要在大型电话会议上推销自己或自己的服务,除非别人明确要求你这么做。

简明扼要

凯瑟琳娜·巴塔(Katharina Barta)是巴斯夫Creator Space项目的创新设计专家,她去年领导了一个全球化项目的一部分,需要在全球规划6个大型旅游驿站。她当时花了很大一部分时间来召开全球电话会议,这些会议最早6点开始,最晚要等到20点。

她表示,打断别人是电话会议主持人不可避免的一项工作,而由于团队都已经事先花时间明确了任务和责任,所以过程会更加简单。在项目刚刚开始的时候,电话会议都会带有试探的性质,这时,巴塔就会采取更加开放的交流方式。但随着项目截止日期的临近,她更愿意单刀直入。

通常而言,当她感觉自己听够了针对某个论点的各种讨论,需要制定决策时,就会打断别人。此时不能再喋喋不休下去,而是应该进行投票。“有时候真的需要单刀直入,这是把电话会议拉回正轨的唯一方式。”巴塔说。

但与面对面沟通相比,巴塔认为电话沟通更难以打断别人,原因是不能举手或向前探身。“从技术上讲,电话信号的延迟也会加大打断别人的难度。在一个大集团内,只有一个声音在说话,其他人都是静音状态,我不能直接切换。通常必须等到真正有停顿的时候。在电话会议上,需要比面对面的会议更激进一点。”

事先声明

弗里曼表示,有的时候,插话的最佳时机是在所有人都同时说话,然后对此一笑了之时,或者是在大家都默不作声时。“如果在大家默不作声时说话肯定没问题。”

应该牢记一件事情:打断别人时不必非要遵循相同的模式。你可以说“抱歉,但是”,但这样很累,或者让你看上去不太自信,所以可以试试其他词汇。有的人会清清喉咙,然后说“好,好,好”,或者用自己标志性的声音插话。

如果你感觉人们可能受够了你总是打断他们,或许可以通过事先声明来缓和气氛。你可以告诉他们,如果内容跑题或持续时间过长,你就会以友好的方式打断他们。

或者效仿巴塔的做法:“我会在这种情况下事先声明。如果我感觉某个问题可以晚些时候再讨论,我就会打断对方说:‘这件事情还在推进……我们可以下次再讨论吗?’事先声明和电话会议规则可以让人们更好地了解哪些行为更受欢迎,哪些不太适合这种环境。”

她补充道:“有了事先声明,他们在沟通时就会感觉更安全。”

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