電郵積壓不利健康 BBC教你緩解工作壓力

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Image caption 現代上班一族,工作壓力很大,電子郵件帶來高速通訊的同時也帶來工作壓力。

安德魯·克斯比的郵箱裏有7千封電郵。在某些人看來,這不算多。但他到現在的軟件公司任職才剛剛一年,所以電子郵箱還沒塞到失控的程度。

安德魯是軟件公司Relax Gaming的高管,與分佈在全歐洲的八個辦公室聯繫,他平均每天大約發送140封電郵。

他說:「你必須有選擇性地接收發送郵件,選擇那些跟你有關的,因為人家抄送到你郵箱的郵件太多了,很多跟你一毛錢關係也沒有。」

這就是電子郵件的問題所在。那封全年度對你最重要的唯一一封郵件,很可能被埋沒在堆積如山的郵件中,你根本就沒看見。

電郵綜合症

電郵堆在郵箱裏成千上萬,不僅關係到工作效率問題,還對身體健康有害。

曼徹斯特大學研究機構心理問題的加利·庫珀(Cary Cooper)教授說:「郵箱裏郵件太多,會讓人生病。」

Image caption 電子郵箱

他的研究發現,郵箱裏存著很多沒處理的郵件與工作量太大帶來的壓力有關聯。

他說:「問題是沒有很好的指引告訴人們怎樣才是使用電郵的最好辦法,哪些是我們使用電郵時不應該做的事情。」

「我們抄送給所有人,而不是那一兩個我們真正需要去溝通的人。部門經理如果不是萬不得已,絶不能在下班時間給下屬發電郵。」

「在星期五晚上發郵件給別人,還告訴對方可以等到周一才處理,這麼做根本沒有意義,因為人們收到之後會擔心,十之八九會在周末就把事情做了。」

不過,庫珀教授並沒有說電郵應該完全徹底杜絶使用。

「電郵是與人保持聯絡的好方式,特別是跟遠在偏僻地方的人。它也是傳送資料、數據等的好方法。電郵本身是沒有問題的,有問題的是人們使用它的方式。」

強制不在線

針對使用電郵所帶來的問題,法國已經採取行動加以解決。2017年,法國立法要求各家公司拿出行動計劃確保員工有「不在線」的權利,在下班之後不必受工作郵件的干擾。

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Image caption 查看電子郵箱

2018年8月,英國公司Rentokil Initial 的法國分公司被裁定違反了這一法規,必須賠償一名員工6萬歐元。

雖然英國並沒有類似的法律條規,但是有些公司已經開始採取行動。

為慈善組織負責籌募資金的市場推廣公司Platypus Digital自2014年成立以來,就禁止員工在內部溝通時使用電子郵件。任何員工發送電郵給公司同事,將給慈善機構捐5鎊錢作為警示。

該公司經理邁特·柯林斯(Matt Collins)說,「我們都在慈善機構或商業公司裏工作過較長時間,都體會過內部電郵泛濫的問題,這一問題的結果就是我們一天絶大部分的時間都被毫無必要地浪費在向同事通報最新情況。」

這家有7名員工的公司利用短信服務和谷歌的文件共享軟件等其他辦公軟件服務彼此溝通。

柯林斯說,用這些工具,更加有效也更好玩。

郵件天天清

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Image caption 克萊爾·高德森為紐約一家律師事務所工作。她對電郵的處理寶典是:電郵天天清理,不留過夜信。

但是,如果你在一家大機構工作怎麼辦呢?你不用電郵辦不成事情怎麼辦。

紐約一家律師事務所的經理克萊爾·高德森半年前決定嘗試「收件郵箱隨時清空」的辦法,從那時起她一直大力宣傳這麼做的好處。這種辦法就是嚴格管理你的郵箱,最理想的狀態是不讓收件箱裏留下任何未處理的郵件。

網上其實有很多如何處理電子郵件的各種建議,這些建議綜合起來不外乎一個要訣:對你收到的每封郵件都必須有所行動。

克萊爾·高德森說:「我現在對電郵的辦法是完全革命化的。我再也不必擔心郵箱裏還有郵件沒有處理,或者忘了處理。」

「這樣的工作方式很有滿足感,我覺得效率更高,精神上也更加輕鬆了。」

不過高德森承認,對很多人來說,這麼做有很多障礙。

「很多人覺得你根本做不到,他們覺得你一定是不停地查郵箱,刪除或者分類。實際情況並不是這樣。」

還有人認為她肯定是工作不夠忙碌才可以這樣。對此她也不同意。她說:「你越忙,越需要有條理。」

無論怎樣,對絶大多數人來說,每天把郵件全部處理分類清空根本就做不到。

職場好幫手

美國一家公司Slack認為,誰要是能解決電郵積壓問題,「就會成為世界上最重要的軟件公司」,而這家公司提供的服務之一,就是讓員工互通信息,協作項目。

據稱,目前已經有60萬家機構使用Slack公司的服務。Slack的創辦人,就是對電子郵件傷透腦筋後才推出這項服務的。

在Slack服務中,員工按群互通信息,而不是按個人信箱。雖然這家公司在三年中損失了4.2億美元,但現在已經計劃公司上市了。

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Image caption 美國公司Slack據稱有60萬家機構和公司在使用其辦公軟件,讓內部員工少發電郵多溝通。

本文最開始提到的那位安德魯,就使用Slack,也很喜歡它的服務,儘管這樣,他的電郵信箱中仍然攢下了7千封郵件。

包括微軟在內的其他公司也在努力解決電郵問題,現在微軟被Slack視為最大的競爭對手。微軟在2017年推出了「微軟團隊」(Microsoft Teams)目前據稱有50萬家公司在使用。

而臉書(Facebook)也有一個團隊互通信息的群聊工具叫職場(Workplace)。

秘訣?

雖然很多人談起這些辦公室裏的群聊工具都眉飛色舞,但是這些工具似乎並不能完全替代電子郵件。電郵仍然是與外部聯繫的最好方式。

柯林斯先生說,用電郵的秘訣就是使用時嚴格把關。他在所有發出去的文件中都附了一個說明,解釋自己用電郵的守則,提醒聯繫人他的郵件將盡量簡短,除非對方是現在的客戶,否則不要期待他很快回復。

他說很多人都喜歡這份守則,而且好像很有效果。等我再問他時,他的郵箱裏只剩下20幾封郵件沒有處理。

當然,上面推薦的這些做法如果還是太費力了,那麼你可能就只能考慮破罐子破摔這一招了。

這個辦法就是讓郵件都堆在那裏,對它們視而不見,就像債多不愁一樣,你反而徹底解脫了自己的內疚和焦慮。

不過,要注意的是,千萬不要錯過老闆通知你加薪的那封郵件啊。

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